I forskrift om Studieforbund står følgende:
Definisjoner
- Kurs: Organisert opplæring i samsvar med en studieplan som på forhånd er godkjent av studieforbundet.
- Kurstime: 60 minutter med organisert læring. Pauser på inntil 15 minutter per time kan inngå.
- Studieplan: Plan som redegjør for kursets innhold, læringsmål, målgrupper, kursansvarlig, bruk av læringsressurser, metoder og varighet.
Følgende forutsetninger skal oppfylles for at et kurs kan telle med i tilskuddsgrunnlaget:
- Kurset skal bestå av minst fire kurstimer.
- Kurset skal ha minst fire deltakere. Studieforbundet kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra kravet om minste antall deltakere.
- Studieplan for kurset skal være godkjent av studieforbundet eller medlemsorganisasjon før kursstart.
- Studieforbundet eller en medlemsorganisasjon i studieforbundet skal være arrangør av kurset.
- Kurset skal være offentlig kunngjort og åpent for alle; dette er ikke til hinder for at et kurs primært retter seg mot bestemte målgrupper.
Kurs kan arrangeres som fysiske kurs eller som digitale kurs, eller som en kombinasjon av disse. Ved hel eller delvis bruk av digitale kurs skal alle deltakere og kursleder delta samtidig. Studieforbundet eller medlemsorganisasjonen skal i studieplanen vise hvilken undervisningsform som benyttes.
Følgende forutsetninger skal oppfylles for at en deltaker kan telle med i tilskuddsgrunnlaget:
- Deltakeren skal være fylt 14 år innen utgangen av det året opplæringen foregår.
- Deltakeren skal ha deltatt i minst 3/4 av kurstimene.
Rapportering:
- Rapportering er en forutsetning for tilskudd. Det skal ikke utbetales tilskudd dersom et studieforbund ikke oppfyller rapporteringsplikten.
- Studieforbundene har ansvar for å rapportere korrekt antall kurstimer. Tid til selvstudium skal ikke inngå. Grunnlaget for rapporteringen skal dokumenteres.
- Rapport om kursvirksomheten skal sendes til departementet innen 1. mars året etter at kursvirksomheten fant sted.
- Innrapporterte studietiltak skal dokumenteres med fremmøtelister som viser møtedatoer, timetall og deltakernes navn, fødselsår, kjønn og bostedets postnummer. Fremmøtelisten skal være signert av kursansvarlig for kurset. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst fem år.
Internkontroll:
- Studieforbundene har ansvar for at organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Det skal finnes dokumentasjon på rutiner for internkontroll.
Gratis lokaler:
- Når det holdes kurs med tilskudd etter forskriften, skal studieforbundet eller medlemsorganisasjonen ikke belastes for utgifter til lokaler, lys, varme, renhold, tilsyn og bruk av utstyr i offentlige undervisningslokaler. Første punktum gjelder kurs som holdes på hverdager i undervisningsåret, unntatt undervisningsferier, og ikke varer lenger enn til kl. 21.00. Det må finnes særskilt avtale med lokaleier for utlån utover dette.
Dokumentasjon:
- Studieforbundet skal gi kursdeltakere en dokumentasjon på gjennomført kurs. Dokumentasjonen skal minst inneholde studieforbundets navn, kursdeltakerens navn, innhold og omfang av kurset og læringsmålene i kursets studieplan.
Utdrag fra forklaringen til forskriften:
En kursøkt som for eksempel går over tre timer, innrapporteres som tre kurstimer selv om det er innlagt pauser à inntil 15 minutter per time. Tre timer sammenhengende undervisning kan ikke omregnes til fire 45-minutters enheter.
Det må være studieforbundet eller medlemsorganisasjonen som arrangerer kurset. Dette betyr at et studieforbund ikke kan ta med kurs i tilskuddsgrunnlaget som er arrangert av en organisasjon som ikke er medlem av studieforbundet.
Departementet presiserer at kravet til samtidighet er oppfylt når læringsplattform som benyttes har kommunikasjonsmuligheter mellom kursleder og kursdeltakerne, og kursdeltakerne seg imellom, og når både kursleder og kursdeltakerne er logget på samtidig.
Aldersgrensen på 14 år er ikke til hinder for at yngre kan delta, men disse deltakerne utløser ikke statstilskudd.