Inkluderingsfond Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane

Inkluderingsmidlar i idrettslaget er avsette, øyremerka midlar som skal gå til å dekke utgifter til barn og unge opp til 18 år der familien ikkje sjølv kan betale for ulike nødvendige kostnadar med å delta i idrettslaget sin aktivitet    

• Støtta skal vere personleg og ikkje gå til heile lag eller grupper i idrettslaget 
• Støtta må vere basert på ein søknad/henvending til idrettslaget (sjå "søknad til idrettslaget")
• Midlane kan gå til barn/unge som er medlem eller som ynskjer å bli det 

Styret i idrettslaget: 

• Styret i idrettslaget må gjere eit vedtak om å opprette ei slik ordning i idrettslaget, med avsette øyremerka midlar til føremålet, retningslinjer og ansvarlege personar som følgjer opp ordninga
  • Styret kan vedta å opprette eit eige utval eller oppnemne personar/roller som skal ha ansvaret for ordninga 
  • Styret må vedta retningslinjer for bruken av midla 
  • Midlane bør stå på eigen bankkonto 
• Etter tildeling av inkluderingsmidlar må idrettslaget føre anonymisert oversikt og rekneskap for bruken av midla (sjå døme lenger ned)
• Ordninga skal reviderast saman med idrettslaget sin rekneskap
• Idrettslaget må ha rutinar for å slette personleg informasjon 
• Idrettslaget må rapportere på bruken av midla til Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane når midla er brukt opp. Det vil då vere mogleg å søke om tilføring av nye midlar. 

Inkluderingsmidlar i idrettslaget kan gå til å dekke kostnadar som: 

• Medlemskontingent (sjå spesifikk informasjon om medlemskontingent under) 
• Treningsavgift  
• Lisens 
• Reise 
• Ulike eigenandelar ved deltaking på konkurranse/arrangement (startkontingent, turneringsavgift og liknande) 
• Nødvendig personleg utstyr  

Lista er ikkje uttømmande.

Spesielt om medlemskontingent: 

Dersom idrettslaget skal dekke medlemskontingenten til den einskilde, merk følgande:  

• Det er eit krav frå Kulturdepartementet om personlege medlemsskap for alle medlemar i idrettslag i Norges idrettsforbund.  
• Det betyr at idrettslaget skal registrere medlemane i eit godkjent medlemssystem og at kontingenten skal vere fakturert frå medlemssystemet  
• Medlemskontingenten som vert fakturert må samsvare med det vedtaket årsmøtet i idrettslaget har gjort* 
• Medlemskontingent og/eller treningsavgift kan fakturerast samla, men må i fakturaen kome fram som sjølvstendige krav
• Faktura på medlemskontingent kan ikkje krediterast, men det er mogleg at idrettslaget betalar fakturaen for medlemen eller at idrettslaget refunderer kostnaden til medlemen.  

*Merk at minimumskravet for medlemskontingent er kr. 50,- per medlem (medlemskontingenten vert vedteken på idrettslaget sitt årsmøte).   

Døme ved dekking av andre kostnader: 

Treningsavgift: 

• Utbetaling/refusjon frå idrettslaget til den enkelte
• Beløpet kan overførast internt frå inkluderingsmidlane til den aktuelle gruppa/idrettsgreina (som inntektsfører beløpet i den einskilde gruppa)

Treningsutstyr, døme på løysingar:  

• Rekvisisjon til sportsbutikk på at personen kan få hente ut utstyr. Sportsbutikk sender faktura til klubben 
• Betale ut summen det er søkt om til den enkelte, som i etterkant må levere dokumentasjon på kva pengane har gått til (t.d. kvittering) 

Tildeling frå inkluderingsmidlane må vere basert på ein søknad/henvending. Søknad til idrettslaget må vere minst mogleg byråkratisk og det må vere låg terskel for å ta kontakt med dei ansvarlege personane/utvalet i idrettslaget. Her kan idrettslaget finne fleire ulike framgangsmåtar som høver for sin organisasjon: 

• Opprette eit enkelt søknads-/kontaktskjema 
• La det vere mogleg å ta kontakt på epost/sms/tlf til kontaktpersonar for ordninga. Legg kontaktinformasjon synleg. 
• Ordninga bør vere tillitsbasert. Det skal ikkje vere naudsynt for den som tek kontakt å levere skriftleg dokumentasjon på kvifor ein treng støtte. Terskelen for å ta kontakt for å få hjelp til å dekke kostnadar er ofte høg.  
• Det er dei oppnemnte personane/utvalet som handsamar søknadane. Oppnemnde personar/utval handsamar søknadane konfidensielt og er kjent med reglar for personvern.   
• Ansvarlege for inkluderingsmidlane kan prioritere mellom søknadar/henvendingar dersom det blir naudsynt ut frå dei økonomiske rammene som føreligg. Ei slik prioritering treng ikkje grunngjevast.  
• Idrettslaget må føre oversikt på kva kostnadar som vert dekka av dei avsette midlane (sjå minimumskrav under)

Idrettslaget bør informere tydeleg på sine nettsider/informasjonskanalar om  retningslinjene for ordninga. Det vil seie kva midlane kan gå til, korleis ein søker og kven ein kan henvende seg til. Det er viktig å jobbe aktivt for at ordninga vert kjent blant både dagens medlemmar og dei som ynskjer å bli det. Det er også viktig at alle grupper i fleiridrettslaget som organiserer aktivitet for barn og unge er kjent med ordninga, samt lagleiarar, trenarar, økonomiansvarlege og andre ressurspersonar i og rundt idrettslaget. 

• Bruk nettsider/sosiale medium til å informere om ordninga
• Informer på årsmøte, gruppestyremøte, foreldremøte, samt andre aktuelle møteplassar og til aktuelle samarbeidpartar i lokalmiljøet
• Vurder plakatar/oppheng på idrettslaget sine aktivitetsområde 
• Gi ekstra tydeleg informasjon til nøkkelpersonar som kasserar/økonomiansvarleg, barneidrettsansvarleg, gruppeleiarar, lagleiarar, trenarar og andre nøkkelpersonar/roller i idrettslaget   
• Send informasjon gjennom idrettslaget sitt medlemssystem
• Ha informasjon om ordninga på faktura som idrettslaget sender ut

Internt i idrettslaget: 

• Midlane bør stå på eigen bankkonto i idrettslaget sitt namn og vere ein del av idrettslaget sin rekneskap. Bankkontoen skal disponerast av to personar i fellesskap. 
• Støtte til inkluderingsmidlar i idrettslag må førast mot ein balansekonto i rekneskapen
• Bruk av midla førast ut av bank og mot balansekontoen
• Ved intern overføring (døme med treningsavgift), inntektsførast beløpet i den einskilde gruppa og mot denne balansekontoen 

Døme på minimumsopplysningar i rekneskapen: 

Det skal ikkje takast med personopplysningar i rekneskapen for inkluderingsmidlane.

Rapport til Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane: 

• Idrettslaget må fylgje Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane sine kriterie for rapportering på tildelte midlar
• Dersom tildelte midlar er brukt opp og dette er dokumentert gjennom rapport, kan idrettslaget søke om meir midlar til ordninga

Kva er inkluderingsmidlar i idrettslaget

Mal for rekneskap