ÅRSMØTET KAN GJENNOMFØRES VED FYSISK OPPMØTE ELLER DIGITALT
Idrettstinget 2021 besluttet at organisasjonsledd kan avholde årsmøter fysisk, ved digitalt oppmøte eller som en kombinasjon av digitalt og fysisk oppmøte. Fysisk oppmøte og digital gjennomføring av årsmøter er to likestilte alternativer for idrettsrådene.
Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt, finnes mer informasjon her.
Siden er utarbeidet for digitale årsmøter i idrettslag, men kan også anvendes av idrettsråd.
Gjennomgangen nedenfor, og dokumentene, er laget for fysisk årsmøte og med utgangspunkt i lovnorm for idrettsråd, vedtatt av Idrettsstyret 16. november 2021.
Lovnorm for idrettsråd, og informasjon om lovnormen, finnes her.
Lovnormen regulerer blant annet:
- Hvordan årsmøtet skal innkalles
- Hvordan årsmøtet skal ledes
- Hvem som har møte-, tale-, forslags- og stemmerett
- Årsmøtets oppgaver
- Hvordan stemmegivning skal skje
Spørsmål fra idrettsråd knyttet til gjennomføring av årsmøte kan rettes disse til den enkelte idrettskrets.
OM ÅRSMØTET
Årsmøtet er idrettsrådets høyeste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettsrådets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles og gjennomføres. Årsmøtet legger grunnlaget for idrettsrådets virksomhet.
FØR ÅRSMØTET
Innkalling
Det er idrettsrådets styre som er ansvarlig for å innkalle til årsmøtet. Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet, og bør fastsette dato for årsmøtet i god tid. Det er viktig at valgkomiteen og kontrollutvalget i idrettsrådet blir informert om datoen, slik at de får tid til å oversende henholdsvis kontrollutvalgets beretning og valgkomiteens innstilling til de årsmøtevalgte organene, før saksdokumentene til årsmøtet skal sendes ut. Årsmøtet innkalles av idrettsrådets styre én måned før årsmøtet skal avholdes eller tidligere dersom annen frist fremgår av idrettsrådets lov.
Hvem mottar innkalling
Innkallingen skal skje direkte overfor de representasjonsberettigede, dvs. alle som har møterett på årsmøtet, og må derfor sendes dem pr. post eller e-post. I tillegg bør idrettskretsen motta innkallingen til orientering.
Innholdet i innkallingen
Det bør fremgå av innkallingen hvem som har møterett til årsmøtet. Noen møter med fulle rettigheter (tale-, forslags- og stemmerett), mens andre har mer begrensede rettigheter. Dette fremgår av idrettsrådets egen lov.
Etter lovnorm for idrettsråd § 11 møter styret og representanter for idrettslag med fulle rettigheter, mens kontrollutvalget og valgkomiteen møter med fulle rettigheter kun i saker som ligger innenfor utvalget/komiteens arbeidsområde. Representanter for idrettskretsen og NIF møter kun med talerett, og det samme gjelder eventuell revisor.
I innkallingen må det fremgå hvilken skala representantene for idrettslagene skal møte iht. til. Representanter må være valgt på årsmøte i idrettslaget eller oppnevnt av styret, dersom årsmøtet ikke har foretatt et valg, jf. lovnorm for idrettsråd § 11(2) og lovnorm for idrettslag § 10 (3) nr. 14c).
Alle idrettsråd finner oversikt over idrettslagene med kontaktinformasjon i SportsAdmin (SA). Det er utarbeidet en bruksanvisning for hvordan man finner dette i SA. Se egen bruksanvisning på siden Veiledninger.
Ved representasjon bør alle representantene kunne dokumentere at de er valgt/oppnevnt på korrekt måte. Idrettsrådene bør derfor utarbeide et fullmaktsskjema som undertegnes av styreleder i det representasjonsberettigede idrettslaget, og som skal sendes inn til idrettsrådet i forkant av årsmøtet.
Det er krav til valgbarhet for alle som møter på årsmøtet, se lovnormen §§ 5 og 11, jf. NIFs lov §§ 2-5, 2-6 og 2-7. Veiledning til § 2-5 fremgår av kommentaren til bestemmelsen, mens det er utarbeidet særskilte veiledere til NIFs lov §§ 2-6 og 2-7.
Det er også krav til kjønnssammensetningen, dersom idrettslaget sender flere representanter til årsmøtet, se lovnormen § 4, jf. NIFs lov § 2-4.
Styret bør i innkallingen presisere hvem som kan fremme forslag til årsmøtet, hvilke frister som gjelder for å fremme forslag, og på hvilken måte forslag skal oversendes til styret.
Dersom saksdokumentene ikke oversendes direkte til de som har representasjonsrett, skal innkallingen vise til at saksdokumentene vil bli gjort tilgjengelige på idrettsrådets egen internettside eller på annen forsvarlig måte, senest én uke før årsmøtet eller tidligere dersom annen frist fremgår av idrettsrådets lov.
Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet
Kun de som har forslagsrett kan fremme forslag til idrettsrådets årsmøte. Hvem som har forslagsrett, følger av idrettsrådets egen lov. Styret og de idrettslag som har representasjonsrett, har forslagsrett i enhver type sak, mens kontrollutvalg og valgkomité har forslagsrett i saker som ligger innenfor komiteen/utvalgets arbeidsområde, jf. lovnormen § 11(1) c).
Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, må sendes idrettsrådets styre senest to uker før årsmøtet eller tidligere dersom annen frist fremgår av idrettsrådets lov. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettsrådet har oppgitt i innkallingen.
Ved lovendringsforslag bør både eksisterende, og ny ordlyd fremgå av lovendringsforslaget, samt en begrunnelse for hvorfor loven ønskes endret.
Styret i idrettsrådet kan også fremme forslag til årsmøtet, men forslag fra styret er ikke omfattet av fristen som gjelder for innkomne forslag. Styret fremmer sine forslag i forbindelse med tilgjengeliggjøring av saksdokumentene, som skjer senest én uke før årsmøtet, eller tidligere dersom idrettsrådet har fastsatt en annen frist i sin lov.
Styrets gjennomgang av forslagene, utarbeidelse av saksliste og saksdokumenter
Saksdokumentene skal inneholde en fullstendig saksliste, og nødvendige saksdokumenter knyttet til de saker som årsmøtet skal behandle. Sakene som skal behandles på årsmøtet følger av lovnormen § 12 og idrettsrådets egen lov. Dette omfatter blant annet idrettsrådets beretning, og de forslagene styret og de forslagsberettigede ønsker behandlet på årsmøtet.
Ved behandlingen av lovendringsforslag, er det viktig å være klar over at det finnes to former for lovendringer. Når NIF vedtar endringer i NIFs lov som innebærer at lovnormen for idrettsråd endres, plikter idrettsrådets styre å oppdatere idrettsrådets lov. Dette gjøres gjennom et ordinært styrevedtak. Det er ikke nødvendig å løfte saken til årsmøtet ettersom dette er bestemmelser som idrettsrådet uansett må følge, enten de fremgår av egen lov eller ikke. Andre lovendringer enn de som følger av endringer i NIFs lov, kan bare gjøres av årsmøtet, og må vedtas med 2/3 flertall. Endringene trer i kraft straks, med mindre årsmøtet vedtar noe annet.
Øvrige forslag vedtas i utgangspunktet med alminnelig flertall.
Ved lovendringsforslag bør både eksisterende og ny ordlyd fremgå av lovendringsforslaget. Dersom forslagstiller ikke har utarbeidet en slik sammenligning, og det er uklart hva forslagsstiller foreslår, bør styret oppfordre forslagstiller til å ettersende dette for inkludering i saksdokumentene. Forslaget bør også inneholde forslagsstillers begrunnelse og et ikrafttredelsestidspunkt dersom forslagsstiller ikke ønsker at lovendringen skal tre i kraft straks
For alle innkomne forslag bør styret utarbeide en vurdering av forslaget som begrunner hvorfor styret støtter forslaget eller ikke.
Tilgjengeliggjøring av saksliste og saksdokumenter
Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling og styrets innstilling til ny valgkomité, skal være gjort tilgjengelig for idrettslagene med representasjonsrett innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettsrådets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle representasjonsberettigede pr. post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettsrådets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettsrådet gjør dokumentene tilgjengelige på rådets egen hjemmeside. Dersom dokumentene legges ut på idrettsrådets hjemmeside, bør det skje på en måte som gjør det enkelt å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.
Med mindre saksdokumentene oversendes direkte til de som har representasjonsrett, må idrettsrådets styre allerede i innkallingen informere om hvordan saksdokumentene gjøres tilgjengelig. Idrettsrådet må vurdere om saksdokumentene inneholder informasjon som, av hensyn til personvern el., ikke bør legges ut på hjemmesiden eller distribueres digitalt.
Dersom styret sender dokumentene direkte til de som har representasjonsrett, kan dokumentene sendes sammen med et oversendelsesbrev. Dersom styret i stedet skal gjøre dokumentene tilgjengelige på hjemmesiden, må tilsvarende informasjon legges ut på den måte som ble angitt i innkallingen.
Årsmøtet kan ikke behandle andre saker enn de som er oppført på denne saklisten med mindre det vedtas med 2/3 flertall under godkjenning av sakslisten at andre saker også skal behandles. Dette omfatter ikke lovendringsforslag. Se nærmere nedenfor.
Valgkomiteens arbeid i forkant av årsmøtet
Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomiteen selv. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til et verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet. Dersom valgkomiteen ikke har en instruks, bør styret utarbeide et forslag til instruks som vedtas på årsmøtet.
Kontrollutvalgets arbeid i forkant av årsmøtet
Kontrollutvalgets oppgaver følger av lovnorm for idrettsråd § 14, jf. NIFs lov § 2-12.
Beretningen skal inneholde en beskrivelse av kontrollutvalgets arbeid i årsmøte-/ tingperioden, samt utvalgets konklusjon på om styret har utført de oppgaver det er tillagt etter loven, jf. (2).
Dersom kontrollutvalget ikke har en instruks, bør styret utarbeide forslag til instruks som vedtas av årsmøtet. Se mer informasjon om kontrollutvalgets oppgaver i Klubbguiden.
Andre årsmøtevalgte utvalg/komiteers arbeid i forkant av årsmøtet
Hvis årsmøtet har valgt andre utvalg/komiteer, rapporterer disse utvalgene til årsmøtet. De må derfor utarbeide beretninger for sitt arbeid i årsmøteperioden, og oversende disse til idrettsrådets styre slik at de kan inkluderes i saksdokumentene.
GJENNOMFØRING AV ÅRSMØTET
Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som behandles på årsmøtet. Dersom idrettsrådet ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den sakliste årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, må det innkalles til et fortsettende årsmøte. Se veileder til NIFs lov § 2-17 (2).
Stemmegivning på årsmøtet
Det følger av lovnormen § 12, siste ledd, jf. NIFs lov § 2-21, at hovedregelen ved stemmegivning på årsmøtet er alminnelig flertall. For lovendringer kreves 2/3 flertall.
Godkjenning av de fremmøtte representantene
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange representanter som er til stede ved åpningen av årsmøtet. Styret må sørge for at det utarbeides en liste over de representantene som har representasjonsrett. Det bør på forhånd være avklart at de fremmøtte representantene har nødvendig fullmakt gjennom årsmøtevedtak eller styrevedtak og at korrekt antall representanter er påmeldt.
Listen over representantene presenteres årsmøteforsamlingen for godkjenning.
Årsmøtet er vedtaksført med det antall godkjente representanter som møter.
Valg av dirigent (er)
Styret fremmer forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, dvs. at dirigenten kan være en ekstern som ikke har noen tilknytning til idrettsrådet.
Valg av protokollfører(e)
Styret fremmer forslag til den/de som skal føre protokoll fra årsmøtet. En protokollfører behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, og kan være en ekstern uten tilknytning til idrettsrådet.
En protokoll fra et årsmøte er ikke et referat. Styret bør sørge for at det på forhånd er utarbeidet et dokument der alle forslagene er satt inn, slik at arbeidet for protokollfører(e) kun blir å føre inn hvem som hadde ordet i den aktuelle saken, samt antall stemmer for og imot forslaget, samt ev. justering av et forslag, der det er nødvendig å dokumentere innholdet i forslaget det ble votert over.
Valg av to representanter til å underskrive protokollen
Styret fremmer forslag til to representanter som skal underskrive protokollen. Disse må være valgte eller oppnevnte representanter.
Godkjenning av forretningsorden
Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden.
Under dette punktet skal årsmøtet godkjenne forretningsorden som beskriver hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel antall innlegg fra hver representant, hvor lang taletid den enkelte har og hvordan forslag skal legges frem.
Godkjenning av innkalling
Under dette punktet på saklisten, må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.
Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.
Dersom innkallingen ikke godkjennes av flertallet av de fremmøtte stemmeberettigede representantene, skal årsmøtet avsluttes.
Godkjenning av sakliste
Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Årsmøtet må beslutte om det eventuelt er saker som ikke kan behandles.
På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.
Behandle idrettsrådets årsberetning
Det er styret som legger frem idrettsrådets årsberetning.
Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettsrådets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Innholdet i beretningen vil variere med det enkelte idrettsråd. Som et minimum skal beretningen inneholde styrets beretning, dvs. en gjennomgang av styrets arbeid i årsmøteperioden.
Dersom idrettsrådet har årsmøtevalgte organer som skal avlegge rapporter for årsmøtet, må beretningene for disse gjennomgås under dette punktet.
- Se forslag til årsberetning her
Behandle idrettsrådets regnskap, styrets økonomiske beretning, kontrollutvalgets beretning og ev. revisors beretning
Det er styret som legger frem idrettsrådets regnskap og økonomiske beretning.
Hele idrettsrådets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles.
Styrets økonomiske beretning, kontrollutvalgets beretning skal også legges frem og ev. revisors beretning.
NIF har utarbeidet forslag til beretning for kontrollutvalg for alle organisasjonsledd. For øvrig må idrettsrådet benytte forslag og veiledning utarbeidet for idrettslag.
Behandle forslag til arbeidsprogram
Det er styret som legger frem forslag til arbeidsprogram. Årsmøtet skal drøfte og prioritere planer for anleggsutbygging og aktivitetsutvikling.
Fastsette tildelingskriterier for Lokale aktivitetsmidler (LAM) basert på Kulturdepartementets kriterier, NIFs krav og anbefalinger, samt lokale forhold
Idrettsrådene må formulere tildelingskriterier for Lokale aktivitetsmidler (LAM) på årsmøte. Kriteriene må være i henhold til krav gitt fra Kulturdepartementet (KUD), samt NIFs krav. Kriterier og krav står i brevet som NIF sender ut hvert år i mai/juni. I tillegg til kriterier og krav så står det noen anbefalinger fra NIF i det samme brevet. Idrettsrådene kan også ta hensyn til lokale forhold i fordelingen, dersom disse er innenfor kriterier og krav.
Noen idrettsråd vil ha gjennomført årsmøtet før tildelingsbrevet kommer (årsmøtet må avholdes innen utgangen av juni). NIF anbefaler i så tilfellet å se på tildelingsbrevet fra KUD og brevet fra NIF til idrettsrådene året før. Dersom tildelingskriteriene må endres etter årsmøtet, må enten årsmøtet ha gitt fullmakt til at styret foretar endringer, eller det må avholdes ekstraordinært årsmøte.
Behandle forslag og saker
Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre representanter ønsker skal behandles av årsmøtet. Husk at lovendringer må vedtas med 2/3 flertall. Øvrige forslag vedtas med alminnelig flertall.
For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.
Vedta idrettsrådets budsjett
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for idrettsrådet.
Valg
Se lovnormen § 12 jf. NIFs lov § 2-21 om stemmegivning og gjennomføring av valg.
Det er valgkomiteen som innstiller på alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av styret i idrettsrådet.
Alle idrettsråd i NIF må minimum velge følgende tillitsverv:
- Styre med leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
- Kontrollutvalg med leder og minst 1 medlem
- Valgkomité med leder, minst 1 medlem og minst 1 varamedlem
I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettsrådets egen lov foreskriver.
Det er anledning til å velge personer til tillitsvervperioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. i 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.
Idrettsråd som har en årlig omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.
Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettsrådet på idrettskretstinget. Dersom årsmøtet ikke har foretatt et valg, oppnevnes representantene av styret.
Ikrafttredelse av valg og andre beslutninger på årsmøtet
Valg og vedtak som fattes på årsmøtet trer i utgangspunktet i kraft straks de er fattet, med mindre idrettsrådets lov sier noe annet, eller årsmøtet beslutter noe annet i forbindelse med vedtaket.
For vedtak som omfatter lovendringer, er hovedregelen at disse trer i kraft straks de er vedtatt, med mindre årsmøtet beslutter noe annet, jf. lovnormen § 15, jf. NIFs lov § 2-2.
ETTER ÅRSMØTET
Utarbeidelse av protokoll
Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to representantene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen.
Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettsrådets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr. brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene. Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettsrådets hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til representantene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettsrådet kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.
Registrering i Brønnøysundregistrene mm.
Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv. i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.