Under årsmøtet
NIF har utarbeidet en kort veileder til bruk for den som skal lede møtet.
Se også egen brukerveiledning for Teams-møter her.
Organisasjonsleddet bør vurdere om det vil være hensiktsmessig at styret, eller i det minste styreleder er lokalisert samme sted som dirigenten og protokollføreren, slik at disse kan kommunisere, dersom det f.eks. skulle oppstå tekniske problemer. Disse bør uansett ha planlagt for å kommunisere i en egen kanal som er atskilt fra andre medlemmer dersom det er hensiktsmessig for f.eks. å kunne kommunisere dersom det oppstår tekniske problemer med gjennomføringen. Det kan være f.eks. per SMS eller per e-post.
Dirigenten bør beslutte at det tas en pause, slik at en får undersøkt eventuelle tekniske problemer som f.eks. dårlig lydkvalitet. Dersom de tekniske utfordringene ikke lar seg løse, må årsmøtet vurdere om det er forsvarlig å fortsette årsmøtet, eller om det skal utsettes. Det kan være at det i noen saker må fattes vedtak, men andre saker kan utsettes.
Avstemminger er ikke hemmelige, med mindre det kreves skriftlig votering eller det er personvalg blant flere kandidater.
Hvordan stemmegivningen foregår vil bl.a. være avhengig av antall medlemmer. Hvis det er få medlemmer til stede, kan man vurdere muntlig avstemming, ved at dirigenten spør hver enkelt av de som er registrert som deltakere (fremgår innledningsvis av chatfunksjonen) om hva de stemmer. Alternativet er at deltakerne skriver sitt navn i chatten og hva de stemmer.
Hvilken avstemmingsprosedyre man velger må være avklart i begynnelsen av møtet, slikt at medlemmene vet hvordan det skal stemmes.
Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som skal behandles på årsmøtet. Dersom idrettslaget ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den saklisten årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, er utgangspunktet at styret må innkalle til et såkalt fortsettende årsmøte. Se veiledning til NIFs lov § 2-17 (2).
På angitt klokkeslett åpner styreleder møtet, og beskriver at styreleder vil gjennomgå de påmeldte deltakerne for å tilrettelegge for at årsmøtet kan godkjenne de stemmeberettigede medlemmene, og si at møtet deretter vil bli ledet av den dirigenten som årsmøtet velger. Se nærmere om godkjenning av de stemmeberettigede medlemmene nedenfor.
Styreleder må innledningsvis gjøre rede for hvordan det skal kommuniseres i systemet, hvordan medlemmer skal be om ordet, hvordan forslag skal fremmes osv. slik at alle kjenner til og er enige om en forsvarlig og god gjennomføringsmåte.
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett.
Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.
Alle må oppgi en e-postadresse for å kunne inviteres til møtet. Med mindre det er grunn til å tro noe annet, må man legge til grunn at et medlem som melder seg på gjennom den e-postadressen som fremgår av medlemsregisteret er den vedkommende utgir seg for å være.
Det må være mulig å telle de personer som er til stede på årsmøtet. Styreleder bør derfor ha en liste over alle som har meldt seg på, og i forkant ha avklart hvilke av disse som ev. ikke har stemmerett. Når årsmøtet er satt må styreleder notere ned hvor mange av deltakerne som er stemmeberettigede medlemmer. Antallet vil fremkomme ved å telle opp personer som registreres som deltakere i Teams-møtet.
Det er ikke mulig i Teams å forhindre deltakere uten stemmerett å kunne avgi stemme. Dersom man bruker chattefunksjonen for å stemme, vil imidlertid navnet på de som stemmer fremkome. Dersom det blant disse dukker opp personer som ikke har stemmerett, må disse stemmene avvises. Dersom det ved opptellingen viser seg at flere har stemt enn antall stemmeberettigete må det gjennomføres en ny avstemning ev. må saken ev. årsmøtet/tinget utsettes til det er mulig å avholde et fysisk møte.
Den første avstemmingen er valg av dirigent. Her bør styreleder, som har ledet møtet inntil nå, vurdere om det bør tas en prøveavstemning, for å sikre at alle medlemmer er kjent med systemet.
Styret skal i saksdokumentene ha fremmet forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være medlem av idrettslaget.
Når årsmøtet har foretatt valg av dirigent(er), overtar dirigenten(e) ledelsen av møtet.
Dirigenten går nøye gjennom fremgangsmåten for møtet, at man vil ta seg god tid, at alle må være tålmodige med hverandre ved eventuelle utfordringer ved bruk av digitale verktøy, og at dirigenten vil forklare hvordan møtet skal gjennomføres.
Styret fremmer forslag til medlem(er) som skal føre protokoll fra årsmøtet. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Styret bør ha disse navnene klare og ha avklart med medlemmene at de aksepterer å påta seg oppgaven.
Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.
Det er forretningsorden som styrer hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Den må derfor tilpasses at årsmøtet avholdes digitalt.
NIF har utarbeidet et forslag til forretningsorden for årsmøter som gjennomføres på Teams her.
Det er viktig at dirigenten går gjennom fremgangsmåten for årsmøtet grundig slik at alle klarer å følge med. Digital møteform stiller særlige krav til at dirigenten forbereder seg godt til gjennomføringen av møtet.
Under dette punktet på saklisten må dirigenten avklare om innkallingen til årsmøtet godkjennes.
Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.
Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.
Det er styret som legger frem forslag til sakliste. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Dirigenten gjennomgår saklisten og avklarer om det er spørsmål eller kommentarer til denne, og om saklisten kan godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.
På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.
Dersom noen ønsker å fremme nye saker til behandling håndteres dette som normalt. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne saklisten. Måten nye saker skal fremmes på, må på forhånd være avklart. Se over.
Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettslagets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsberetning, enten med egne gruppeårsmeldinger utarbeidet av gruppestyrene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.
NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning eller gruppeårsmelding.
Det er styret som er ansvarlig for å legge frem idrettslagets årsberetning. Eventuelt er det dirigenten som presenterer årsberetningen.
Styret/dirigenten vil lese opp årsberetningen, og ber deltakerne om å tegne seg for eventuelle spørsmål i chatten. Man tegner seg ved å oppgi navnet sitt i chatten. Styret/dirigenten kan da vise årsberetningen på skjermen, slik at deltakerne kan følge opplesingen. Styret/dirigenten leser deretter opp idrettslagets årsberetning, og gir styreleder ordet for kommentar. Deretter gir styret/dirigenten de som har tegnet seg i chatten anledning til å stille spørsmål. For god ordens skyld bør han spørre alle om det er flere spørsmål når alle på listen har fått snakket. Deretter spør dirigenten om det er noen som har innsigelser til at beretningen godkjennes.
Årsmøtet skal behandle:
- Idrettslagets regnskap
Det er styret som legger frem regnskapet. Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. - Styrets økonomiske beretning
- Behandle kontrollutvalgets beretning.
- [Behandle eventuelt beretning fra engasjert revisor. Dersom idrettslaget har en omsetning over 5 millioner kroner skal idrettslaget ha en engasjert revisor som reviderer regnskapet]
NIF har utarbeidet en verktøykasse for å hjelpe idrettslagene og deres årsmøtevalgte organer med å holde styr på økonomien. I verktøykassen finnes nødvendig informasjon om årsmøtesakene som omhandler økonomi.
Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.
For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av saklisten» over.
Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.
Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av idrettslagets lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.
Dersom det foreligger andre forslag/saker fra medlemmene/årsmøtevalgte organer, går dirigenten gjennom disse, og gir forslagsstillerne anledning til å presentere forslagene. Deltakerne bør få beskjed om at de kan tegne seg i chatten for å få ordet. Etter at forslagstiller har sagt sitt, får de som har tegnet seg ordet. Når ingen ytterligere medlemmer ønsker ordet, kan dirigenten avslutte innleggene og gå over til stemmegivning.
Fastsette medlemskontingent:
Kontingenten må være på minst kr 50 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabattordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 50 per medlem per år.
Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Eventuelt gjengir dirigenten styrets forslag til kontingent. Deretter ber styret/dirigenten opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses kontingenten vedtatt.
Fastsette treningsavgift eller gi fullmakt:
Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å gi styret, eller gruppestyrene, fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter. Det er styret som må fremlegge forslag til om årsmøtet skal vedta treningsavgiften eller om dette skal delegeres gjennom en fullmakt.
Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til vedtakelse av treningsavgift. Eventuelt gjengir dirigenten styrets forslag til treningsavgifter. Deretter ber styret/dirigenten opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses forslaget vedtatt.
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, inkludert gruppene. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag. Dette bør fremvises, og dirigenten bør be opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses budsjettet vedtatt.
Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Intern organisering av idrettslaget bør ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg mm.).
Alle idrettslag i NIF med unntak av idrettslag som er med i prøveordningen med forenklet lovnorm, må minimum velge følgende tillitsverv:
- Leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
- Kontrollutvalg med leder og minst 1 medlem
- Valgkomite med leder, minst 1 medlem og minst 1 varamedlem
I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.
Det er anledning til å velge tillitsvalgte til perioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. at styrets leder velges for 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.
Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.
Idrettslag som har en omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.
Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.
Valgkomiteen/dirigenten legger frem valgkomiteens innstilling, ev. liste over kandidatene som er på valg. Hvis det ikke er flere kandidater til valg enn det er plasser, gjennomgår dirigenten listen og ber medlemmene velge kandidatene ved akklamasjon.
Gjøres særskilt for:
- styrets leder
- styrets nestleder
- øvrige styremedlemmer og varamedlemmer
- kontrollutvalgets leder
- øvrige medlem[er] [og varamedlem[er] av kontrollutvalg]
- valgkomiteens leder
- øvrige medlem[er] og varamedlem[er] av valgkomiteen
- eventuelt medlemmer av andre komiteer og utvalg
Dersom styret ikke har lagt frem forslag til hvem som skal representere idrettslaget i møter og ting i overordnet organisasjonsledd, bør dirigenten foreslå at styret gis fullmakt til å utpeke representanter.
Dersom det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming. NIF har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres. Se her.
Det er styret som legger frem forslag til revisor. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag.
Styret/dirigenten oppgir styrets forslag til revisor, og spør deltakerne om det er andre forslag, eller om det er innsigelser til at den foreslåtte revisor engasjeres. Hvis det ikke kommer andre forslag eller innsigelser, kan dirigenten meddele at den foreslåtte revisor er engasjert.
Møtet er nå gjennomført. Dirigenten bør for ordens skyld spørre deltakerne om det er innsigelser eller kommentarer til gjennomføringen av møtet. Deretter avsluttes møtet.