Varslingsrutiner for eksterne varslere om NIFs virksomhet

Disse varslingsrutinene gjelder for eksterne varslere som varsler om NIFs virksomhet.

NIF har egne varslingsrutiner for NIF-ansatte og innleide medarbeidere. Disse finnes på NIFs intranett.

NIFs virksomhet:
Varselet må gjelde forhold knyttet til NIFs virksomhet, dvs.:

Forhold i NIF sentralt.
Forhold i Olympiatoppen, sentralt eller regionalt.
Forhold som gjelder ansatte i NIF, dvs. NIF-ansatte sentralt, i Olympiatoppen eller NIF-ansatte i idrettskretsene (ikke tillitsvalgte i idrettskretsene).
Forhold som gjelder tillitsvalgte i NIF, dvs. personer som er valgt på idrettstinget.
Forhold som berører NIFs bistandsarbeid i utlandet.

Forhold som vedrører andre organisasjonsledd, f.eks. særforbund og idrettslag, må varsles direkte til det organisasjonsleddet det gjelder.

Dersom det er usikkerhet om forholdet vedrører NIFs virksomhet, bør det likevel varsles. Varslingsmottaket vil melde tilbake om hvor varselet eventuelt skal sendes. Ved eventuell anonym varsling, anbefaler NIF at varslingskanalen Mitt varsel benyttes, fordi den muliggjør kommunikasjon mellom de som er satt til å behandle saken og anonym varsler. Dersom varslingskanalen Mitt varsel ikke benyttes, bør det opprettes en anonym e-postadresse eller lignende, slik at det finnes en kommunikasjonskanal med de som er satt til å behandle varselet.

Dersom varselet ikke gjelder NIFs virksomhet, vil varslingsmottaket gi beskjed om dette. Varselet vil aldri bli videresendt til andre.

Kritikkverdige forhold:
Varselet må gjelde kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes forhold, handlinger, unnlatelser eller praksis som er i strid med lov/forskrift/rettsregler, NIFs regelverk og vedtak, eller i strid med etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.

Noen typetilfeller nevnes her, men listen er ikke uttømmende:

Mobbing, trakassering eller diskriminering
Korrupsjon, underslag, tyveri eller annen økonomisk kriminalitet
Brudd på NIFs regelverk eller vedtak
Fare for liv eller helse
Fare for klima og miljø
Brudd på personopplysningssikkerheten
Rusmisbruk

Varsling er skriftlig eller muntlig melding om mulig kritikkverdige forhold til noen som har mulighet til å gjøre noe med forholdet.

Varsler bør oppgi fullt navn, med mindre det er ønskelig å være anonym. Det er også en fordel om det oppgis kontaktinformasjon, slik at de som er satt til å behandle varselet kan ta kontakt med varsler dersom det er behov for mer informasjon.

Et varsel bør inneholde en saklig, objektiv og konkret fremstilling av det mulige kritikkverdige forholdet. Følgende opplysninger bør være med:

Hva har skjedd (brudd på lover, regler, brudd på etiske normer eller interne retningslinjer)?
Hvor skjedde hendelsen?
Når skjedde hendelsen?
Hva er omfanget av hendelsen?
Finnes det vitner eller dokumentasjon som kan underbygge opplysningene om det mulige, kritikkverdige forholdet?

Varselet kan gjerne inneholde informasjon om tidligere saker som kan ha betydning for varslingen, og informasjon om det er andre som er kjent med forholdet det varsles om.

Eksterne varsler via NIFs varslingskanal for eksterne. I NIFs varslingskanal er det mulig å være anonym, men det vil gjøre NIFs undersøkelse og utredning av varselet enklere hvis navn og kontaktinformasjon oppgis. Alle varsler skal uansett behandles fortrolig. Ved anonym varsling vil NIF likevel kunne ha mulighet til å kommunisere anonymt med varsler via den elektroniske varslingskanalen MittVarsel.

Idrettsstyret har i styremøte nr. 8, 20. januar 2022 (2021-2023), sak 72, vedtatt at NIFs juridiske avdeling og virksomhetsområde HR og kultur er varslingsmottak for varsler som NIF mottar i NIFs varslingskanal om NIFs virksomhet. Virksomhetsområde HR og kultur er ansvarlig for varsler om NIF-ansatte, og NIFs juridiske avdeling er ansvarlig for øvrige varsler. Hvordan behandlingen skjer etter mottak og av hvem, vil bero på de konkrete omstendighetene i den enkelte sak.

Det finnes ingen konkrete saksbehandlingsregler for behandling av en varslingssak. Alle varslingssaker er forskjellige. Det vil derfor være opp til de som behandler saken å vurdere hva som er nødvendig for å sikre en forsvarlig behandling.

De som er satt til å behandle varslingssaken vil alltid sørge for:

At alle varsler blir tatt på alvor av NIF.
At varslingssaken blir behandlet fortrolig. Fortrolighet innebærer at identiteten til varsler og den/de det ev. er varslet om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandlingen av saken. Fortrolighet kan også innebære at omvarslet ikke gjøres kjent med identiteten til varsleren.
At varslingssaker blir behandlet forsvarlig.
At nødvendige undersøkelser foretas innen rimelig tid.
At varslingssaker forsøkes avsluttet så effektivt og raskt som mulig.
At egnede tiltak iverksettes basert på resultatet av undersøkelsene.
At det vil bli vurdert konkret i hvert enkelt tilfelle hvem som skal involveres i den videre behandlingen i saken, og at det alltid vil bli vurdert om verneombud bør involveres.
Å ivareta varsleren og omvarslet, forutsatt at det er igangsatt nærmere undersøkelse av en sak. Se nærmere nedenfor om varslers og omvarslets rettigheter.

De som behandler saken, skal utarbeide en logg hvor det blant annet skal fremgå hvordan den ble behandlet, hvem som deltok i behandlingen, og resultatet av undersøkelsen. Logg og øvrige saksdokumenter skal arkiveres og lagres på betryggende måte. Varslinger som kommer inn i NIFs elektroniske varslingskanal MittVarsel blir arkivert og lagret i varslingskanalen.

I enkelte varslingssaker vil de som er satt til å behandle saken utarbeide konkrete skriftlige saksbehandlingsregler for den aktuelle saken, som berørte i saken vil få tilgang til. Slike saksbehandlingsregler er basert på, og vil utfylle, ovennevnte punkter om håndtering av varsler samt punktene nedenfor om varslers og omvarsledes rettigheter.

Eksterne varslere har ikke de samme rettighetene som ansatte i NIF. Det betyr at en ekstern varsler ikke kan påberope seg rettigheter etter kapittel 2A i arbeidsmiljøloven ved varsling om forhold i NIFs virksomhet.

De som mottar et varsel, skal sørge for at varsler blir ivaretatt. Dette vil blant annet innebære:

At varsler mottar bekreftelse på at varselet er mottatt.
At varsler gis mulighet til å utdype varselet.
At varsler gis rett til å la seg bistå av en tillitsperson (rådgiver, familiemedlem osv.).
At varsler får beskjed når saken er avsluttet.

Hvilke rettigheter en ekstern varsler har i tillegg til dette, er avhengig av om varsleren er å anse som part i saken det varsles om eller ikke. En varsler som er part i saken, har mer omfattende rettigheter enn en varsler som ikke er part i saken.

Med «part» i saken menes den eller de personer som saken retter seg mot eller ellers direkte gjelder. En varsler som varsler om at vedkommende selv er blitt utsatt for trakassering vil være å anse som part i saken, mens en varsler som varsler om at en kollega har blitt utsatt for trakassering av en tredjeperson, ikke vil være å anse som part i saken.

Hvorvidt varsler er å anse som part i saken eller ikke, vil bero på en konkret vurdering. Den/de som behandler varselet har ansvar for å vurdere hvem som er part i saken. Varsler kan ikke selv bestemme at vedkommende selv skal anses som part i saken, dersom det rettslig sett ikke er grunnlag for dette.

En part i saken vil som hovedregel ha rett til innsyn i sakens dokumenter. Dette kan eksempelvis omfatte forklaringer fra øvrige personer i saken og dokumenter innhentet fra offentlige instanser, men i utgangspunktet ikke dokumenter som er utarbeidet for den interne saksbehandlingen.

Videre vil en varsler som er part i saken også ha rett til kontradiksjon, det vil si til å imøtegå andres fremstilling av forhold som berører vedkommende selv.

Selv om varsler er part i saken, har ikke varsler nødvendigvis rett til innsyn i utfallet av saken. Det kan f.eks. være at oppfølgingen av saken må behandles konfidensielt, slik tilfellet er hvis det er snakk om arbeidsrettslige konsekvenser for den/de som varselet er rettet mot.

Dersom varsler ikke er part i saken, har vedkommende ikke rett til innsyn eller kontradiksjon.

Eksterne varslere har ikke et lovmessig vern mot gjengjeldelse ved varsling. Rettighetene som følger av arbeidsmiljøloven kapittel 2A gjelder bare for ansatte. Selv om eksterne varslere ikke har et lovmessig vern mot gjengjeldelse ved varsling, skal heller ikke disse bli utsatt for gjengjeldelse som følge av å ha varslet. Eksterne varslere som mener seg utsatt for gjengjeldelse, bør melde fra om dette til de som håndterer varslingssaken.

Det finnes ingen særskilte lovbestemte rettigheter for den som er å anse som omvarslet i en varslingssak.

En omvarslet vil anses som part i saken. Den som mottar varselet, skal ivareta omvarslet. Dette vil blant annet innebære:

At omvarslet gis rett til å få innsyn i påstandene mot seg og andre personopplysninger som er samlet inn om vedkommende i forbindelse med behandlingen av varselet. Omvarslet har som hovedregel ikke rett til å få vite identiteten til den som har varslet.
At omvarslet gis rett til å få uttale seg om saken (kontradiksjon).
At omvarslet gis rett til å la seg bistå av en tillitsperson (rådgiver, familiemedlem osv.)
At omvarslet får beskjed når saken er avsluttet.
At omvarslet, dersom det ikke er funnet kritikkverdige forhold, gis tilbakemelding så raskt som mulig, og på en slik måte at omvarslet kan oppleve å være fri for mistanke.