3.3 Arbeid med å forenkle og effektivisere idrettslagenes hverdag, herunder sikre riktig og trygg bruk og oppbevaring av persondata
Færre tar på seg langtidsverv i idretten og mange idrettslag opplever det som krevende å få utført administrative oppgaver. Det er viktig at det utvikles og tilbys effektive verktøy og arbeidsmåter som forenkler det å være frivillig og det å være idrettslag.
Det er videre viktig å tilby gode og lett tilgjengelige kompetansetilbud for frivillige og ansatte på alle nivåer.
Den administrative belastningen i idrettslagene kan avhjelpes ved å videreutvikle idrettens felles digitale plattform. Vi skal ta i bruk felles data, felles innsiktsplattform og samarbeide om gode digitale fellestjenester.
NIF sentralt skal videreutvikle og forenkle forvaltningsordningene for hele norsk idrett slik at de bidrar best mulig til kvalitet og effektivitet i alle ledd. For å sikre en god og effektiv forvaltning av spillemidlene på tvers av norsk idrett, ønsker vi å utvikle en forvaltningsportal som vil forenkle og forbedre tildeling og oppfølging av spillemidlene. For å lykkes med å forenkle hverdagen for idrettslagene må nødvendig informasjon komme fram til dem som trenger det. Dette skal vi oppnå ved mer målrettet og tydeligere prioritert kommunikasjon ut i organisasjonen.
Sitatene nedenfor er hentet fra høringen i organisasjonen om spillemiddelsøknaden, og illustrerer ønsker og behov:
- Gjøre det enklere å drive klubb. Gode opplæringsverktøy og løsninger
- Med tanke på utfordringene med å få folk til å stille opp og påta seg oppgaver og verv er alt som kan forenkle hverdagen til våre funksjonærer velkommen.
- Finne ordninger som gjør det enklere for idrettslag. Tid til administrasjon av idrettslag tar uforholdsmessig mye tid i forhold til aktivitetsproduksjonen. Gode digitale løsninger, ordninger med det offentlige, redusere rapporteringskrav.
Gjøre det enklere å bli med, og forbli aktiv i norsk idrett:
Det har de senere årene vært gjort mye for å sikre kvalitet på opplysninger om personer, medlemskap og organisasjonsledd. Dette gjør at vi i dag har god oversikt og kontroll over disse opplysningene. Planen nå er å få bedre oversikt og kontroll med data om trenings- og konkurransetilbudet.
I 2024 vil vi styrke satsningen på å:
- Forenkle registrering og verifisering av nye brukere
- Samle og synliggjøre det samlede trenings- og konkurransetilbudet
- Gjøre det enklere å bli med som utøver og frivillig gjennom blant annet felles inn- og utmeldingsløsning på tvers av medlemssystemer
Utvikle kursportal
Det er et behov for å utvikle en forbedret kursportal som skal gjøre hverdagen enklere for kursdeltagere, kurslærere og kursarrangører. Målet er at det administrative arbeidet reduseres, samtidig som den kvalitative opplevelsen forbedres. Særforbund og idrettskretser har behov for et mer effektivt system for å administrere og registrere kurs og utdanning. Kurslærere har behov for en enkel måte å følge opp sine kursdeltagere på, og kursdeltagerne ønsker et enklere og mer brukervennlig system.
En modernisering av dagens kurssystem er også nødvendig for å oppfylle kravene som er satt for en rettferdig og korrekt tildeling av midler for gjennomført kursaktivitet.
Forbedret politiattestløsning
Idretten mangler i dag en helhetlig og god løsning for å sikre at alle med krav om politiattest faktisk har fremvist denne. Løsningen som finnes, er preget av mange manuelle og tidkrevende operasjoner, og er svært krevende for idrettslag å håndtere og følge opp. Idrettslagene sliter med god oversikt over, og mangler kontroll på, hvilke roller (personer) som skal fremvise politiattest. Det er også krevende prosesser for søknad og innhenting av politiattest, og det er utfordringer med at informasjon om personer med fremvist attest er spredt og ikke er lagret ett sentralt, sikkert sted.
Arbeidet med en ny og forenklet politiattestløsning er først og fremst viktig for å redusere risikoen for uønskede hendelser, men det vil også gi redusert administrasjon for idrettslagene og en enklere hverdag for søkerne.
Parallelt jobber vi for å få på plass en mer helhetlig og integrert tjeneste inn mot politiets systemer, der målet er å få en mer løpende oppdatering av politiattester for personer med roller hvor dette er ønskelig.
Forenkle idrettslagenes administrasjon og rapportering
Det ligger fremdeles et stort potensial i å gjøre idrettslagenes hverdag enklere, og arbeidet med dette må fortsette. I 2024 ønsker vi å:
- Gjøre det enklere å registrere og administrere medlemskap, personer og roller, samt forenkle oppfølging av lag/grupper under idrettslagene.
- Sørge for at det er samme bruk av grunndata om personer, roller og organisasjon og lag/grupper på tvers av aktivitetsløsninger
- Forenkle rapportering for idrettslagene og særforbund gjennom mer automatiserte løsninger fremfor manuell innrapportering.
Det er viktig å styrke arbeidet knyttet til felles grunndata for alle og å bedre kvalitet på opplysninger om foresatte for de under 18 år. Dette gjelder spesielt ved håndtering av rettigheter inn mot personvernlovgivning og dopingkontroller.
Sikre mer målrettet kommunikasjon og samhandling med idrettslagene
I dag mottar idrettslagene mye informasjon fra overliggende organisasjonsledd og mange tilbud om kompetansehevende tiltak uten at disse hverken er koordinert eller målrettet. Det er behov for en mer automatisert oppfølging av medlemmene og en bedret koordinering av kommunikasjonen.
Forbedret støtte til personvern og informasjonssikkerhet
Idretten har en svært stor utfordring knyttet til håndtering av Personvernlovgivningen. Vi organiserer mange barn og unge, det er et stort antall personer som håndterer personopplysninger samt at det er en betydelig interesse fra kommersielle aktører rundt idretten og dens medlemmer.
Det er svært viktig å redusere risikoen for uheldige hendelser og å kunne redusere belastningen for idrettslagene og frivillige.
Idretten anerkjenner behovet for personvern og tilstrekkelig informasjonssikkerhet, og at dette kan være krevende i en organisasjon bygget på frivillighet. Det er et behov for å forsterke kompetansen om personvern og håndteringen av dette. Det må stilles felles krav, utarbeides veiledere og opplæringsmateriell for idrettslag, frivillige og særforbund, og gis digital støtte knyttet til håndteringen av personopplysninger. Idretten trenger en felles personvernmodul for håndtering av rettigheter for de berørte og deres foresatte, og idretten må jobbe for at de digitale aktivitetsløsningene håndterer krav til informasjonssikkerhet og personvern.
Ny teknologi stiller idretten overfor et økende antall etiske og rettslige utfordringer. Dette gjelder blant annet strømming. Det vil i økende grad bli behov for utredninger av det rettslige handlingsrom, etablering av felles krav knyttet til blant annet bruk av sensorer på utøvere og utstyr, og bruk av kunstig intelligens.