Kontrollutvalg

NIFs lov § 2-12 inneholder en bestemmelse som gjelder for kontrollutvalg i alle organisasjonsledd. NIF har derfor utarbeidet en felles veileder for alle kontrollutvalg.

For å hensynta særlige forhold i ulike organisasjonsledd som kan ha betydning for kontrollutvalgets arbeid, er det likevel utarbeidet egne avsnitt for organisasjonsledd som har henholdsvis engasjert revisor, anlegg og aksjeselskap.

I tillegg til denne veilederen, har NIF utarbeidet forslag til sjekkliste og beretning for kontrollutvalg i henholdsvis organisasjonsledd med engasjert revisor og organisasjonsledd uten engasjert revisor.

Alle organisasjonsledd skal ha et kontrollutvalg som skal bestå av minst leder og ett medlem.

Idrettslag som har mellom 10 og 75 medlemmer og en brutto omsetning på under kr 250 000 kan velge å benytte forenklet lovnorm for idrettslag. For disse idrettslagene gjelder det ikke krav om kontrollutvalg. Dette er en prøveordning, som er gjeldende til Idrettstinget 2023. Se nærmere informasjon om ordningen her.

I perioden mellom årsmøtene/tingene har styret ansvaret for organisasjonsleddets virksomhet og er organisasjonsleddets høyeste myndighet.. For å sikre at styret utfører sine oppgaver, er det behov for et organ som kontrollerer styrets arbeid på vegne av medlemmene/tilsluttede organisasjonsledd. Kontrollutvalget kan rapportere til årsmøtet/tinget dersom styret ikke gjør jobben det er satt til å gjøre. Eksempler på saker som kontrollutvalget kan ta opp er manglende avholdelse av styremøter, manglende oppfølging av vedtak fattet av årsmøte/ting, manglende vedlikehold av organisasjonsleddets anlegg og manglende overholdelse av NIFs lov.

Kontrollutvalget har i tillegg en kontrollfunksjon overfor årsmøtet/tinget ved at det skal gjennomgå alle forslagene som fremmes til årsmøtet/tinget og vurdere om det ønsker å avgi en uttalelse til noen av disse. Se nærmere om dette nedenfor under årsmøter/ting.

Kontrollutvalget og engasjert revisor har forskjellige oppgaver. Revisoren skal foreta regnskapsrevisjon, og kontrollutvalget skal derfor ikke vurdere regnskapsførselen særskilt, men utøve økonomikontroll. Mer om økonomikontroll nedenfor.

Årsmøtet eller tinget i organisasjonsleddet.

Alle kontrollutvalg skal bestå av minst leder og ett medlem. Ettersom dette er et minstekrav, vil det være opp til organisasjonsleddets årsmøte/ting å bestemme om det ønsker et større antall medlemmer i kontrollutvalget. Det eksakte antallet må fremgå av organisasjonsleddets egen lov. På Idrettstinget 2021 ble kravet om varamedlem strøket, men det er fortsatt en anbefaling at kontrollutvalget har et varamedlem som f.eks. kan tre inn ved inhabilitet eller forfall.

For å kunne velges inn i kontrollutvalget, må man være valgbar på årsmøtet/tinget. Hvilke krav som gjelder for valgbarhet, er regulert i organisasjonsleddets egen lov.

Ja. Hvis det er to faste medlemmer i kontrollutvalget, må de være av hvert kjønn. Ved valg av mer enn tre personer, skal det velges minst 40 % fra hvert kjønn. I idrettslag er det tilstrekkelig med minst to av hvert kjønn.

Det er avhengig av hva som står i loven til organisasjonsleddet. Normalt velges medlemmer til kontrollutvalget ved hvert årsmøte/ting. Organisasjonsleddet kan vurdere om det for slike verv bør være litt mer kontinuitet, og kan for eksempel etablere toårige valgperioder.

Nei, det er ingen krav til spesiell kunnskap for å kunne sitte i kontrollutvalget, men det er likevel en fordel om medlemmene av kontrollutvalget har noe erfaring med regnskap og foreningsarbeid, samt kjennskap til det aktuelle organisasjonsleddet.

Et medlem av kontrollutvalget kan ikke samtidig inneha verv som medlem av følgende organer:

• Styre
• Valgkomité
• Lovutvalg
• Revisor
• Sanksjonsutvalg
• Domsutvalg
• Appellutvalg

Dette betyr samtidig at det ikke er noen formelle begrensninger mot at et kontrollutvalgsmedlem samtidig er medlem av for eksempel en arrangementskomité. Vedkommende må imidlertid selv vurdere hensiktsmessigheten av dette. Et medlem av kontrollutvalget kan ikke møte på årsmøtet/tinget som representant for et annet organisasjonsledd.

Det er ingen formelle begrensninger, men familiemedlemmet vil normalt være inhabil i alle saker som vedrører styret og vedkommende vil være uegnet som medlem av kontrollutvalget.

Oppgavene til kontrollutvalget fremgår av NIFs lov § 2-12, som lyder:

2-12. Kontrollutvalg

(1) Alle organisasjonsledd skal velge et kontrollutvalg med leder og minst ett medlem.

(2) Kontrollutvalget skal kontrollere at styret utfører de oppgaver styret er tillagt etter organisasjonsleddets lov.

(3) Kontrollutvalget avgir beretning til årsmøtet/tinget. Beretningen skal inneholde en beskrivelse av kontrollutvalgets arbeid i årsmøte-/tingperioden, samt utvalgets konklusjon på om styret har utført de oppgaver det er tillagt etter loven, jf. (2).

(4) Kontrollutvalget skal ha tilgang til alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter som utvalget anser nødvendig for å utføre sine oppgaver.

(5) Kontrollutvalget skal forelegges alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøte/ting, og kan avgi en uttalelse til forslagene dersom utvalget finner det nødvendig.

(6) Kontrollutvalg i organisasjonsledd som ikke har engasjert revisor, skal foreta regnskapsrevisjon.

(7) Organisasjonsledd kan på eget årsmøte/ting vedta instruks for kontrollutvalget, gi utvalget ytterligere oppgaver, og presisere dets oppgaver, forutsatt at dette ikke reduserer utvalgets ansvar og rettigheter etter denne bestemmelse, eller på annen måte er uforenlig med utvalgets oppgaver.

(8) Idrettsstyret kan gi nærmere bestemmelser om kontrollutvalg i NIFs organisasjonsledd.

Kontrollutvalget skal kun kontrollere styret i organisasjonsleddet. For idrettslag vil det si hovedstyret og for et særforbund vil det si forbundsstyret. Kontrollutvalget skal ikke kontrollere eventuelle gruppe-/seksjonsstyrer, andre årsmøte-/tingvalgte organer eller om daglig leder eller andre ansatte følger vedtak fattet av årsmøtet/tinget. Dette skyldes at det er styret som er høyeste myndighet mellom årsmøtet/tinget og som er ansvarlig for forvaltningen av hele organisasjonsleddet.  Kontrollutvalget kan imidlertid be styret om opplysninger og dokumentasjon knyttet til gruppe-/seksjonsstyrene, slik at kontrollutvalget kan kontrollere styrets kontroll av gruppe-/seksjonsstyret.

Kontrollutvalget skal foreta en helhetsvurdering av styrets disposisjoner i forhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer. Utvalgets oppgaver kan sammenfattes i tre ansvarsområder:

• Økonomikontroll
• Forvaltningskontroll
• Eierskapskontroll

Se nærmere nedenfor om økonomikontroll og forvaltningskontroll. Eierskapskontroll er kun aktuelt der organisasjonsleddet eier aksjeselskap. I slike tilfeller vil selskapet som organisasjonsleddet har eierandeler i, ha et eget styre med ansvar for driften av selskapet. Se nærmere om dette nedenfor..

Kontrollutvalget har en kontrollerende funksjon, ikke utførende. Dette betyr at kontrollutvalget ikke skal fungere som «klageinstans» eller «varslingsmottak». Se mer om dette nedenfor under «Hva faller utenfor kontrollutvalgets oppgaver»?

Kontrollutvalget bør raskt etter at det er valgt gjøre følgende:

• Gjøre seg kjent med organisasjonsleddets virksomhet og lov.
• Kontakte styret og eventuelt engasjert revisor. Dette bør omfatte et oppstartsmøte med begge for å bli kjent, og for å legge en plan for møter og oversendelse av styreprotokoller og regnskapsrapporter.
• Gå gjennom protokollen for årsmøte/ting samt budsjett for å identifisere forhold av betydning for utvalgets arbeid.

Forvaltningskontrollen fremgår av NIFs lov § 2-12 (2), se over.

Forvaltningskontroll innebærer at kontrollutvalget ikke bare skal kontrollere økonomiforvaltningen, men også sjekke at styret følger opp andre vedtak fra årsmøtet/tinget. Det kan være at årsmøtet/tinget har pålagt styret bestemte oppgaver i årsmøte- eller tingperioden. Kontrollutvalget skal da sjekke om styret har gjort det årsmøtet/tinget har pålagt styret og rapportere dette til årsmøtet/tinget. Forvaltningskontroll innebærer også at kontrollutvalget skal vurdere om styret utfører sine oppgaver etter regelverket som gjelder for organisasjonsleddet.

Kontrollutvalget bør i sin forvaltningskontroll ta utgangspunkt i årsmøte-/tingprotokollen og det vedtatte budsjettet. I løpet av året kan kontrollutvalget, ved å gjennomgå styreprotokoller og regnskapsrapporter, avstemme om årsmøtets/tingets vedtak følges opp gjennom året. Skulle dette ikke skje er det naturlig for kontrollutvalget å be styret om en redegjørelse. For fleridrettslag bør kontrollutvalget be om protokoller og regnskapsrapporter fra gruppestyrer for å se at driften i gruppene er i henhold til årsmøtets forutsetninger. 

NIF har utarbeidet forslag til sjekklister for kontrollutvalg, som gir eksempler på hvordan kontrollutvalget kan utføre sine oppgaver.

Kontrollutvalget skal ikke være en saksbehandler, klageinstans eller varslingskanal. Kontrollutvalget har ingen myndighet til verken å fatte, omgjøre eller overprøve vedtak. Videre skal kontrollutvalget ikke være en arena for idrettspolitikk, eller overprøve idrettspolitiske beslutninger. Det er selve kontrollperspektivet som skal legge føringer for arbeidet i kontrollutvalget.

Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg på et overordnet nivå ved utførelsen av sine oppgaver, og ikke gå inn i enkeltsaker. I motsatt fall vil kontrollutvalget gå utenfor sin myndighet som kontrollorgan. Dette vil dessuten kunne føre til at kontrollutvalget blir en arena for omkamper om vedtak fattet på årsmøtet/tinget eller i styret, noe som er svært uheldig og som kan skape usikkerhet omkring det aktuelle vedtaket.

Eksempler som kan illustrere grensen for kontrollutvalgets oppgaver:

• Kontrollutvalget mottar en klage på et styrevedtak, med anførsel om inhabilitet hos et styremedlem. I et slikt tilfelle kan kontrollutvalget, uten å henvise til den aktuelle saken, etterspørre hvordan styret behandler inhabilitet og hvilke rutiner styret har for håndtering av anførsler om inhabilitet i styret. Kontrollutvalget skal derimot ikke vurdere om det foreligger inhabilitet hos styremedlemmet i den konkrete saken. Begrunnelsen for dette er at dette i så fall vil være saksbehandling av klagen, noe som ligger utenfor kontrollutvalgets myndighet.
• Kontrollutvalget får et varsel om mulig trakassering av et styremedlem. I et slikt tilfelle bør kontrollutvalget be styret om en redegjørelse for hvilke varslingsrutiner styret har vedtatt for organisasjonsleddet, og hvordan disse anvendes. Kontrollutvalget skal ikke uttale seg om de er enige i styrets vurderinger, men skal rapportere til årsmøte/tinget dersom organisasjonsleddet ikke har tilfredsstillende rutiner, eller ikke følger egne rutiner.
• HMS og personvern er begge områder som er lovregulert av nasjonal lovgivning. Kontrollutvalgets ansvar når det gjelder nasjonal lovgivning og styrets ansvar for å følge opp dette, er et krevende tema. Kontrollen med overholdelse av nasjonal lovgivning er tillagt offentlige organer, og det er heller ikke stilt noen krav til at de som skal sitte i kontrollutvalgene må ha særlig kompetanse på nasjonal lovgivning. Samtidig står det i organisasjonsleddets lov at styret er høyeste myndighet mellom tingene. Styret har dermed et overordnet ansvar for organisasjonsleddets virksomhet og dermed også et ansvar for å følge nasjonal lovgivning. Vår anbefaling er at kontrollutvalget, når det gjelder oppfølgingen av forhold som er regulert av nasjonal lovgivning, viser tilbakeholdenhet og holder seg på et overordnet nivå. I lys av kontrollutvalgets kontrollfunksjon er det f.eks. ikke unaturlig at et kontrollutvalg ber om å få redegjort for om et organisasjonsledd har rutiner for oppfølging av HMS og personvern. En nærmere vurdering og kontroll ligger imidlertid etter vår mening utenfor mandatet.

Det kan være vanskelig for kontrollutvalg å trekke grensen for hva som faller innenfor utvalgets oppgaver, og dermed hvilke henvendelser kontrollutvalget er riktig instans for. For å hjelpe kontrollutvalgene med å trekke disse grensene, gis det nedenfor eksempler på saker som gjelder forhold som faller utenfor kontrollutvalgets rolle og oppgaver:

• Rådgivning i arbeidsrettslige/personalmessige spørsmål til styret i forbindelse med en personalsak.
• Rådgivning til styret i spørsmål om et krav om ekstraordinært årsmøte skal avvises fordi det ikke oppfyller kravene til innkalling i organisasjonsleddets lov.
• Styret ber kontrollutvalget om å vurdere om det foreligger hjemmel til å overta administrasjonen av et underliggende organisasjonsledd.
• Behandling/overprøving av vedtak fra styret, etter å ha mottatt klage på vedtaket.
• Bistand til daglig leder/generalsekretær i forbindelse med inngåelse av en kontrakt.
• Undersøkelse av en mistanke om underslag eller andre økonomiske misligheter i organisasjonsleddet, etter å ha mottatt bekymringsmelding om dette.

Felles for disse sakene/henvendelsene, er at kontrollutvalget vil gå utenfor sin rolle som et kontrollerende organ dersom de behandles. Eksemplene som gjelder rådgivning til styret/ generalsekretæren, innebærer at kontrollutvalget i stedet er saksbehandler/rådgiver og har en utførende funksjon, som faller utenfor kontrollutvalgets oppgaver. Eksemplet som gjelder overprøving av et styrevedtak innebærer at kontrollutvalget fungerer som en klageinstans, mens eksemplet som gjelder undersøkelser av mistanke om økonomiske misligheter innebærer at kontrollutvalget er en varslingskanal.

Dersom kontrollutvalget skal foreta seg noe i forbindelse med slike saker eller henvendelser, må det i så fall være å spørre styret om hvilke rutiner, retningslinjer og instrukser det har for eksempelvis å overholde sine forpliktelser som arbeidsgiver. Det er viktig å huske på at en slik henvendelse til styret må holdes på et overordnet nivå, og ikke knyttes til enkeltsaken.

Bare dersom dette er besluttet av organisasjonsleddets årsmøte/ting – enten gjennom et vedtak eller en generell instruks for kontrollutvalget. For øvrig må kontrollutvalget begrense seg til å utføre de oppgavene som fremgår av NIFs lov § 2-12.

Dersom organisasjonsleddets årsmøte/ting beslutter å gi utvalget ytterligere oppgaver, ev. også å presisere utvalgets oppgaver, er det en forutsetning at dette ikke reduserer utvalgets ansvar og rettigheter etter NIFs lov § 2-12, eller på annen måte er uforenlig med utvalgets oppgaver.

Dersom organisasjonsleddet f.eks. har et heleid datterselskap, kan det være aktuelt å la kontrollutvalget utføre visse kontrollfunksjoner også overfor selskapet. Se mer nedenfor under «Organisasjonsledd med aksjeselskap». 

Selv om kontrollutvalgets funksjonstid omfatter tiden fra ett årsmøte/ting til og med neste årsmøte/ting, omfatter selve kontrollen det enkelte kalenderår/regnskapsår. Dette betyr at det ikke er samsvar mellom utvalgets funksjonstid og perioden som skal kontrolleres. Det kan videre være slik at noen forhold som skjedde lenger tilbake i tid kan ha relevans for perioden som skal kontrolleres. I det tilfelle kan kontrollutvalget måtte se på tidligere hendelser for å få oversikt over hele saksforholdet.

NIFs lov sier ingenting om hvem kontrollutvalg skal ta imot henvendelser fra. I utgangspunktet kan derfor kontrollutvalg ta imot henvendelser fra hvem som helst, både enkeltpersoner, styrer, andre årsmøte-/tingvalgte organer o.l.

Flere kontrollutvalg har meldt om mange henvendelser og stor arbeidsbelastning, og at en del henvendelser gjelder forhold som faller utenfor kontrollutvalgets oppgaver.

Av disse grunner anbefaler NIF at alle kontrollutvalg vurderer å innføre en praksis om at utvalget kun skal ta imot henvendelser fra ansatte/tillitsvalgte og organer i eget organisasjonsledd og organisasjonsleddets medlemmer/tilsluttede organisasjonsledd. De enkelte organisasjonsledd har følgende medlemmer/tilsluttede organisasjonsledd:

• Særforbund: Særkrets/-region og idrettslag v/styrene
• Idrettskretser: Idrettsråd og idrettslag v/styrene
• Særkretser/-regioner: Idrettslag v/styrene
• Idrettsråd: Idrettslag v/styrene
• Idrettslag: Enkeltmedlemmer

Kontrollutvalg som mottar henvendelser fra andre, bør informere avsender om hvem kontrollutvalget tar imot henvendelser fra og henvise vedkommende til styret.

Alle som kontakter kontrollutvalget bør får en skriftlig tilbakemelding, der kontrollutvalget bekrefter mottak av henvendelsen. Samtidig bør kontrollutvalget informere om hva som er kontrollutvalgets oppgave. For å spare tid og ha en ensartet praksis rundt hvordan henvendelser besvares, anbefaler NIF at kontrollutvalg utarbeider et standardsvar. Under følger et forslag til standardsvar:

«Takk for din henvendelse til kontrollutvalget i [navn på organisasjonsleddet].

Kontrollutvalget er valgt av [årsmøte/tinget] og vår oppgave er regulert av NIFs lov § 2-12. Etter denne bestemmelsen skal vi kontrollere at styret driver virksomheten i samsvar med [navn på organisasjonsleddet]s lov. Vi rapporterer resultatet av vårt arbeid til [medlemmene/tilsluttede organisasjonsledd] gjennom den beretningen vi avgir til [årsmøtet/tinget]. Vi kan også avgi uttalelse til de forslag til vedtak som skal behandles på [årsmøte/ting] dersom vi finner det nødvendig.

Kontrollutvalget er et kontrollorgan, og har ingen utøvende funksjon. Vi behandler ikke spørsmål som gjelder vedtak eller andre enkeltsaker, og er således verken klageinstans eller varslingsmottak. Slike henvendelser må rettes til andre organer i organisasjonsleddet ev. overordnet organisasjonsledd.  

Din henvendelse vil følgelig ikke bli besvart ut over denne e-posten, og vi vil kun kontakte deg dersom vi har behov for ytterligere opplysninger.

Med vennlig hilsen»

Medlemmer og tilsluttede organisasjonsledd må selv kunne ta kontakt med kontrollutvalget uten å måtte gå via styret. Kontaktinformasjon til kontrollutvalget må derfor gjøres tilgjengelig for medlemmene. 

Det anbefales at kontrollutvalget møtes med jevne mellomrom, og med en frekvens som muliggjør en forsvarlig oppfyllelse av kontrollutvalgets plikter. Det vil være nyttig for både kontrollutvalget og styret om det utarbeides en møteplan for både kontrollutvalgets egne møter, og kontrollutvalgets møter med styret. Det vil være en fordel for både kontrollutvalget og styret at det avholdes et møte både i kontrollutvalget, og mellom kontrollutvalget og styret, raskt etter årsmøtet/tinget. Deretter må møter berammes slik at kontrollutvalget får gjennomført sitt arbeid på en god måte frem til fristen for å avlegge beretning.

Det er ikke et eksplisitt krav i loven om at kontrollutvalget må skrive protokoller fra sine møter, men det er en klar anbefaling at dette gjøres. Skriftlighet er nødvendig for å sikre dokumentasjon for kontrollutvalgets arbeid, og det vil være krevende å utarbeide beretning for kontrollutvalget uten protokoller fra kontrollutvalgets interne møter og møter med styret.  

Det er ingen krav til dette. Kontrollutvalget må, sammen med styret, beslutte hvordan kommunikasjonsformen bør være mellom de to organene, men det anbefales ikke at kontrollutvalget automatisk oversender sine protokoller til styret. Utvalget har behov for å kunne arbeide uforstyrret. Dersom utvalget ønsker å gjøre styret oppmerksom på bestemte saker eller har spørsmål til styret, bør kommunikasjonen skje gjennom skriftlige henvendelser fra utvalget til styret.

Det er ingen krav til dette, men det anbefales ikke minst for kontrollutvalgets eget arbeid.

Det er ingen krav til at protokollene skal gjøres offentlig tilgjengelig. Kontrollutvalget svarer til årsmøtet/tinget og skal avlevere sin «rapport» der. Kontrollutvalget har som nevnt tidligere ingen vedtaksmyndighet, og skal ikke befatte seg med enkeltsaker. Kontrollutvalget kan komme til å behandle saker som av personvernhensyn eller som av andre hensyn må holdes konfidensielle. Videre kan det være at forhold kontrollutvalget i løpet av året arbeider med blir avklart og sjekket ut uten at det er grunn til å nevne forholdet i beretningen til årsmøtet/tinget. Det er derfor ikke hensiktsmessig at løpende protokoller for kontrollutvalgets arbeid legges ut på hjemmesiden.  Dersom protokollene legges ut på hjemmesiden, bør kontrollutvalget vurdere hvor lenge disse skal være tilgjengelig, og uansett ikke legge ut konfidensiell informasjon.

Kontrollutvalget bør etablere og opprettholde et oversiktlig arkiv over protokoller og arbeidsdokumenter. Dette vil være et godt grunnlag for fremtidig arbeid, og for fremtidige medlemmer av kontrollutvalget. Arkivet bør være knyttet til organisasjonsleddet, dog slik at tilgangen begrenses til de til enhver tid sittende medlemmer av kontrollutvalget.

Se nærmere under om kontrollutvalgets innsigelser til styrets arbeid.

Kontrollutvalget kan få innsyn på ulike måter. Det naturlige er å avtale en plan med styret for løpende oversendelse av protokoller og regnskapsrapporter. Dette bør gjøres rett etter årsmøtet/tinget er avholdt.  Samtidig bør det avtales en plan for møter mellom styret og kontrollutvalget frem til neste årsmøte/ting. Har kontrollutvalget ellers behov for informasjon bør utvalget anmode styret om det.

Henvendelser til styret bør ikke skje muntlig, men dokumenteres gjennom post eller e-post. Det bør være kontrollutvalgets leder som sender henvendelsen på vegne av kontrollutvalget.

Kontrollutvalget skal ha tilgang til alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter som utvalget anser nødvendig for å utføre sine oppgaver. Utgangspunktet er at det er kontrollutvalget som selv avgjør hvilke opplysninger og hvilket materiale som er nødvendig for dets kontroll, og som det dermed er behov for å få tilgang til. Dette gjelder også dokumenter og opplysninger som knytter seg til tidligere perioder, så fremt dette er relevant for kontrollkomiteens arbeid.

Det er imidlertid et krav om at dette må være «nødvendig». Dette kravet gir uttrykk for en viss begrensing i rekkevidden av innsynsretten. En helt vilkårlig og ubegrenset innhenting av informasjon, uten at utvalget har foretatt en konkret vurdering av behovet for informasjonen, synes ikke nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne ivareta sine oppgaver. En for omfattende informasjonstilgang vil også kunne gjøre utvalgets arbeid mer tidkrevende og unødig komplisert.

Kontrollutvalget skal ikke behøve å begrunne årsaken for en forespørsel, med mindre årsaken ikke er åpenbart for styret.

Nei. Etter loven skal utvalget ha tilgang til alt som er nødvendig for at utvalget skal kunne utføre sine oppgaver. Det innebærer at utvalget ikke kan kreve å få en generell tilgang til alle dokumenter idrettslaget har i sitt arkiv. Krav om innsyn må knyttes til og ha sammenheng med den oppgaven kontrollutvalget er satt til å skjøtte, se mer over.

Dersom dokumentene er nødvendige for utvalgets arbeid, kan kontrollutvalget kreve innsyn i konfidensielle dokumenter. Dette kan omfatte B-protokoller, der styret har bestemt at hele eller deler av en protokoll ikke skal være tilgjengelig for medlemmene dersom protokollen har et innhold som tilsier at den ikke skal være offentlig, f.eks. omtale av varslingssaker eller personalsaker. Dette kan også omfatte dokumenter knyttet til pågående avtaler av kommersiell art. 

Kontrollutvalget bør begrunne hvorfor de ønsker slikt innsyn.  Styret kan i det tilfelle sette begrensninger i hvordan innsynet skal skje, for eksempel at utvalget kun får en begrenset tilgang (lesetilgang, tidsbegrenset tilgang). Dersom styret beslutter å gi begrenset tilgang, eller at kontrollutvalget ikke skal gis innsyn, bør dette behandles i styremøte der begrunnelsen for vedtaket bør fremgå av protokollen.

Selv om utvalget får innsyn i konfidensielle opplysninger, innebærer ikke det at utvalget fritt kan henvise til innholdet i disse i egne beretninger. Utvalget må sørge for at opplysningene blir behandlet konfidensielt også av utvalget selv.

Det er bare styreprotokollene som må gjøres tilgjengelig for medlemmene. For eksempel har medlemmene i et idrettslag ikke krav på innsyn i saksfremleggene til styremøtene. Dette gjelder tilsvarende for kontrollutvalget. Dersom saksfremlegget er nødvendig for kontrollutvalgets vurdering av saken, kan utvalget kreve innsyn også i dette.

Ja, dersom dette er nødvendig for at utvalget skal kunne utføre sine oppgaver.

Nei. Det er kun styret som kan innhente styreprotokoller fra gruppe-/seksjonsstyrene. Dette skyldes at styret er organisasjonsleddets høyeste myndighet mellom årsmøtene /tingene og er ansvarlig for forvaltningen av hele organisasjonsleddet, inkludert gruppene/seksjonene. Dersom kontrollutvalget ønsker innsyn i styreprotokoller fra gruppe-/seksjonsstyrene, må kontrollutvalget kontakte styret, som deretter innhenter protokollene. Det er ellers viktig å huske på at kontrollutvalget bare kan kreve innsyn i styreprotokoller fra gruppe-/ seksjonsstyrer dersom innsyn er nødvendig for utvalgets arbeid.

Nei. Kontrollutvalget skal ikke utlevere informasjon til tredjeparter. Kontrollutvalgets oppgaver innebærer å drive kontrollerende virksomhet, og ikke utøvende virksomhet som saksbehandler eller klageinstans for vedtak fattet av styret. Det er også viktig å huske at kontrollutvalget rapporterer til årsmøtet/tinget.

Ja, kontrollutvalget har taushetsplikt og kan ikke videreformidle opplysninger til tredjepersoner dersom opplysningene kan skade organisasjonsleddets interesser. Dette er særlig viktig dersom kontrollutvalget f.eks. gjennom tilgang til B-protokoller får innsyn i personsensitiv informasjon.

Etter årsmøtet anbefaler vi at styret inviterer kontrollutvalget til et møte for å diskutere hvordan samarbeidsformen bør være. På dette møtet bør følgende punkter gjennomgås:

• Hvem er kontrollutvalgets kontaktperson
• Hvem er styrets kontaktperson
• Hvordan skal styreprotokollene oversendes
• Hvordan skal andre opplysninger oversendes

Nei. Det er viktig å understreke at kontrollutvalget ikke er et organ som styret skal rapportere til, slik styret gjør til årsmøtet/tinget.  Styret er høyeste myndighet i organisasjonsleddet mellom årsmøtene/tingene.  

Både kontrollutvalget og styret svarer til årsmøtet/tinget, og ingen andre. Samtidig er det viktig for styret å huske på at også kontrollutvalget skal sørge for at medlemmenes interesser ivaretas i årsmøte-/tingperioden, dvs. at kontrollutvalget og styret har sammenfallende interesser. Når kontrollutvalget ber om opplysninger er det ikke fordi de skal snoke i styrets arbeid, men fordi det er en jobb de er satt til av årsmøtet/tinget og derved medlemmene. Kontrollutvalget kan selv få kritikk dersom årsmøtet/tinget mener at de ikke har fulgt opp sin oppgave slik de burde. Det er derfor viktig at samhandlingen mellom styret og kontrollutvalget skjer på en åpen og konstruktiv måte.

Nei. Styremøter er for styrets medlemmer. Dersom styret ønsker det, kan det invitere kontrollutvalget til å delta f.eks. på bestemte saker.

Nei. Det er styret som bestemmer hvem som skal få delta på styremøtene ut over styrets medlemmer.

Kontrollutvalget og styret må sammen bli enige om hvilken samarbeidsform de skal ha, herunder hvem som delta på møter og hvem som skal være kontaktperson for henholdsvis styret og kontrollutvalget.

Det er styret som skal svare for styrets virksomhet overfor kontrollutvalget. Styret kan ha avtalt med kontrollutvalget at daglig leder møter kontrollutvalget, men det fritar ikke styret fra sitt ansvar og representant for styret bør selv møte kontrollutvalget.

Det er viktig at kontrollutvalget er operativt i årsmøte-/tingperioden. Dersom styret ikke får etablert kontakt med kontrollutvalget, må styret sørge for at det innkalles til et ekstraordinært årsmøte/ting for å velge nytt kontrollutvalg.

Dersom kontrollutvalget oppdager forhold som utvalget reagerer på i årsmøte-/ tingperioden, bør kontrollutvalget diskutere dette i møte, og protokollere sin innsigelse til styrets arbeid. Deretter bør kontrollutvalget meddele styret sin innsigelse. Dette bør enten skje skriftlig eller i et møte med styret som protokolleres, slik at kontrollutvalget kan dokumentere dette i ettertid. Dersom styret ikke gir en tilfredsstillende tilbakemelding på innsigelsen, må kontrollutvalget vurdere om dette er noe som bør adressers i beretningen til årsmøtet/tinget. Kontrollutvalget bør om nødvendig gjenta sin innsigelse til styret.

Et eksempel kan være om organisasjonsleddet, slik kontrollutvalget vurderer det, ikke har gode nok rutiner for innhenting av politiattest. Hvis ikke forholdet bringes i orden, er dette noe som bør medtas i kontrollutvalgets beretning.

Kontrollutvalget bør først be styret redegjøre for årsaken til at årsmøte-/tingvedtak ikke er fulgt opp. Kontrollutvalget kan be om en skriftlig redegjørelse for dette, eller be om et møte med styret som protokolleres. Dersom kontrollutvalget ikke får en tilfredsstillende tilbakemelding, skal forholdet omtales i utvalgets beretning til årsmøtet/tinget.

Kontrollutvalget bør så raskt som mulig ta opp forholdet med styret, og be om nødvendig informasjon og dokumentasjon. Om nødvendig bør kontrollutvalget også be styret innkalle regnskapsfører til et møte der kontrollutvalget deltar. Kontrollutvalget skal i sin beretning til årsmøtet/tinget redegjøre for feil og mangler knyttet til regnskap og økonomistyring.

Dersom kontrollutvalget i et idrettslag anser at idrettslaget ikke blir drevet forsvarlig, eller det ikke får tilgang til den informasjon utvalget etterspør, kan idrettskretsen kontaktes for bistand. For oversikt over idrettskretsene se her.

Ja. Kontrollutvalget avgir sin beretning til årsmøtet/tinget. Det betyr at det er årsmøtet/tinget som skal motta en redegjørelse fra kontrollutvalget. NIF har laget et forslag til kontrollutvalgets beretning til årsmøtet/tinget.

Etter NIFs lov § 2-12 skal beretningen inneholde en beskrivelse av kontrollutvalgets arbeid i årsmøte-/tingperioden, samt utvalgets konklusjon på om styret har utført de oppgaver det er tillagt etter loven.

Se forslag til beretning for organisasjonsledd med engasjert revisor og organisasjonsledd uten engasjert revisor.

Redegjørelsen må utarbeides og oversendes styret så tidlig at den kan tilgjengeliggjøres sammen med øvrige saksdokumenter innen fristen for dette. Kontrollutvalget kan ikke holde tilbake beretningen og først redegjøre for innholdet på årsmøtet/tinget.

For kontrollutvalg i idrettslag med engasjert revisor, er det viktig at kontrollutvalget får sett revisors beretning før utvalget selv avgir sin beretning.

Styret skal lage en plan for gjennomføringen av årsmøtet/tinget som inkluderer ferdigstillelse av de dokumenter som skal tilgjengeliggjøres for medlemmene innen lovens frister. Dersom kontrollutvalget ikke avgir beretning, må styret redegjøre for dette på årsmøtet/tinget. Dersom styret mener kontrollutvalget ikke har oppfylt sine plikter etter loven, bør valgkomiteen gjøres oppmerksom på dette, slik at det kan velges andre medlemmer til kontrollutvalget.

Ja. Utvalget skal forelegges alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøtet/tinget, og

kan avgi en uttalelse til forslagene dersom utvalget finner det nødvendig. Det innebærer at styret må sørge for at samtlige forslag som skal behandles på årsmøtet blir oversendt kontrollutvalget, slik at utvalget selv kan vurdere hvilke forslag utvalget skal kommentere. Utvalgets uttalelser skal inntas i saksdokumentene til årsmøtet/tinget.  Eksempler på forslag som kontrollutvalget bør uttale seg om, er hvis styret foreslår å bruke organisasjonsleddets midler til noe annet enn idrettsaktivitet eller hvis styret forslår noe som det ikke er avsatt tilstrekkelige med midler til i budsjettet.

Utvalget har forslagsrett til årsmøte/ting innenfor sitt arbeidsområde. Dette kan f.eks. knytte seg til bestemmelser om regnskap og økonomi i organisasjonsleddets lov.  

Kontrollutvalget har møte-, tale- og forslagsrett på årsmøtet/tinget.  I idrettslag har kontrollutvalgets medlemmer også stemmerett, men det er i kraft av å være medlemmer i idrettslaget og ikke som utvalgsmedlemmer.  

Utvalget må være forberedt på oppfølgingsspørsmål til beretningen og bør sørge for at leder ev. annet medlem deltar på årsmøtet/tinget. 

Ja. Organisasjonsleddets årsmøte/ting kan vedta instruks for kontrollutvalget. En slik instruks kan f.eks. omfatte bestemmelser for hvordan kontrollutvalgets arbeid skal organiseres, innkallingsfrister, prosedyre for dokumentdeling, kommunikasjonen med styret og frister for avgivelse av beretning.

Kontrollutvalget skal i utgangspunktet kun utføre sine oppgaver overfor organisasjonsleddet som sådan. Dersom organisasjonsleddet har et heleid datterselskap, kan det likevel være aktuelt å la kontrollutvalget utføre visse kontrollfunksjoner knyttet til eierskapet i aksjeselskapet. Dette må i så fall være besluttet av organisasjonsleddets årsmøte/ting, og idrettslaget må som generalforsamling fatte vedtak om dette på aksjeselskapets generalforsamling.

Kontrollutvalget kan kreve innsyn i dokumentasjon som organisasjonsleddet har mottatt som aksjonær. Kontrollutvalget kan også kreve at organisasjonsleddet, som majoritetseier, gjennom generalforsamlingen i datterselskapet pålegger styret i selskapet å gi kontrollutvalget nødvendig innsyn i datterselskapets økonomi og virksomhet.  Dersom organisasjonsleddet kun er minoritetseier i et aksjeselskap, kan kontrollutvalget kun kreve innsyn i dokumentasjon som organisasjonsleddet har mottatt som aksjonær.