For og lykkes er det viktig at en tar seg god tid i planleggingsfasen og definerer hva en virkelig trenger. Det bør utarbeides skriftlige beslutningsgrunnlag ved avslutningen av hver av underfasene. Dette skal ligge til grunn for en beslutning om å gå videre til neste fase, om å utrede videre før en beslutning kan tas, eller stoppe prosjektet. Beslutningsgrunnlaget bør vurderes opp mot prosjektets målsettinger.
Idéfasen
I gjennomføringsmodellen er idéfasen delt i to. Første del er kalt utgangspunkt, mens neste fase er kalt programmering. I idefasen det gjennomføres det en behovsanalyse for å kartlegge idrettslagets behov og målsettingen med prosjektet fastsettes. Videre bør en tenke igjennom risiko- og suksessfaktorer knyttet til prosjektet og en bør undersøke om kommunen eller andre idrettslag i området har planer om bygging av tilsvarende anlegg.
Det er ofte fornuftig å kartlegge hvem som blir berørt av prosjektet og hvem som kan påvirke dette. Det bør utarbeides en plan for samhandling og kommunikasjon med disse. Dette kan for eksempel være klubbens medlemmer, naboer, velforeninger, skoler, andre idrettslag og organisasjoner, idrettsrådet, media, kommunens administrasjon og politikere.
Idrettslaget bør tidlig i prosessen ta kontakt med idrettsrådet kommunens administrasjon for å orientere om planene og få synspunkter på disse. Idrettsrådet bør inviteres med på møter med kommunen. For å kunne få spillemidler må det planlagte idrettsanlegget være omtalt i kommunes «idrettsplan». Kommunen eller idrettsrådet kan opplyse om når fristen for innspill til denne planen er. Hos kommunen kan en også få opplysninger om reguleringsplaner for aktuelt område.
En bør også tidlig forhøre seg med kommunen om det planlagte anlegget er søknadspliktig i forhold til Plan og bygningsloven. En må også tenke i gjennom hvilket ansvar en påtar som anleggseier med tanke på vedlikehold og sikkerhet i forhold til ulykker og uønskede hendelser. De fleste idrettslag bygger bare en anleggstype en gang. Det er derfor viktig at en forsøker å lære mest mulig av andre som har bygget tilsvarende anlegg. Det kan være om både gjennomføring av prosjektet og om hva som er bra ved selve anlegget og hva en eventuelt ville gjort annerledes hvis en skulle begynne på nytt.
Idrettslagene bør også i en tidligfase vurdere om laget har nødvendig kompetanse til å gjennomføre prosjektet eller om en må leie inn kompetanse utenfra. Jo større og mer komplisert et anlegg er desto viktigere er det at det håndteres av profesjonelle fagpersoner uavhengig av om de kommer fra klubben eller må leies inn. Idefasen avsluttes med «programmering». Dette omfatter å konkretisere anleggets innhold og/eller plassering. For et bygg vil dette typisk være å utarbeide et foreløpig romprogram, mens for en skiløype kan dette være å tegne inn løypa på et kart.
Prosjektering
I prosjekteringsfasen utarbeider en mer og mer detaljerte tegninger og kostnadsestimat for utbygging og drift. En må vurdere eierform til anlegget. Skal anlegget inngå som en del av klubbens ordinære virksomhet, skal en skille det ut som et aksjeselskap eller som en stiftelse? En må stilling til hvordan byggeprosjektet skal organiseres og til hvem som kan ta hvilke beslutninger. Dette bør nedfelles i en fullmaktsstruktur og en må velge kontraktsstrategi. Prosjektet må tidlig i denne fasen «meldes inn» i kommunens idrettsplan.