Tips til årsmøtet

Årsmøter i idrettslag kan gjennomføres digitalt, fysisk eller hybrid alt etter hva medlemmene ønsker. 

Valgkomiteen må huske å sjekke om personene som ønskes å innstilles til verv er valgbare.

Et medlem er valgbar når medlemmet

• har vært medlem i minst én måned (både fått godkjent søknad om medlemskap og betalt medlemskontingent minst én måned før årsmøtet avholdes)
• fyller minst 15 år i valgåret
• Ikke skylder medlemskontingent. 
  Se NIFs lov § 2-5 og tilhørende veiledning rett etter lovteksten.
• ikke er ansatt og har en stilling på mer enn 20% eller lønn som overstiger 1G – Se NIFs lov § 2-6 og tilhørende veileder
• ikke har økonomiske særinteresse i driften av organisasjonsleddet som overstiger 1G – Se NIFs lov § 2-7 og tilhørende veileder

Hvis nei, må idrettslaget vente med å sende ut medlemskontingenten til årsmøtet har vært avholdt.

Vedtak om medlemskontingent er en av årsmøtets lovpålagte oppgaver. Vi anbefaler at årsmøtet vedtar medlemskontingent for påfølgende år på årsmøtet i inneværende år. Dette blant annet for at idrettslaget skal kunne kreve inn medlemskontingent allerede i januar av nye medlemmer som ønsker å melde seg inn i idrettslaget. Disse vil da kunne få stemmerett og kunne være valgbare til idrettslagets årsmøte samme år. Nytt medlem må ha betalt medlemskontingent og vært medlem i minimum en måned før årsmøtet for å kunne ha stemmerett og være valgbar.

Hvis det er forslag om å opprette eller legge ned en gruppe i idrettslaget så må det gjøres noen vedtak på årsmøtet:

• Et forslag om opprettelse/nedleggelse av gruppe med begrunnelse – krever alminnelig flertall
• Et forslag om endring av idrettslagets lov § 2-(2) hvor det står hvilke særforbund idrettslaget er medlem av. Her må det enten legges til eller tas bort særforbund – krever 2/3 flertall
• Legge til eller ta bort gruppa i organisasjonsplanen som behandles på årsmøtet – krever alminnelig flertall.

Les mer her for å se hva som skal sendes til idrettskretsen dersom dere gjør endringer. 

• 1 måned før – Innkalling
• 2 uker før – Forslagsfrist
• 1 uke før – Tilgjengeliggjøre sakliste og alle nødvendige saksdokumenter. 

Sende innkomne forslag til kontrollutvalget som eventuelt lager en uttalelse.

• Saklisten med innstilling til vedtak i alle saker inkludert innkomne forslag og forslag til forretningsorden. 
• Årsregnskap (resultat, balanse og noter) som er signert av hele styret og evt. daglig leder. 
• Årsberetning og økonomisk beretning som signeres av hele styret og evt. daglig leder. 
• Kontrollutvalgets beretning, signert av hele kontrollutvalget. 
• Eventuelt revisors beretning i signert versjon. 
• Idrettslagets lov. 
• Valgkomiteens innstilling (også om den er mangelfull). 
• Styrets innstilling til valgkomite. 

• Dirigent 
• Protokollfører 
• To medlemmer til å signere protokollen 
• Tellekorps – anbefales at de er minst to, men helst tre eller fem 

• Registrering av deltakere ved ankomst – inkluderer å ha oversikt over om de har stemmerett eller ikke. 
  • Stemmerett krever: er medlem, skylder ikke medlemskontingent, fyller minst 15 år i løpet av kalenderåret, er ikke ansatt i idrettslaget. Nye medlemmer må ha blitt medlem og ha betalt medlemskontingenten for minst én måned siden. 
  • Liste over deltakerne på årsmøtet skal være med i, eller være et vedlegg til protokollen. 
•  Holde oversikt over hvor mange stemmeberettigede det til enhver tid er til stede underveis i årsmøtet. Viktig ved avstemminger som ikke er enstemmige. 

• Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag hvis det foreligger mer enn ett forslag. 
• Ved forslag om skriftlig avstemming i andre saker kan det vedtas og gjennomføres. 

Punktene under kan hjelpe til med å gjennomføre et mer sømløst årsmøte, særlig for større idrettslag.

• Nummerlapper til alle som kan be om ordet (delegatnummer/ representantnummer)
• Klubbe til dirigenten
• Tavle hvor talerlisten noteres
• Mikrofon og evt. talerstol
• Skjerm/ lerret for å vise hvilken sak som behandles eller presentere forslag