Det er et krav fra Kulturdepartementet om å kunne dokumentere at rapportering og fordeling av midler er basert på korrekte data.
For at Norges idrettsforbund skal kunne sikre kvalitet i data om personer, roller og organisasjoner i norsk idrett, er det avgjørende at alle idrettslag overholder kravet om bruk av elektronisk medlemssystem, og at fakturering og betaling av medlemskontingent og eventuell trenings-/aktivitetsavgift gjennomføres som en identifiserbar betalingstransaksjon via medlemssystemet som er valgt.
Nærmere om forskriften om idrettens medlems- og organisasjonsregister
Med hjemmel i NIFs lov § 10-5 og § 10-2 har idrettsstyret vedtatt forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister, og etter forskriften kan NIFs generalsekretær gi utfyllende regler om medlemsopplysninger og rapportering.
Etter ovennevnte forskrift og utfyllende regler er alle idrettslag forpliktet til å føre opplysninger om idrettslagets medlemmer mv. i idrettens medlemssystem (KlubbAdmin eller IMS), eller i et medlemssystem fra en leverandør som har en godkjent integrasjonsavtale med NIF (se oversikt nedenfor). Videre stilles det krav til at fakturering og betaling av medlemskontingent og eventuell trenings-/aktivitetsavgift skal gjennomføres som en identifiserbar betalingstransaksjon via medlemssystemet som er valgt.
Etter § 4 i forskriften kan mangelfull registrering og oppdatering, samt oversittelse av rapporteringsfristen, anses som et brudd på idrettslagets plikt etter NIFs lov § 10-2 (3) til å innrapportere organisasjonsdata.
Konsekvens av å ikke overholde forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister:
- Avslag på søknad om lokale aktivitetsmidler (LAM)
- Avslag på søknad om momskompensasjon
- Avslag på søknad om utstyrsrefusjon
- Tap av medlemskap i NIF og tilknyttet særforbund
Merk: Det er kun styreleder eller daglig leder som kan bekrefte medlemssystem på vegne av idrettslaget. Les mer om hvordan her.
Hvordan komme i gang med bruk av elektronisk medlemssystem?
Idrettslaget kan velge idrettens medlemssystem (KlubbAdmin) eller et medlemssystem fra kommersiell leverandør, forutsatt at leverandøren har en integrasjonsavtale med Norges idrettsforbund.
For de idrettslag som benytter KlubbAdmin, er det nødvendig å etablere en avtale med Buypass for å kunne fakturere medlemskontingent, samt trenings-/aktivitetsavgift i KlubbAdmin.
Veiledning for å etablere en slik avtale finnes her: Hvordan opprette brukerstedsavtale?
Alternative medlemssystemer for idrettslag
En oversikt over kommersielle medlemssystemer med godkjent integrasjonsavtale med NIF finnes tilgjengelig på Idrettens digitale markedsplass ved innlogging i Min idrett.
Ditt idrettslag kan velge ett av følgende medlemssystemer:
- KlubbAdmin
- Rubik Medlem
- StyreWeb
- Matchi
- Spond Club
- Medlemsnett
- Hoopit
- IdrettenOnline (Bloc)
- Klar…Boks! Medlemssystem
- Golfbox
- National Taekwon-Do Norway medlemssystem
Spørsmål og svar om medlemssystem finner du her.
Ønsker ditt idrettslag hjelp med overgangen for å sikre at fakturering av medlemskontingent og eventuell treningsavgift gjennomføres i valgt elektronisk medlemssystem? Kontakt din idrettskrets eller NIF Digital Support.