For å skape utvikling i et idrettslag, må idrettslaget først bli enige om hva de vil, og så finne ut hvordan det skal jobbes for å oppnå det man er blitt enige om.
En virksomhetsplan er et godt hjelpemiddel for å beskrive hvordan idrettslaget skal utvikles. Virksomhetsplanen skal hjelpe til å styre klubben på en god måte, gjøre riktige prioriteringer, samt legge innsats og kontinuitet i de oppgavene som er viktigst. Dersom idrettslaget ønsker å komme i gang med mer strategisk utviklingsarbeid, så finnes det gode hjelpemidler, både for å utvikle planen samt rutiner for å bruke planen i det praktiske arbeidet. Se tipsene under.
Dersom idrettslaget er usikre på hvordan prosessen bør gjennomføres, så kan de få hjelp av en klubbveileder som fasiliterer gjennomføringen av virksomhetsplanprosessen. Ta kontakt med din idrettskrets eller ditt særforbund for å gjøre avtale med en klubbveileder.
Organisasjonsraketten kan brukes til å utvikle en god virksomhetsplan for hele klubben. Den beskriver klubbens identitet, hva som er klubbens viktigste ambisjon og hvordan klubben har tankt å nå sin egen ambisjon.
Under finner du beskrivelser av hvordan du kan gjennomføre fasene som bygger en virksomhetsplan.
Gap analyse:
Hvor står vi i dag?
Hvor vil vi og hva ønsker vi å få til?
Hvor mye endring kreves for å komme dit vi vil og oppnå det vi ønsker?
Dagens situasjon i klubben
Det er flere måter å kartlegge hvor klubben står i dag:
Hente tall/innsikt fra samordnet rapportering (PowerBI)
Gjennomføre Bedre Klubb eller egne kartleggingsverktøy som særforbund og idrettskretser bruker
Hva ønsker medlemmene?
Medlemmenes behov og ønsker bør gjenspeiles i det som klubben bestemmer seg for å utvikle og jobbe med. Vi anbefaler derfor at klubbens medlemmer får gi sine innspill og beskrive hva de synes blir viktig for å utvikle klubben videre. Eksempler på hva dere kan spørre medlemmene om:
Det første du tenker på når du hører «klubbnavn»?
Hva skal til for at jeg fortsatt er med i klubben om 5 år?
Hvordan vil du beskrive klubben som en person?
Hva er det aller viktigste for klubben?
Hvordan vil du beskrive drømmeklubben?
Endringsbehov
Ut fra vurderingen av hvordan situasjonen oppleves i dag, og innspillene på hvordan medlemmene ønsker at klubben skal utvikle seg, så ser vi noen målbilder som hjelper oss å forstå om det kreves store eller mindre justeringer og endringer av det klubben gjør i dag. Hvis ønskene og ambisjonene er vesentlig annerledes enn det som finnes i dagens situasjon, så må klubben vurdere hvordan den videre prosessen bør gjøres for å skape nok motivasjon og ressurser.
Klubben beskriver hva som har størst verdi for dem. Dette uttrykkes gjennom 3-4 verdier som skal hjelpe klubben og dens medlemmer til å forstå hva som forventes av adferd og hvordan klubben arbeider. Verdiene forteller mye om klubbens identitet.
Når verdiene er definert, må de brukes til å forme noen konkrete leveregler i klubben. Her beskriver klubben hva den gjør for å etterleve verdiene. Veilederne kan benytte et felles verktøy «jeg/vi skal…» for å lage beskrivelsen av levereglene. Disse levereglene kan alle i klubben benytte til å følge opp hverandre og utvikle en ønsket adferd.
Virksomhetsideen skal fortelle hva klubben i all hovedsak skal drive på med, og for hvem klubben eksisterer.
Visjonen uttrykker det klubbens medlemmer er drevet av, det de ønsker å skape sammen.
Når alle tre v-ene er beskrevet er det viktig å sjekk at det er god sammenheng mellom dem. Verdier, visjon og virksomhetside skal gi en god forståelse for hvem klubben er.
Hva er vår ambisjon og det vi forsøker å oppnå?
Hovedmålet beskriver det viktigste som klubben skal forsøke å oppnå. Målet uttrykkes som noe konkret klubben ønsker å oppnå.
Hvilke områder må vi jobbe mest med for å nå våre mål, og hvilke delmål skal hjelpe oss å ta de riktige stegene på ulike innsatsområder?
Når hovedmålet er definert, må klubben finne ut på hvilke områder den viktigste innsatsen skal gjøres for å nå målet. På hvert område bør det defineres delmål som skal bidra til at klubben oppnår hovedmålet. På hvert område bør det også velges noen strategiske virkemidler som skal brukes for å oppnå de resultatene som ønskes. Klubben har gjerne aktivitet på mange områder og det er viktig at planen forteller hva som må prioriteres, sånn at mest innsats og ressurser går til det klubben er enig om som viktigst.
Her finner du mal på en virksomhetsplan som kan hjelpe klubben med å utvikle et systematisk arbeid for å nå egne mål.
Klubber bruker ulike navn på sin plan (langtidsplan, strategisk plan, virksomhetsplan, årsplan). Malen og eksempler på denne siden er ikke ment som en låst fasit, men kan brukes som ideer og utgangspunkt for utvikling av klubbens egen plan.
Vi anbefaler at alle som påvirkes av planen inviteres til å komme med innspill til planen, og innspillene bør gis før planen skrives. Husk å vurdere hva som blir konsekvensene av mål dere definerer, sånn at klubben er forberedt og villig til å ta konsekvensene av egne mål. Det er viktig å finne balansen av realisme og mål å strekke seg etter.
Planen bør behandles og vedtas på klubbens årsmøte.
