På Idrettstinget i 2023 ble det vedtatt at norsk idrett sammen skal forenkle hverdagen til idrettslagene gjennom å foreslå konkrete tiltak. Denne saken er blant de høyest prioriterte sakene i Norges idrettsforbund, både administrativt og politisk i tingperioden.
–Vi må alltid huske hvem vi er til for. Den sentrale idrettsorganisasjonens viktigste oppgave er å sikre best mulige rammebetingelser og tilrettelegge for at idrettslagene kan tilby et godt og variert aktivitetstilbud til våre medlemmer. Da må vi sammen bidra til å redusere omfanget av byråkrati, tungrodde saksbehandlingsprosesser og annet tidstyveri som går på bekostning av idrettslagenes evne til å løse sine kjerneoppgaver, sier idrettsstyremedlem Sebastian Henriksen.
Ole-Anders Stensen i NIFs administrasjon har ledet prosjektgruppen som har bestått av representanter fra idrettskretser, særforbund og idrettslag. De har sammen innhentet et solid kunnskapsgrunnlag for å avdekke ulike forenklingsbehov i idrettslagene.
Med referanse til kunnskapsgrunnlaget presenterte idrettsstyremedlemmene Sebastian Henriksen og Sara Stokken Rott en oversikt over allerede gjennomførte eller planlagte forenklingstiltak i organisasjonen, behov for nye tiltak og forslag til konkrete prioriteringer på NIFs ledermøte i Ålesund.
Figur 1: Prosjektfremdrift, forenkling av idrettslagenes hverdag
Hovedfunn fra innsiktsfase
Kunnskapsgrunnlaget viser at det er åtte hovedområder hvor idrettslagene opplever behov for forenklinger:
- Rekruttering av både frivillige og utøvere er en utfordring som mange idrettslag opplever.
- Det er behov for større kontinuitet og mer effektiv kompetanseoverføring for å styrke idrettslagene.
- Medlemsadministrasjon og innkreving av treningsavgift krever betydelige ressurser og tid.
- Mange idrettslag mangler anleggskapasitet og samarbeid med kommuner kan være utfordrende.
- Det er tidkrevende å søke støtte og tilskudd og støttede tiltak kan forstyrre den ordinære driften.
- Det er generelt sett mange og til dels kompliserte krav fra mange aktører.
- Det ønskes mer målrettet kommunikasjon og bedre koordinering mellom instansene.
- Det er et tydelig behov for mer brukervennlige digitale løsninger og forbedret samhandling mellom eksisterende systemer.
Forslag til prioriterte tiltak
På bakgrunn av de åtte fokusområdene fikk NIFs ledermøte presentert tre konkrete forslag til forenklingstiltak:
Erfaringsbank for rekruttering frivillige
Erfaringsbanken kan være til god hjelp for bestemte nøkkelroller i idrettslagene som ønsker å rekruttere frivillige ved å samle, tilgjengeliggjøre og utvikle gode tips fra idrettslag over hele landet. Erfaringsbanken kan for eksempel inneholde gode praksiser for «onboarding»/rekruttering/introduksjon av nye tillitsvalgte, rekrutteringsstrategier, sjekklister for oppgaver til ulike roller i idrettslagene, samt gode historier fra frivilligheten m.m.
Felles inn- og utmeldingsreise på tvers av norsk idrett
Gjennom innsiktsarbeidet ble det avdekket at idrettslagene bruker mye tid på administrasjon av medlemmer, og at det for mange er uklart hvordan man melder seg inn og ut av idrettslag. Målgruppen for tiltaket er medlemsansvarlige i idrettslag, og alle som ønsker å melde seg inn eller ut av idrettslag. De medlemsansvarlige trenger riktige og oppdaterte medlems- og aktivitetslister som vil bidra til å redusere/spare tid på administrasjon av medlemssystemet.
Idrettskontakten
Idrettslag opplever et betydelig informasjonsomfang og det kan være vanskelig å forholde seg til informasjonsmengden som mottas fra ulike organisasjonsledd i norsk idrett. Mye informasjon oppleves også som generell og lite spesifikk mot målgruppen. Videre bruker daglig leder/styreleder mye tid på å svare på enkle henvendelser som kunne ha vært automatisert.
NIFs ledermøte fikk presentert et forslag om etablering av «Idrettskontakten» – en sentralisert plattform som gir enkel, målrettet og korrekt informasjon. Dette kan bidra til å redusere antall kontaktpunkter og effektivisere informasjonsflyten til idrettslagene og til relevante roller i idrettslagene. Innføring og bruk av kunstig intelligens skal bidra til å effektivisere og automatisere informasjonsflyten gjennom «idrettskontakten».
De åtte forenklingsområdene og forslag til konkrete forenklingstiltak vil diskuteres videre på NIFs ledermøte i Ålesund. Innspillene vil være viktige for styringsgruppas videre arbeid og fremleggelse av et forslag til idrettsstyret for videre behandling og prosess.