Klubbesøk
På et klubbesøk kommer det en representant fra idrettskretsen på besøk til idrettslaget, gjerne i forbindelse med et styremøtet. Målet er at idrettskretsen blir bedre kjent med klubben og at klubben blir kjent med hvem idrettskretsen er og hva vi kan bidra med for å gjøre klubbhverdagen enklest og så effketiv som mulig.
Den praktiske gjennomføringen er fleksibel, men det kan gjerne gjennomførest i forbindelse med et styremøte i klubben. Tidsbruken er også fleksibel og dette tilpasses etter klubbens ønske, 30 minutt bør dog være et minimum.
Startmøte
Startmøtet er en klubbprosess som skal bevisstgjøre deltakerne på klubbens situasjon, de vurderer sammen hva som kan gjøres for å få klubben til å fungere enda bedre, og klubben ansvarliggjør seg selv på noen konkrete tiltak som de selv mener bør gjøres for å forbedre sin egen situasjon. Idrettslaget får besøk av en skolert veileder som bistår idrettslaget til å se muligheter og til å stake ut en riktig og hensiktsmessig kurs med hensyn til de ambisjonene som nettopp din klubb har/burde ha.
Startmøtet inneholder følgende hoveddeler:
I en enkel prosess vil veilederen sammen med klubbledelsen involvere annet ressurspersonell både for idéskapning, arbeidsfordeling og utarbeidelse av en fremdriftsplan. Startmøtet, som er en fire timers økt, følges opp med et oppfølgingsmøte 6-12 måneder etter startmøtet.
Virksomhetsplan
En plan som omfatter klubbens visjon, verdier, virksomhetsidé, hovedmål, virkemidler og handlingsplan.
Utarbeidelsen av Virksomhetsplanen må involvere flest mulige medlemmer. Dette vil skape best eierskap til planen.
Prosessen innledes med en GAP-analyse som gir svar på følgene:
- Hva er klubbens situasjon i dag?
- Hvordan ønsker de at klubben skal bli?
Styret må være med gjennom hele prosessen og sørge for å involvere mange i starten av prosessen for å få en best mulig felles forståelse hvordan medlemmene ønsker at klubben skal utvikle seg. Deltakerne i prosessen bør representere alle de ulike delene av klubben, både sportslige ledere, personer i komiteer og utvalg og andre typer lederverv i idrettslaget.
Det er lurt å gjennomføre denne prosessen før årsmøtet, da virksomhetsplanen bør vedtas der. Da kan klubbens styre gjøre prioriteringer og ta beslutninger ut fra en felles vedtatt plan. Det blir enklere å prioritere fordi klubben vil bruke mindre tid på uenigheter og uavklarte interessemotsetninger.
Det skal kun lages én virksomhetsplan i fleridrettslag. Gruppene må ta utgangspunkt i denne planen når de lager sportsplaner og handlingsplaner for sin spesifikke aktivitet/idrett.
Her må det settes av totalt 12-15 timer til arbeidet. Å gjøre dette en helg er derfor fint, og da med en oppfølging en tid seinere.