Foto: Frode Heiland
Informere involverte parter
Når styret har fattet et vedtak om utfallet av varslingssaken, skal både den som har varslet og den det er varslet om få informasjon om dette. Informasjonen skal deles med de i separate brev, slik at de mottar informasjonen skriftlig. Brevet bør sendes på sikker måte til mottaker. Dette kan enten gjøres via kommunikasjonsfunksjonen i MittVarsel, på e-post som er kryptert eller via normal post.
Dersom det er andre involverte, skal de få informasjon om at saken er ferdig behandlet, men de skal i utgangspunktet ikke få detaljene om utfallet av varslingssaken. Det kan imidlertid være unntak, men dette må vurderes konkret i hver enkelt sak. Ta gjerne kontakt med din idrettskrets eller rådgivere i NIF dersom du er usikker.
Følge opp konklusjon og vedtak i saken
Styret skal etter å ha informert partene om utfall, også følge opp konsekvens av saken og sørge for at reaksjoner som er gitt gjennomføres.
Dette kan innebære å informere andre organisasjonsledd om saken, eller å sende den videre til påtalenemda. Men det kan også være at reaksjonen kun gjennomføres innad i organisasjonsleddet.
Oppsummering, lagre og avslutte saken
Det er det viktig å sørge for at all relevant informasjon i saken er lagt inn og lagret på en trygg og sikker måte. Dersom du har brukt Mitt varsel, eller lignende kryptert system, kan alt fortsatt forbli lagret der. Har du informasjon lagret andre steder, som på e-post eller på PC, bør dette legges inn i systemet dere bruker, og så skal dette slettes.
Dersom dere ikke har et system for sikker lagring og har behov for å ta vare på informasjon i saken, anbefaler vi at de saksansvarlige tar vare på saksloggen og sine saksnotater, men sletter navn og andre ting som kan identifisere personer.
Styret vil i en varslingssak få informasjon som er sensitiv. Det er viktig at denne informasjonen holdes konfidensiell og ikke deles med flere enn nødvendig, også i etterkant av en varslingssak. Dette er viktig for å forebygge at det oppstår rykter etter at en sak er ferdig behandlet. Det er et mål at personer som har varslet og/eller vært utsatt i en sak, føler seg trygge og ønsker å fortsette i aktiviteten som før. Forebygging av rykter og negative kommentarer er et viktig tiltak for å sikre dette.
Varslingssaker kan oppleves som belastende for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Enkelte kan trenge noen å snakke med etter at saken er ferdig konkludert. Det kan henvises til disse hjelpetelefonene, dersom det er behov for det.