Gratulerer med vervet som tillitsvalgt i nystartet idrettslag.
Som tillitsvalgt i et nystartet idrettslag er det nok mange spørsmål som dukker opp. Kanskje det er første gang du og de andre styremedlemmene skal drifte en klubb? Vi ønsker at dere skal komme raskt i gang og at arbeidet i idrettslaget skal føles oversiktlig og enkelt. Erfaringen viser at idrettslag som arbeider strukturert og etter en plan får flere medlemmer og lettere greier å rekruttere tillitsvalgte. Derfor vil vi dele med dere de gode eksemplene og erfaringene fra idrettslag gjennom mange år. Så hvorfor ikke prøve?
- Utarbeid et felles fundament
Idrettslag sin visjon, verdier og virksomhetside (de tre v’ene) er utgangspunktet for alt arbeid som skal skje. Men det er også en måte å bygge omdømme på. De tre v’ene er veiviser for tillitsvalgte, aktive, foreldre, nærmiljø og andre. Se verksemdsplanprosess (virksomhetsplanprosess).
- Lag en plan
Når fundamentet (de tre v’ene) er på plass, er det mye lettere å lage en plan. En plan er et strategisk dokument for aktiviteten og utviklingen av idrettslaget. De tre v’ene viser vei, og arbeidet skal gjenspeile dette. Bruk gjerne organisasjonshjulet med de seks områdene (organisasjon, trenere, ledelse, aktivitet, anlegg og arrangement) som overskrifter. Planen skal være så enkel så mulig, men en god beskrivelse av hva dere skal jobbe med og hvordan.
- Lag et årshjul
Et årshjul er en skjematisk oversikt over de arbeidsoppgaver som gjentas hvert år. Dette kan være: ulike søknadsfrister som treningstid og økonomiske midler, årsmøteforberedelser, regnskapsrapporter osv. Har dere et årshjul er det enkelt å ha oversikten til enhver tid. Se mal her.
- Fordel arbeidsoppgaver på flere
Styret består av et visst antall styremedlemmer. Å sitte i et styret i idrettslaget er et kollektivt ansvar. Leder har ikke noe mer ansvar enn øvrige styremedlemmer. Arbeidsoppgaver bør fordeles på alle styremedlemmene da dette skaper tilhørighet og eierskap. Hvert enkelt styremedlem bør få ansvar for eget arbeidsområde. Det er heller ikke noe i veien for å involvere flere personer selv om disse ikke er valgt på årsmøte. Og husk at arbeidsoppgavene ikke skal løses på styremøte, men i perioden imellom.
- Avhold styremøter jevnlig
Avtal dato for styremøter for hele perioden på første styremøte etter årsmøte. Hvor mange styremøter dere trenger avhenger av hvilke oppgaver som skal løses. Lag en fast agenda, og send ut styrepapirer i forkant av møtene. Det skal føres protokoll fra alle styremøter som viser hvilke vedtak som er gjort. Vedtakene bør vise tidsfrist og hvem som er ansvarlig.
- Lag gode rutiner og retningslinjer
Styrets viktigste oppgave er å iverksette årsmøte sine vedtak, og bruke og forvalte idrettslagets midler på en forsiktig måte. Den beste måten å gjøre dette på er å etablere gode rutiner og retningslinjer. Bankkonti skal være registrert på idrettslaget. Det skal ikke forekomme at idrettslagets/ gruppenes penger settes på bankkonti registrert på privatpersoner. Idrettslaget er pålagt å tegne underslagsforsikring for de som disponerer konti. Se retningslinjer her.
- Sørg for å ha oppdatert medlemsoversikt
Hvert år skal idrettslaget gjennomføre samordnet rapportering. Dette er en rapport til NIF som viser oversikt over hvor mange medlemmer og aktive medlemmer idrettslaget har fordelt på alder og kjønn. Samordnet rapportering danner grunnlag for økonomisk støtte til idrettslaget. Det er et krav at idrettslaget har en oppdatert medlemsoversikt, og at alle medlemmer skal være registrert i idrettens eget medlemssystem (KlubbAdmin) eller tredjepartsløsninger med godkjent integrasjon. Ta kontakt med support@idrettsforbundet.no for å få de rette tilgangene.
- Skaff deg rett kompetanse
Idretten er en frivillig organisasjon som i stor grad er basert på dugnadsarbeid. Samtidig blir idrettslagene mer komplekse organisasjoner, ofte med stor økonomi og mange personer involvert. Som tillitsvalgt har du ansvar for å forvalte idrettslaget på en god måte for medlemmene. Hva dette innebærer kan du lære mer om ved å delta på våre kurs og temakvelder. Deltakelse på kurs er investert tid som er mye verdt, og som kan spare dere for mye tvil og frustrasjon.
Idrettskretsen har klubbveiledere som kan bistå klubben med å utarbeide verdier, visjon og virksomhetside. De fleste kurs- og kompetansetilbudene er gratis for klubben. Vi anbefaler at dere starter med kurset Klubbens styrearbeid i praksis. Kurset gir grunnleggende forståelse for styrearbeidet. Gjennomføringen tar 3-4 timer og er gratis! Ta kontakt med oss for å avtale dato.
Alt som er nevnt og mye mer kan dere finne i klubbhåndbok-sidene og økonomisidene. Her finner dere forslag til bl.a. rutiner, retningslinjer, funksjonsbeskrivelser og ulike maler som kan tas i bruk, som dere kan hente og tilpasse.
Lykke til med idrettslagsarbeidet og ta kontakt med oss for bistand - vestland@idrettsforbundet.no eller telefon 55 59 58 00
