Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som behandles på årsmøtet. Dersom idrettslaget ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den sakliste årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, må det innkalles til et fortsettende årsmøte. Se veiledning til NIFs lov § 2-17 (2).
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett.
Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.
Styret fremmer forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være medlem av idrettslaget.
Styret fremmer forslag til medlem som skal føre protokoll fra årsmøtet. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Styret bør ha disse navnene klare og ha avklart med medlemmene at de aksepterer å påta seg oppgaven.
Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden.
Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.
NIF har utarbeidet et forslag til forretningsorden her.
Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.
Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.
Det er styret som legger frem forslag til sakliste.
Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.
På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.
Det er styret som legger frem idrettslagets årsberetning.
Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettslagets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsberetning, enten med egne gruppeårsmeldinger utarbeidet av gruppestyrene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.
NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning eller gruppeårsmelding
Årsmøtet skal behandle:
NIF har utarbeidet en verktøykasse for å hjelpe idrettslagene og deres årsmøtevalgte organer med å holde styr på økonomien. I verktøykassen finnes nødvendig informasjon om årsmøtesakene som omhandler økonomi.
Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.
For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.
Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.
Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av idrettslagets lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.
Fastsette medlemskontingent:
Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Kontingenten må være på minst kr 50 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabattordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 50 per medlem per år.
Fastsette treningsavgift eller gi fullmakt:
Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å gi styret, eller gruppestyrene, fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter. Det er styret som må fremlegge forslag til om årsmøtet skal vedta treningsavgiften eller om dette skal delegeres gjennom en fullmakt.
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, inkludert gruppene.
Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan.
Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Intern organisering av idrettslaget bør ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg mm.).
Alle idrettslag i NIF med unntak av idrettslag som er med i prøveordningen med forenklet lovnorm, må minimum velge følgende tillitsverv:
I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.
Det er anledning til å velge personer til tillitsperioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. i 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.
Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.
Idrettslag som har en omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.
Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.
Valgkomiteen/dirigenten legger frem valgkomiteens innstilling, ev. liste over kandidatene som er på valg. Hvis det ikke er flere kandidater til valg enn det er plasser, gjennomgår dirigenten listen og ber medlemmene velge kandidatene ved akklamasjon.
Gjøres særskilt for:
Dersom styret ikke har lagt frem forslag til hvem som skal representere idrettslaget i møter og ting i overordnet organisasjonsledd, bør dirigenten foreslå at styret gis fullmakt til å utpeke representanter.
Det er styret, eventuelt dirigenten, som legger frem forslag til beslutning om å engasjere revisor.
Møtet er nå gjennomført. Dirigenten bør for ordens skyld spørre deltakerne om det er innsigelser eller kommentarer til gjennomføringen av møtet. Deretter avsluttes møtet.