Digitale årsmøter og ting

Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det betyr at det er styret som må beslutte om det skal gjennomføres et digitalt årsmøte, og hvilke tekniske løsninger som skal benyttes. Dette kan skje ved et ordinært styrevedtak. Styret kan fatte vedtak enten ved fysiske møter, eller gjennom skriftlig møte eller fjernmøte (f.eks. en telefonkonferanse).

Styret må foreta en avveining av behovet for å avholde et digitalt årsmøte, med de fordeler og utfordringer det gir, opp mot gjennomføring av et årsmøte som normalt, eventuelt en utsettelse av årsmøtet. Momenter i denne vurderingen kan f.eks. være:

• Antall medlemmer. Dersom idrettslaget har mange medlemmer og det normalt kommer mange på årsmøtet, kan det være vanskelig å gjennomføre et digitalt årsmøte på en forsvarlig måte.
• Er det behov for å avholde årsmøtet/tinget nå, eller kan man avvente og vurdere situasjonen på nytt i april eller mai for å vurdere om det lar seg gjennomføre senere? NIF har gitt alle idrettslag utsatt frist til 15. juni 2021 til å gjennomføre årsmøter, og idrettslag skal innkalle til årsmøte med minst én måneds varsel. 
• Foreligger det offentlige restriksjoner i adgangen til å gjennomføre fysiske møter, som innebærer at idrettslaget ikke lovlig vil kunne avholde et fysisk årsmøte før restriksjonene oppheves?
• Bør møtet deles i to, slik at noen av sakene behandles på et digitalt årsmøte, f.eks. helt nødvendige vedtak som ikke kan vente, mens resten utsettes til en kan avholde et fysisk årsmøte senere?
• Har medlemmene tilgang på utstyr som er nødvendig for å delta digitalt, eventuelt har organisasjonsleddet utstyr tilgjengelig som medlemmer kan benytte seg av, eller kan det ev. fremskaffes?

Styret bør informere medlemmene i idrettslaget straks vedtaket er fattet. Styret bør bruke vanlige kommunikasjonskanaler. Dersom idrettslaget vanligvis kunngjør informasjon til medlemmene på idrettslagets hjemmeside, og/eller på e-post direkte til medlemmene vil dette være en god måte å kommunisere beslutningen på. 

NIF har laget en bruksanvisning for hvordan styret kan opprette et årsmøte i Teams. Bruksanvisningen vil også være nyttig for den som skal delta på årsmøtet. Se her.

Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre innen den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.

Innkallingen skal inneholde alt som en ordinær innkalling skal inneholde, men må suppleres med opplysninger om at årsmøtet skal gjennomføres digitalt, hvordan medlemmene kan delta, og eventuelt andre forhold som vil få betydning for avholdelsen av det digitale årsmøtet/tinget.

I tillegg til det vanlige innholdet i innkallingen må derfor innkallingen inneholde informasjon om følgende:

Påmelding til årsmøtet

Det bør være en påmelding til årsmøtet. Et årsmøte skal være åpent for alle medlemmene, og det må derfor være mulig å melde seg på helt frem til årsmøtets oppstart. Formålet med en påmelding er at styret får en oversikt over forventet antall deltakere. Det kan også være at styret/dirigenten underveis i årsmøtet må kommunisere med deltakerne.

Alle som ønsker å delta på årsmøtet bør derfor melde seg på og registrerer sin e-postadresse innen en bestemt frist. Det må fremgå tydelig av innkallingen hvilke krav som stilles til påmelding, og informeres om en påmeldingsfrist. NIF anbefaler å benytte iSonen som verktøy for påmelding. Se bruksanvisninger for å opprette et arrangement i iSonen, se her, samt å melde seg på arrangementet, se her. Lenke til påmeldingen bør legges inn i innkallingen. Se forslag til mal for innkalling nedenfor.

Forslag, spørsmål, benkeforslag mv.  bør sendes inn på forhånd

Av hensyn til gjennomføringen bør styret i innkallingen henstille til at de medlemmer som har spørsmål, kommentarer, endringsforslag, eller forslag til saker ut over de som fremgår av saksdokumentene om å oversende disse til styret på e-post før årsmøtet. Man kan ikke avskjære spørsmål eller alternative forslag under årsmøtet, men kjennskap til dette på forhånd vil lette gjennomføringen for dirigenten, og vil bidra til en bedre behandling av sakene på årsmøtet.

Det samme gjelder dersom det fremmes andre kandidater til tillitsverv enn de som fremgår av valgkomiteens innstilling (benkeforslag). I så fall  skal det gjennomføres skriftlig avstemming. NIF har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres. Se her.

NIF har laget et forslag til innkalling til et digitalt årsmøte. Se her.

Styret må lage en invitasjon til et Teams-årsmøte som tilgjengeliggjøres til idrettslagets medlemmer. Lenken til Teams-årsmøtet kan med fordel legges inn i innkallingen til årsmøtet. Se også forslag til mal for innkalling nedenfor.

NIF har laget en bruksanvisning for hvordan styret kan opprette et årsmøte i Teams. Bruksanvisningen vil også være nyttig for den som skal delta på årsmøtet. Se her.

Senest to dager før møtet bør medlemmene få en e-post, der informasjonen gitt i innkallingen gjentas med lenke til påmelding via iSonen samt til selve Teams-årsmøtet.

I påminnelsen bør styret be om at forslag og kommentarer til saklisten/saksdokumentene så langt det er mulig sendes inn på forhånd. Det vil f.eks. kunne være spørsmål til saklisten, spørsmål til gjennomføringen, ev. forslag til annen dirigent, ev. benkeforslag som vil gjøre hemmelig votering nødvendig osv.  

Styret bør gjennomgå tilbakemeldingene og vurdere om det digitale årsmøtet skal gjennomføres som planlagt, om det er saker årsmøtet bør utsette til et fysisk årsmøte, eller om årsmøtet bør utsettes inntil videre. Dersom det foreligger forslag om å utsette det digitale årsmøtet, kan årsmøtet stemme over dette ved åpningen av årsmøtet.

Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov.

Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Dersom et slikt forslag foreligger bør styret ta kontakt med forslagsstiller og gjøre sine innsigelser kjent, slik at forslagsstiller kan ta stilling til om vedkommende ønsker å trekke forslaget. Trekkes forslaget skal det ikke inkluderes i saksdokumentene. Dersom forslaget ikke trekkes kan styret i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev.  ikke bør behandles eller vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, f.eks. at forslaget inneholder sjikane eller utlevering av personopplysninger, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør idrettskretsen kontaktes for bistand.

Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside. På grunn av personvern, eller andre særegne forhold, kan det være at ikke alle dokumenter til årsmøtet bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett. 

Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Styret bør ha gjennomført et «testmøte» i forkant av årsmøtet. Den foreslåtte dirigenten bør delta på testmøtet. De som har meldt seg på, bør inviteres til å delta.

Styret bør også vurdere om det skal gjennomføres ett eller flere testmøter med medlemmene, ev. starte årsmøtet med noen tester, slik at alle er sikre på hvordan de bruker de ulike funksjonene. Dette vil også bidra til at eventuelle tekniske problemer hos idrettslaget eller medlemmene, kan utbedres til årsmøtet. Under testmøtene bør en gjennomgå hvordan en ber om ordet, og hvordan det avgis stemme, og forsikre seg om at deltakerne kan kommunisere med hverandre.

Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som skal behandles på årsmøtet. Dersom idrettslaget ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den saklisten årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, er utgangspunktet at styret må innkalle til et såkalt «fortsettende årsmøte». 

NIFs lovutvalg har imidlertid uttalt at et idrettslag, som følge av den nåværende situasjonen, kan dele et årsmøte i to deler, dvs. på forhånd bestemme at deler av årsmøteoppgavene tas på det første møtet mens øvrige deler tas på det neste møtet. Den ene delen kan avholdes digitalt, mens den andre delen avholdes som et fysisk møte senere. Dette vil ikke være å anse som et fortsettende årsmøte, men to separate årsmøter.

På angitt klokkeslett åpner styreleder møtet, og beskriver at styreleder vil gjennomgå de påmeldte deltakerne for å tilrettelegge for at årsmøtet kan godkjenne de stemmeberettigede medlemmene, og si at møtet deretter vil bli ledet av den dirigenten som årsmøtet velger. Se nærmere om godkjenning av de stemmeberettigede medlemmene nedenfor.
Styreleder må innledningsvis gjøre rede for hvordan det skal kommuniseres i systemet, hvordan medlemmer skal be om ordet, hvordan forslag skal fremmes osv. slik at alle kjenner til og er enige om en forsvarlig og god gjennomføringsmåte.

NIF har utarbeidet en kort veileder til bruk for den som skal lede møtet. Se her.

Se også egen brukeveiledning for Teams-møter her.

Organisasjonsleddet bør vurdere om det vil være hensiktsmessig at styret, eller i det minste styreleder er lokalisert samme sted som dirigenten og protokollføreren, slik at disse kan kommunisere, dersom det f.eks. skulle oppstå tekniske problemer. Disse bør uansett ha planlagt for å kommunisere i en egen kanal som er atskilt fra andre medlemmer dersom det er hensiktsmessig for f.eks. å kunne kommunisere dersom det oppstår tekniske problemer med gjennomføringen. Det kan være f.eks. per SMS eller per e-post.

Dirigenten bør beslutte at det tas en pause, slik at en får undersøkt eventuelle tekniske problemer som f.eks. dårlig lydkvalitet. Dersom de tekniske utfordringene ikke lar seg løse, må årsmøtet vurdere om det er forsvarlig å fortsette årsmøtet, eller om det skal utsettes. Det kan være at noen saker må besluttes, men andre saker utsettes til det kan avholdes et fysisk årsmøte.

Avstemminger er ikke hemmelige, med mindre det kreves skriftlig votering eller det er personvalg blant flere kandidater. Se nærmere om skriftlig avstemming nedenfor.

Hvordan stemmegivningen foregår vil bl.a. være avhengig av antall medlemmer. Hvis det er få medlemmer til stede, kan man vurdere muntlig avstemming, ved at dirigenten spør hver enkelt av de som er registrert som deltakere (fremgår innledningsvis av chatfunksjonen) om hva de stemmer. Alternativet er at deltakerne skriver sitt navn i chatten og hva de stemmer.

Hvilken avstemmingsprosedyre man velger må være avklart i begynnelsen av møtet, slikt at medlemmene vet hvordan det skal stemmes.

Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett.

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

Alle må oppgi en e-postadresse for å kunne inviteres til møtet. Med mindre det er grunn til å tro noe annet, må man legge til grunn at et medlem som melder seg på gjennom den e-postadressen som fremgår av medlemsregisteret er den vedkommende utgir seg for å være.

Det må være mulig å telle de personer som er til stede på årsmøtet. Styreleder bør derfor ha en liste over alle som har meldt seg på, og i forkant ha avklart hvilke av disse som ev. ikke har stemmerett. Når årsmøtet er satt må styreleder notere ned hvor mange av deltakerne som er stemmeberettigede medlemmer. Antallet vil fremkomme ved å telle opp personer som registreres som deltakere i Teams-møtet.

Det er ikke mulig i Teams å forhindre deltakere uten stemmerett å kunne avgi stemme. Dersom man bruker chattefunksjonen for å stemme, vil imidlertid navnet på de som stemmer fremkomme. Dersom det blant disse dukker opp personer som ikke har stemmerett, må disse stemmene avvises. Dersom det ved opptellingen viser at flere har stemt enn antall stemmeberettigede må det gjennomføres en ny avstemning ev. må saken ev. årsmøtet/tinget utsettes til det er mulig å avholde et fysisk årsmøte. 

Den første avstemmingen er valg av dirigent. Her bør styreleder, som har ledet møtet inntil nå, vurdere om det bør tas en prøveavstemning, for å sikre at alle medlemmer er kjent med systemet.

Styret skal i saksdokumentene ha fremmet forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 

Når årsmøtet har foretatt valg av dirigent(er), overtar dirigenten(e) ledelsen av møtet.

Dirigenten går nøye gjennom fremgangsmåten for møtet, at man vil ta seg god tid, at alle må være tålmodige med hverandre ved eventuelle utfordringer ved bruk av digitale verktøy, og at dirigenten vil forklare hvordan møtet skal gjennomføres.

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal føre protokoll fra årsmøtet. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Styret bør ha disse navnene klare og ha avklart med medlemmene at de aksepterer å påta seg oppgaven.

Under dette punktet på saklisten må dirigenten avklare om innkallingen til årsmøtet godkjennes.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.

Dersom noen protesterer på at det er innkalt til et digitalt årsmøte, må grunnlaget for protesten vurderes. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne innkallingen. Hvis innkallingen ikke godkjennes, må det digitale årsmøtet avsluttes. Styret må da vurdere hvordan det skal håndtere den oppståtte situasjonen, og om idrettskretsen bør kontaktes for bistand.  

Det er styret som legger frem forslag til sakliste. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Dirigenten gjennomgår saklisten og avklarer om det er spørsmål eller kommentarer til denne, og om saklisten kan godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.

På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Dersom noen ønsker å fremme nye saker til behandling håndteres dette som normalt. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne saklisten. Måten nye saker skal fremmes på, må på forhånd være avklart. Se over.

Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.

Det er forretningsorden som styrer hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Den må derfor tilpasses at årsmøtet avholdes digitalt. NIF har utarbeidet et forslag til forretningsorden for årsmøter som gjennomføres på Teams. Se her. 

Det er viktig at dirigenten går gjennom fremgangsmåten for årsmøtet grundig slik at alle klarer å følge med. Digital møteform stiller særlige krav til at dirigenten forbereder seg godt til gjennomføringen av møtet.

Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettslagets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsberetning, enten med egne gruppeårsmeldinger utarbeidet av gruppestyrene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.

NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning eller gruppeårsmelding.

Det er styret som er ansvarlig for å legge frem idrettslagets årsberetning. Eventuelt er det dirigenten som presenterer årsberetningen.

Styret/dirigenten vil lese opp årsberetningen, og ber deltakerne om å tegne seg for eventuelle spørsmål i chatten. Man tegner seg ved å oppgi navnet sitt i chatten. Styret/dirigenten kan da vise årsberetningen på skjermen, slik at deltakerne kan følge opplesingen.  Styret/dirigenten leser deretter opp idrettslagets årsberetning, og gir styreleder ordet for kommentar. Deretter gir styret/dirigenten de som har tegnet seg i chatten anledning til å stille spørsmål. For god ordens skyld bør han spørre alle om det er flere spørsmål når alle på listen har fått snakket.  Deretter spør dirigenten om det er noen som har innsigelser til at beretningen godkjennes.

Regnskapet skal være revidert av enten valgte revisorer, eller engasjert revisor.

Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. Kontrollkomiteens beretning skal også legges frem dersom idrettslaget har kontrollkomité. Merk at for årsmøtet 2020 skal kontrollkomiteen bare rapportere iht. de plikter som gjaldt for kontrollkomiteer frem til 31.12.19. Kontrollutvalget som velges på årsmøtet 2020, skal på årsmøtet 2021 rapportere iht. de plikter som gjelder for kontrollutvalg fra 1.1.2020. 

• NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra kontrollkomité her
• NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra valgt revisor her

Det er styret som legger frem regnskapet. Eventuelt er det dirigenten som fremviser regnskapet, og lar styreleder/kasserer/økonomiansvarlig i idrettslaget om å redegjøre for hovedtallene. Deretter gir dirigenten de som har tegnet seg i chatten anledning til å stille spørsmål Deretter spør dirigenten om det er noen som har innsigelser til at regnskapet godkjennes.

Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av idrettslagets lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

Dersom det foreligger andre forslag/saker fra medlemmene/årsmøtevalgte organer, går dirigenten gjennom disse, og gir forslagsstillerne anledning til å presentere forslagene. Deltakerne bør få beskjed om at de kan tegne seg i chatten for å få ordet. Etter at forslagstiller har sagt sitt, får de som har tegnet seg ordet. Når ingen ytterligere medlemmer ønsker ordet, kan dirigenten avslutte innleggene og gå over til stemmegivning.

Fastsette medlemskontingent:

Kontingenten må være på minst kr 50 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabattordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 50 per medlem per år.

Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Eventuelt gjengir dirigenten styrets forslag til kontingent. Deretter ber styret/dirigenten opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses kontingenten vedtatt.

Fastsette treningsavgift eller gi fullmakt:

Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å gi styret, eller gruppestyrene, fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter. Det er styret som må fremlegge forslag til om årsmøtet skal vedta treningsavgiften eller om dette skal delegeres gjennom en fullmakt.

Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til vedtakelse av treningsavgift. Eventuelt gjengir dirigenten styrets forslag til treningsavgifter. Deretter ber styret/dirigenten opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses forslaget vedtatt.

Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, inkludert gruppene.  Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag. Dette bør fremvises, og dirigenten bør be opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses budsjettet vedtatt.

Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Intern organisering av idrettslaget bør ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskole allidrett mm.).

Alle idrettslag i NIF må minimum velge følgende tillitsverv: 

• Leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
• Kontrollutvalg med minst 2 medlemmer og minst 1 varamedlem.
• Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem.

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.

Det er anledning til å velge tillitsvalgte til perioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. at styrets leder velges for 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.  

Idrettslag som har en omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.

Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.

Valgkomiteen/dirigenten legger frem valgkomiteens innstilling, ev. liste over kandidatene som er på valg.  Hvis det ikke er flere kandidater til valg enn det er plasser, gjennomgår dirigenten listen og ber medlemmene velge kandidatene ved akklamasjon. Gjøres særskilt for:

• leder
• nestleder
• styre og varamedlemmer
• kontrollutvalg
• valgkomite
• andre komiteer eller utvalg som laget måtte ha

Dersom styret ikke har lagt frem forslag til hvem som skal representere idrettslaget i møter og ting i overordnet organisasjonsledd, bør dirigenten foreslå at styret gis fullmakt til å utpeke representanter. Det samme gjelder hvem som skal representere idrettslaget i styret på eventuelle datterselskapers generalforsamling.

Dersom det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming. NIF har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres. Se her.

Det er styret som legger frem forslag til revisor. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.

Styret/dirigenten oppgir styrets forslag til revisor, og spør deltakerne om det er andre forslag, eller om det er innsigelser til at den foreslåtte revisor velges. Hvis det ikke kommer andre forslag eller innsigelser, kan dirigenten meddele at den foreslåtte revisor anses valgt.

Møtet er nå gjennomført. Dirigenten bør for ordens skyld spørre deltakerne om det er innsigelser eller kommentarer til gjennomføringen av møtet. Deretter avsluttes møtet.

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater og ufyllende beskrivelser ut over det som er nødvendig.

NIF har utarbeidet et forslag til mal for protokoll her.

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettslagets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene. Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettslagets hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til medlemmene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.

Dersom styret ikke får tak i de som skal underskrive protokollen eller de av ulike årsaker nekter å signere, kan idrettslaget kontakte idrettskretsen for bistand.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv.  i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.  

Ettersom NIF ikke har erfaring med å avholde digitale årsmøter, ber vi om tilbakemelding dersom det er feil eller mangler på denne siden, eller du ikke finner svar på det du lurer på. Send i så fall en e-post til juss@idrettsforbundet.no, slik at vi kan oppdatere denne siden.

Dersom du har spørsmål som gjelder et bestemt årsmøte, må du kontakte den aktuelle idrettskretsen. Se oversikt over idrettskretser her: www.idrettsforbundet.no/idrettskretser/