6 tips til å forberede dere godt til generalforsamlingen
Generalforsamlingen, årsmøtet eller kongressen, kjært barn har mange navn. De internasjonale og europeiske særforbundene benytter forskjellige betegnelser på sine øverste organ. For ordenhets skyld velger vi her å kalle det generalforsamling. De fleste forbundene har årlige generalforsamlinger, mens andre har annethvert år.
På ordinær generalforsamling behandles blant annet regnskap, årsrapporter og rapporter fra gjennomførte og kommende mesterskap. I tillegg behandles saker som styret finner nødvendig, eller som medlemmene har meldt inn på forhånd.
Generalforsamlingen er det internasjonale leddets øverste organ. Det er her man har muligheten til å endre noe man ikke er fornøyd med, enten ved å få innvalgt en representant i et verv eller en posisjon som kan jobbe fra innsiden, eller ved å fremme et forslag til generalforsamlingen.
Det er derfor viktig med gode forberedelser.
Allerede når forrige generalforsamling er over, er det viktig å ta seg tid til å tenke gjennom og legge en plan for det man eventuelt ønsker å ta opp på neste generalforsamling.
Er det noe vi er misfornøyde med i våre internasjonale ledd, som vi ønsker å endre?
Er det vi ønsker å endre knyttet til statuttene/loven/konstitusjonen i det internasjonale leddet?
Er det noe vi er fornøyde med, men som vi kan bli enda bedre på ved å gjøre en endring?
Er det noe vi ikke har fokus på som bør settes på agendaen?
Skal det oppnevnes nye medlemmer til komiteer/utvalg/kommisjoner?
Er det styrevalg?
Har vi aktuelle kandidater for posisjoner?
Burde vi arrangert et nordisk møte før generalforsamlingen for å diskutere saker som er av felles interesse for de nordiske forbundene?
Har vi nordiske kandidater til styreverv som vi bør jobbe sammen om å få inn?
Når det internasjonale leddet har satt dato og sted for neste generalforsamling er det viktig å gjøre seg godt kjent med alle sentrale datoer og lage en plan for innsending av forslag og/eller oppnevning av kandidater.
Når er datofrist for innsending av eventuelle konstitusjonelle forslag?
Når er datofrist for innsending av eventuelle ordinære forslag?
Ofte har disse to forskjellige typene forslag forskjellige datofrister, da konstitusjonelle forslag ofte skal inn på et tidligere tidspunkt.
Når er datofrist for eventuell oppnevning av kandidater til internasjonale posisjoner?
Når er datofrist for innsending av mandatskjema?
Når er datofrist for å fullføre registreringen til generalforsamlingen?
Etter utgangen av fristen for innsending av forslag og nominasjoner, kommer sakspapirene i en utsendelse til alle medlemmer. Det er som regel en fastsatt tidsfrist for når sakspapirene skal sendes ut til medlemmene, ofte rundt 4-6 uker før generalforsamlingen. Dette er ofte en omfattende mengde dokumenter, som kan være tidkrevende å sette seg inn i. Sett derfor av godt med tid til å gjøre deg kjent med innholdet og sparr underveis med flere, slik at dere kan diskutere og sammen forstå innholdet.
Er det noen av sakene som bør diskuteres med forbundsstyret? Trengs et mandat fra forbundsstyret til noen av sakene? Vurder også om en prat med de øvrige nordiske forbundene, eller andre nasjonale søsterforbund dere har gode relasjoner til, kan være hensiktsmessig dersom det er noe som er uklart i papirene.
Er det fremdeles uklarheter, så forsøk å få dette skriftlig avklart før generalforsamlingen via det aktuelle internasjonale leddet. Det er viktig at alle fakta og alle detaljer som kan gi forskjellige utfall er forstått og avklart før man reiser på generalforsamlingen. Slik kan man stå støtt i stemmeavgivningen på generalforsamlingen.
Når registreringen er gjort og dere vet hvem som skal representere på generalforsamlingen, er det viktig å avklare roller og fordele eventuelle arbeidsoppgaver. Ofte er det to offisielle delegater som meldes inn der én er oppgitt som den med stemmerett. Ofte er det president og generalsekretær, hvor presidenten er oppgitt som delegat med stemmerett. Det betyr at delegat med stemmerett må være til stede ved all stemmeavgivning.
Kanskje har dere flere representanter til stede på generalforsamlingen som er der i kraft av å sitte i en kommisjon, komité eller er kandidat til en posisjon. Avklar på forhånd hva som er de viktigste sakene dere skal fronte og hvem som eventuelt skal snakke med hvem om hva.
Har dere sendt inn et forslag til generalforsamlingen eller har noen andre sendt inn et forslag som dere ønsker å støtte eller ikke støtte? Sett deg inn i det aktuelle regelverket for innlegg. Ofte er det en tidsbegrensning på innlegget og en maksimumsgrense for hvor mange ganger man kan ta ordet i hver sak. Forbered deretter et innlegg, eller flere, som hensyntar reglene. Tving deg selv til å ikke falle for fristelsen til å bruke taletiden på hvorfor du og ditt forbund støtter eller er imot forslaget, men vri det til hvorfor de som sitter i salen bør støtte eller ikke støtte forslaget.
Har dere en kandidat som stiller til valg eller ønsker dere å støtte en annen kandidat? Sett dere uansett godt inn i valgprosedyren. I noen internasjonale ledd er det vanlig med en «valgtale» der alle kandidatene presenterer seg selv før avstemningen. Noen internasjonale ledd tillater også støtteerklæringer fra talestolen. Hvordan fungerer dette i deres internasjonale ledd? Er det aktuelt med et innlegg/tale må dette forberedes godt. Sett dere også godt inn i selve stemmeavgivningen. Hvordan velges kandidatene? Er det flere runder med valg, eller velges alle styremedlemmene i samme runde? Dersom det er flere runder og deres prioriterte kandidat ryker ut tidlig, hvem er da deres andrevalg og tredjevalg? Dette kan være trygt å ha avklart på forhånd.
Under generalforsamlingen møter man potensielt mange personer, både gamle kjente og nye bekjentskaper. Benytt enhver anledning til å bli kjent med nye personer og skap relasjoner. Spis lunsj med noen du ikke kjenner, bruk kaffepausen til smalltalk og anerkjenn at det å bygge relasjoner er en svært viktig del av jobben, selv om du gjerne skulle tatt en telefon eller sjekket e-poster i pausen. Dette er en svært viktig påvirkningsarena og hver pause er en gylden mulighet. Bruk den!
