Organisasjonsstyring

1. Strategi
   • Sette langsiktige mål for hva organisasjonen ønsker å oppnå
   • Definere nøkkelindikatorer som viser om man beveger se i retning av å oppnå de langsiktige målene
2. Plan og budsjettering
   • Sette konkrete mål og delmål som bygger opp under de overordnede målene
   • Planlegge hovedtiltak som skal sikre at målene nås. Der det er hensiktsmessig bør det defineres indikatorer som knyttes til de ulike tiltakene
   • Utarbeide budsjett som gjør det mulig å gjennomføre tiltakene
3. Gjennomføring
   • Sette tidsfrister, avsette ressurser og fastsette ansvar for de ulike tiltakene
   • Gjennomføre tiltakene innenfor de gitte rammene
   • Kontrollere om tiltakene gir utslag på de relevante indikatorene
4. Analyse og rapportering
   • Innhente og bruke styringsinformasjon til styring, oppfølging, læring og evaluering
   • Gjennom styringsinformasjonen vurdere om tiltakene har hatt ønsket effekt i å oppnå de langsiktige målene

Modell for organisasjonsstyring i norsk idrett - styringshjulet:

Alle mål og tiltak organisasjonen jobber med, bør kunne plasseres inn i et målhierarki, der alt som befinner seg nederst i hierarkiet skal bygge opp under og lede til oppnåelse av det som befinner seg øverst i hierarkiet. Nederst i hierarkiet er målene og tiltakene mest mulig konkrete, målbare og tidsavgrensede (SMARTE), mens de blir mer overordnet og kvalitative jo lenger opp man kommer i hierarkiet.

Det finnes mange rammeverk og måter å betegne mål og beskrive målhierarkier. I dette rammeverket er hierarkiet bygget opp slik:

Øverst i målhierarkiet ligger «overordnede mål». Disse beskriver en situasjon som ønskes oppnådd på sikt. Dette er ikke nødvendigvis målbare mål, men må kunne brytes ned til noe målbart. Norsk idretts to overordnede mål er «Flere med – lenger» og «Flere nye medaljer».

For å gjøre de overordnede målene mer håndterbare kan de brytes ned i ulike «strategiske satsingsområder» som viser hvor organisasjonen ønsker å legge ned en innsats for å komme nærmere målet. Norsk idretts felles strategiske satsingsområder er «livslang idrett», «bedre idrettslag», «flere og bedre idrettsanlegg» og «bedre toppidrett».

Til hvert av de strategiske satsingsområdene bør man ha ett eller noen få hovedmål. Disse må være mer spesifikke enn de overordnede målene. Under det strategiske satsingsområdet «bedre toppidrett» er hovedmålene:

• Idretten vil ha utøvere og lag i den absolutte verdensklasse – de beste skal bli bedre
• Idretten vil ha flere utøvere og lag i verdenstoppen – de beste skal bli flere
• Idretten vil hjelpe unge utøvere i overgangen til toppidrett på seniornivå

Under hovedmålene har man delmål som alle bidrar til å nå hovedmålene. På dette nivået bør målene være spesifikke, målbare og tidsavgrensede. Til delmålene bør det utarbeides indikatorer og det bør rapporteres på disse for å synliggjøre fremdrift.

Det må defineres tydelig hvem som har ansvar for de ulike nivåene.

For organisasjonsledd tilknyttet NIF vil alle måtte forholde seg til følgende rammer og føringer:

• NIFs regelverk og vedtak
• «Idretten vil!» (vedtatt av Idrettstinget)
• «Idretten skal!» (vedtatt av Idrettsstyret)
• Overordnede føringer vedtatt av Idrettsstyret eller gitt av departementet i tildelingsbrev o.l.

Alle organisasjonsledd tilknyttet norsk idrett bør utøve sin styring etter disse overordnede prinsippene:

1. Ledere i særforbundene, idrettskretsene og i NIFs sentraladministrasjon skal ha et klart ansvar og en tydelig rolle i utarbeidelse av egen strategi. Det må settes av hensiktsmessig med tid til å koordinere/diskutere strategi
2. Styringen skal utledes fra vedtatt visjon, formål, virksomhetsidé, verdier og overordnede mål som operasjonaliseres på en måte som skaper en felles forståelse av hva dette betyr i praksis og hva det skal gi av resultater
3. Prosessene skal være helhetlige og integrerte, og danne grunnlag for læring og utvikling. Planleggings-, rapporterings- og oppfølgingsprosessene henger sammen i en naturlig syklus
4. Mål på alle nivåer skal være tydelige, retningsgivende og danne grunnlag for samarbeid på tvers av organisasjonsledd og enheter.
5. Styringen skal legge til rette for organisasjonsledds egne tilpasninger innenfor rammene av den overordnede strategien, uten at systemet blir for komplisert og omfattende
6. Styringen skal være åpen og gjennomsiktig på alle nivåer i organisasjonen
7. Resultater skal benyttes som grunnlag for konstruktive diskusjoner, og til kontinuerlig forbedring

Arbeidet er en oppfølging av tydelige tilbakemeldinger gjennom Moderniseringsprosjektet om at idretten i større grad må samordnes i å arbeide mot felles mål. Det har blitt avdekket et behov for standardisering av mål- og planstruktur, samt forenkling av rapporteringsrutiner.

Dette rammeverket skal gi en mer enhetlig organisasjonsstyring i norsk idrett. Med enhetlig organisasjonsstyring mener vi at det bør være felles struktur for organisasjonens arbeid med å realisere våre felles, overordnede mål. Rammeverket må ses i sammenheng med det pågående arbeidet med å etablere en solid digital plattform for styringsinformasjon. Dette vil gjøre det enkelt å følge med på viktige indikatorer og å få god oversikt over sentrale data.

Rammeverket retter seg mot følgende målgrupper:

• Idrettsstyret
• Tillitsvalgte, administrative ledere og ansatte i særforbund og idrettskretser
• Ledere og ansatte i NIFs sentraladministrasjon

Idrettsstyret har det overordnede ansvaret for oppfølging av idrettstingsvedtak, planer og prinsipper for en effektiv styring som skal gjelde for hele norsk idrett.

De enkelte særforbund og idrettskretser har ansvar for egne planer og egen oppfølging av overordnede mål.

NIFs sentraladministrasjon har ansvar for vedlikehold og utvikling av rammeverket, samt å utføre egne tiltak utledet fra de overordnede målene.

Strategi handler om langsiktig arbeid, både å fastsette overordnede, retningsgivende mål og hva som er de viktigste områdene å konsentrere seg om. Organisasjonens langtidsplan skal gi retning for organisasjonens arbeid over lang tid. I tillegg til visjon, verdier og virksomhetsidé bør langtidsplanen vise overordnede mål og strategiske satsingsområder. De strategiske satsingsområdene viser innenfor hvilke hovedområder organisasjonen vil legge sine tiltak. For eksempel «klubbutvikling», «toppidrett» og «anlegg». Hver av de strategiske satsingsområdene bør ha et eget hovedmål som er koblet til en nøkkelindikator.

En nøkkelindikator er noe som indikerer om organisasjonen beveger seg i retning av å oppnå målene den har satt seg. For å komme frem til gode indikatorer må man spørre seg «hvilke spørsmål må vi ha svar på for å vite om vi er på vei mot målet vårt?». Valget av indikatorer bestemmer hvilken styringsinformasjon som er viktig å følge med på for å vurdere måloppnåelsen.

Organisasjonen bør hvert år fastsette mål for året og utforme tiltak for å nå målen. Det må prioriteres ressurser slik at tiltakene kan gjennomføres. De årlige målene må kunne kobles til målene og indikatorene som er vedtatt i langtidsplanen. I tillegg kan man finne egne indikatorer på de årlige målene og tiltakene.

Analyse og rapportering vil bidra til bedre beslutninger ved at man øker innsikten i hvordan organisasjonen utvikler seg på sentrale områder når man har gjennomført tiltak. Ved å automatisere og digitalisere deler eller hele analysen vil man få mer tilgjengelig styringsinformasjon og samtidig frigjøre mer tid til å gjennomføre tiltak som stimulerer direkte til aktivitet.

Gjennom god bruk av analyse og rapportering kan man bedre planlegge neste «syklus» i styringshjulet. Det vil sikre kontinuerlig læring og utvikling for hvert organisasjonsledd – helt ut til idrettslagsnivå – for særforbund og idrettskretser, og for Norges idrettsforbund samlet.