Utarbeidelsen av virksomhetsplanen må involvere flest mulige medlemmer. Dette vil skape best eierskap til planen.
Prosessen innledes med en GAP-analyse som gir svar på følgene:
- Hva er klubbens situasjon i dag?
- Hvordan ønsker de at klubben skal bli?
Styret må være med gjennom hele prosessen og sørge for å involvere mange i starten av prosessen for å få en best mulig felles forståelse hvordan medlemmene ønsker at klubben skal utvikle seg. Deltakerne i prosessen bør representere alle de ulike delene av klubben, både sportslige ledere, personer i komiteer og utvalg og andre typer lederverv i idrettslaget.
Virksomhetsplanen bør vedtas på klubbens årsmøte. Da kan klubbens styre gjøre prioriteringer og ta beslutninger ut fra en felles vedtatt plan. Det blir enklere å prioritere fordi klubben vil bruke mindre tid på uenigheter og uavklarte interessemotsetninger.
Det skal kun lages én virksomhetsplan i fleridrettslag. Gruppene må ta utgangspunkt i denne planen når de lager sportsplaner og handlingsplaner for sin spesifikke aktivitet/idrett.