Duplikater oppstår ved at det opprettes en ny person i stedet for at det legges til en funksjon på en eksisterende.
For å samle alle funksjoner og kun sitte igjen med en person, slås duplikater sammen.
Alle med tilgang til personmodulen kan merke personer som duplikater. For å slå sammen dupliktater må du ha en av følgende funksjoner:
- Administrativt ansatt NIF/IK/BIK
- Administrativt ansatt SF/SK
- Org. Administrator NIF/IK/BIK
- Org.administrator SF/SK
Under fanen "Duplikater" er en liste over personens duplikatmarkeringer, også de indirekte (vi sier at lista er rekursiv). Det betyr at hvis Person A og Person B er duplikatmarkert, og Person B og Person C er duplikatmarkert, vil både Person B og Person C vises i duplikatlista til Person A.
Fra denne lista velges de personene man vil ta med i duplikatsammenslåingen. Det er mulig å slå sammen flere personer i en operasjon.
Som standard er alle personene i lista valgt. Det betyr ikke nødvendigvis at alle skal slås sammen. Det kan være snakk om "mulige duplikater". Eksempelvis at far og sønn, tvillingbrødre eller bare to personer med samme fornavn som bodde i samme by har blitt markert.
Duplikatsammenslåing er en kraftig operasjon som ikke lar seg reversere!
Etter en duplikatsammenslåing sendes et varsel på e-post til personen om at vedkommende har blitt duplikatsammeslått.
En sikkerhetssjekk gir brukeren et advarsel dersom minst en av personene som er valgt ikke har identisk kjønn, fødselsdato eller navn. Dersom dette advarselet dukker opp, skal personopplysningene kontrolleres nøye. Velg bort personen som ikke skal være med i sammenslåingen.
Oppdages personer i lista som åpenbart ikke er duplikater, opphev duplikatmarkeringen ved å merke disse og klikk på "Fjern valgte"-lenken.
Personopplysninger
Merk: Det er kun personen(e)s postadresse som gjennomgår denne behandlingen. Eventuelle ekstraadresser knyttet til duplikatene følger automatisk med videre.
For lese- og skriverettigheter (herunder samtykke) gjelder at de laveste innstillingene brukes videre.
Steg 2 - Funksjoner
Funksjonslista viser alle aktive og passive funksjoner fra alle de valgte duplikatene, sortert etter funksjonstype og dato. Velg de funksjonene som skal være med videre. I utgangspunktet er alle funksjonene valgt for å ta vare på så mye av historikken som mulig. Oppdages åpenbare feilregistreringer eller "test-funksjoner", bør disse velges bort.
Dersom to eller flere funksjoner av samme type for samme organisasjonsledd overlapper i tid, vil disse bli slått sammen.
Eksempel: Hvis Person A har registrert et medlemskap i et idrettlag fra 2005 til 2009 og Person B har et medlemskap i samme idrettslag fra 2007, som fremdeles er aktivt, vil disse to medlemskapsfunksjonen slås sammen til en funksjon som er aktiv fra 2005.
Dersom valgte duplikater har overlappende lisenspliktige funksjoner (utøver/spillerfunksjoner) for ulike organisasjonsledd, vil det ikke være mulig å komme videre i sammenslåingen.
En grunnleggende regel er for disse funksjonene er at en utøver kun kan være aktiv i et idrettslag om gangen. Kontakt særforbundet for en vurdering om det mangler en overgang eller gjør nødvendige endringer på funksjonene.
Medlemskap behandles som alle andre funksjoner. Noen forretningsregler kan tre i kraf ved en sammeslåing. Det mest synlige er gruppe-til-klubbspeilingen, som innebærer at for personer som viderefører et gruppemedlemskap, opprettes det et medlemskap i det overliggende klubbleddet, dersom dette ikke fantes fra før. Alle medlemssøknader og funksjoner i medlemsutvalg blir utomatisk videreført.
Funksjonstypedetaljer blir automatisk videreført for de funksjonene som tas med videre. Ved funksjonssammenslåing der flere funksjoner har tilknyttet samme funksjonstypedetalj, velges den sist registrerte av disse.
Steg 3 - Lisens
Dersom ingen av duplikatene har registrerte lisenser, hoppes dette steget automatisk over og sammenslåing utføres.
Dersom det er lisenser, kan de som skal videreføres velges. Det er ønskelig å ta vare på mest mulig historikk, men en person kan ikke ha mer enn en lisens for samme lisensperiode. Det gjøres derfor et automatisk valg i de tilfeller der samme lisensperiode sammenfaller. Lisensen med mest informasjon bør videreføres, lisensene rangeres etter status, der betalt går foran ubetalt, og utskrevet foran ikke-utskrevet. Den høyest rangerte lisensen er den som standard velges.
Sammenslåing
Klikk "Fortsett" og selve sammenslåingen foretas. Dette betyr at en ny person opprettes med personopplysningene fra steg 1. De opprinnelige personene slettes. Alle funksjoner og lisenser som er valgt i steg 2 og 3 legges til den nye personen.
I tillegg til funksjoner og lisenser er det mellom 30 og 40 andre attributter og koblinger som automatisk skal videreføres. For eksempel kursdeltakelser, kompetanser, individuelle påmeldinger til arrangementer, ferdighetsmerker, overganger, dommeroppdrag, kamphendelser, arrangementfunksjoner, adresselogg med mer..