Gitt med hjemmel i Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister, sist endret av NIFs generalsekretær iht. fullmakt den 25.1.2022.
1. Overordnede plikter
(1) Alle idrettslag skal ha et register der idrettslaget løpende oppdaterer opplysninger om idrettslagets medlemmer, tillitsvalgte, frivillige og ansatte, jf. pkt. 2. Det kan kun være ett register per idrettslag, og opplysningene skal enten registreres i idrettens medlemssystem, eller i et medlemssystem fra en leverandør som har en godkjent integrasjonsavtale med NIF, forutsatt at dette er vedtatt av styret i idrettslaget og bekreftet til NIF.
(2) Idrettslaget må avgi en årlig rapportering av medlems- og organisasjonsdata til NIF, jf. pkt. 3.
2. Opplysninger som skal registreres og holdes oppdaterte
Idrettslaget plikter å sørge for at følgende opplysninger registreres og holdes oppdaterte:
2.1 Personopplysninger
- a) Navn:
Fullt navn, slik dette er registrert i Folkeregisteret. - b) Fødselsdato:
Fødselsdato, slik det er registrert i Folkeregisteret. - c) Fødselsnummer mv.:
Personer som har fødselsnummer/d-nummer skal verifiseres via Idrettens ID-løsning. Av hensyn til registrering i Brønnøysundregistrene, skal styrets ordinære medlemmer og varamedlemmer også registreres med fødselsnummer. - d) Kjønn:
Kjønn, slik dette er registrert i Folkeregisteret. - e) Adresse:
Bostedsadresse, med navn på vei/gate, postnummer og poststed, slik dette er registrert i Folkeregisteret. - f) Telefonnummer:
Fortrinnsvis mobilnummer, og for mindreårige også minst en foresatts mobilnummer. - g) E-postadresse:
E-postadresse, og for mindreårige også minst en foresatts e-postadresse.
2.2 Opplysninger knyttet til medlemskapet
- a) Opplysninger om betaling av medlemskontingent/trenings-/aktivitetsavgift
Informasjon om tidspunkt for betalt medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift, samt beløp, ev. tidspunkt for fakturert beløp dersom faktura er ubetalt. Fakturering og betaling skal gjennomføres som en identifiserbar betalingstransaksjon via medlemssystem som nevnt i pkt. 1.1, og kan derfor ikke skje manuelt eller i system som ikke er integrert med slikt medlemssystem. Medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift kan faktureres samlet, men må i fakturaen fremkomme som selvstendige krav og kunne identifiseres som separate betalingstransaksjoner. - b) Dato for gyldig medlemskap
Medlemskapet er gyldig når medlemsvilkårene er akseptert og medlemskontingenten er betalt. - c) Dato for opphør
Informasjon om tidspunkt for ev. opphør av medlemskap:- Ved utmelding: Opphørstidspunkt er ved mottak av oppsigelsen.
- Ved eksklusjon av NIFs domsutvalg, ev. midlertidig av idrettslaget selv: Opphørstidspunkt fremgår av beslutningen.
- Ved manglende betaling av kontingent etter at det er utstedt faktura, fortsetter medlemskapet inntil idrettslaget avslutter medlemskapet. Dette kan først gjøres etter purring: Opphørstidspunkt er når medlemskapet er avsluttet.
- Ved skyldig kontingent for 2 år, taper medlemmet automatisk sitt medlemskap: Opphørstidspunkt er når medlemskapet er tapt jf. NIFs lov § 10-6 (3).
2.3 Årsmøtevalgte tillitsverv
- a) Styret (hovedstyret)
Samtlige styremedlemmer og varamedlemmer skal registreres med angivelse av det aktuelle vervet, f.eks. styreleder, nestleder, styremedlem, varamedlem, samt ev. oppgaver f.eks. sekretær, kasserer. - b) Kontrollutvalg
Dersom idrettslaget har kontrollutvalg skal samtlige medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalget registreres. - c) Valgkomité
Dersom idrettslaget har valgkomité skal samtlige medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen registreres. - d) Engasjert revisor
Dersom idrettslaget har engasjert revisor skal engasjert revisor registreres. - e) Eventuelt øvrige tillitsvalgte valgt på årsmøtet skal registreres.
2.4 Andre lovpålagte oppgaver
- a) Politiattestansvarlig
Dersom idrettslaget organiserer aktivitet for mindreårige og/eller personer med utviklingshemming, skal styreoppnevnt politiattestansvarlig registreres. - b) Barneidrettsansvarlig
Dersom idrettslaget organiserer aktivitet for barn til og med fylte 12 år, skal styreoppnevnt barneidrettsansvarlig registreres.
2.5 Ansatte
- a) Daglig leder
Dersom idrettslaget har daglig leder, eller tilsvarende, skal samme opplysninger registreres som for et styremedlem. - b) Øvrige ansatte
2.6 Øvrige verv og roller
- a) Leder av grupper eller gruppestyrer
Dersom idrettslaget er organisert med grupper for særidrett registreres valgt eller oppnevnt leder for gruppestyrene, eventuelt annen kontaktperson for gruppen. - b) Regnskapsansvarlig/kasserer
- c) Trenere, som ikke er ansatt
- d) Lagledere og oppmenn
- e) Dommere og teknisk delegerte
- f) Trenerveileder
Her registreres den/de som er ansvarlig for kompetanseutvikling for alle som har oppgaver knyttet til å tilrettelegge for aktivitet. - g) Utøvere
Som utøvere skal regnes alle som regelmessig utøver den aktuelle idretten over tid og som kan knyttes til særidretten ved lisens, treningsavgift, forsikring, startkontingent e.l. - h) Minimum én foresatt for medlemmer som er under 15 år
- i) Ev. dugnadsansvarlig og sponsoransvarlig
Alle utøvere eller andre som har verv/roller knyttet til utøvelse av konkurranse eller mosjonspreget aktivitet, skal knyttes til den aktuelle idretten og den aktuelle gruppen/laget.
3. Årlig rapportering til NIF
Idrettslagene skal avholde sitt årsmøte innen utgangen av mars måned og deretter rapportere følgende data til NIF innen 30. april hvert år:
3.1 Medlemstall
Medlemstall, som skal vise antall betalende medlemmer det foregående kalenderår.
3.2 Aktive medlemmer
Aktive medlemmer, som skal vise aktive medlemmer det foregående kalenderår.
3.3 Oppdatert informasjon om tillitsverv etter avholdt årsmøte
Oppdatert informasjon om styrets medlemmer og ev. politiattestansvarlig.
3.4 Opplysninger og dokumenter etter avholdt årsmøte
- a) Opplysninger om styret
- b) Protokoll fra årsmøtet
Protokollen fra årsmøtet, og eventuelt ekstraordinære årsmøter, skal lastes opp i signert versjon. - c) Idrettslagets lov
Idrettslagets lov pr. 30 april lastes opp. - d) Årsregnskap Årsregnskapet fra foregående år skal lastes opp i signert versjon.
- e) Kontrollutvalgets beretning
Kontrollutvalgets beretning lastes opp i signert versjon. - f) Revisjonsberetning fra engasjert revisor
Dersom idrettslaget har engasjert revisor skal revisjonsberetning lastes opp i signert versjon.