For å sikre et vellykket årsmøte anbefaler vi å starte planleggingen tidlig. Sørg for tydelig kommunikasjon med medlemmene, og husk å følge kravene til innkalling og gjennomføring som er beskrevet i klubbens lov. Årsmøtet kan holdes fysisk eller digitalt, avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for klubben.
Årsmøtet nærmer seg!
Innen utgangen av mars skal alle idrettslag gjennomføre sitt årsmøte. Dette er en viktig begivenhet der klubbens medlemmer har mulighet til å påvirke retningen for klubbens videre arbeid. Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet og legger grunnlaget for virksomheten gjennom året.
Før årsmøte skal styret:
Sørge for at valgkomiteen er i gang og vet hvilke verv som er på valg - anbefaling at de starter seinest september/oktober.
- 1 måned før – Innkalling.
- 2 uker før – Forslagsfrist.
- 1 uke før – Tilgjengeliggjøre sakliste og alle nødvendige saksdokumenter.
Sende innkomne forslag til kontrollutvalget som eventuelt lager en uttalelse.
- Saklisten med innstilling til vedtak i alle saker inkludert innkomne forslag og forslag til forretningsorden.
- Årsregnskap (resultat, balanse og noter) som er signert av hele styret og evt. daglig leder.
- Årsberetning og økonomisk beretning som signeres av hele styret og evt. daglig leder.
- Kontrollutvalgets beretning, signert av hele kontrollutvalget.
- Eventuelt revisors beretning i signert versjon.
- Idrettslagets lov.
- Valgkomiteens innstilling (også om den er mangelfull).
- Styrets innstilling til valgkomite.
- Dirigent
- Protokollfører
- To medlemmer til å signere protokollen
- Tellekorps – anbefales at de er minst to, men helst tre eller fem
- Registrering av deltakere ved ankomst – inkluderer å ha oversikt over om de har stemmerett eller ikke.
-
- Stemmerett krever: er medlem, skylder ikke medlemskontingent, fyller minst 15 år i løpet av kalenderåret, er ikke ansatt i idrettslaget. Nye medlemmer må ha blitt medlem og ha betalt medlemskontingenten for minst én måned siden.
-
- Liste over deltakerne på årsmøtet skal være med i, eller være et vedlegg til protokollen.
- Holde oversikt over hvor mange stemmeberettigede det til enhver tid er til stede underveis i årsmøtet. Viktig ved avstemminger som ikke er enstemmige.
- Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag hvis det foreligger mer enn ett forslag.
- Ved forslag om skriftlig avstemming i andre saker kan det vedtas og gjennomføres.
Tips og triks / Anbefalinger til årsmøtet
- Nyttig når det forventes at mange møter og/eller dirigenten ikke kjenner navnet på alle som ber om ordet. Nummerlappene benyttes også til avstemming, som gjør det enklere å sikre at kun de med stemmerett, avgir stemme.
- Om noen er uten stemmerett, bør de ha annen farge på nummerlappen.
Alle medlemmer har tale- og forslagsrett på årsmøtet, også om de skylder medlemskontingent, eller har vært medlem for kort tid til å ha stemmerett.
- Mikrofon er nyttig ved mange i salen eller det er noen som deltar digitalt.
- Talerstol benyttes når den som ber om ordet skal komme fram å snakke. Det gjør det lettere å høre det som sies og det er lettere å unngå at noen «bare slenger ut av seg» fra plassen sin.