Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet. Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det betyr at det er styret som må beslutte på hvilken måte årsmøtet skal gjennomføres. Dette kan skje ved et ordinært styrevedtak. Styret kan fatte vedtak enten ved fysiske møter, eller fjernmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler (f.eks. en telefon/videokonferanse).
Før årsmøtet
Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre innen den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.
NIF har utarbeidet et forslag til innkalling her.
Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov, f.eks. valgkomiteen.
Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Styret kan i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev. ikke bør vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør idrettskretsen kontaktes for bistand.
Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.
NIF har utarbeidet et forslag til forslagsskjema her
Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside. På grunn av personvernet er det ikke alle dokumenter som bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett.
Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.
NIF har utarbeidet et forslag til sakliste her.