Arrangementsmodulen i SportsAdmin brukes til å opprette, endre og godkjenne arrangementer, arrangementssøknader, og påmelding til arrangementer.
Eksempelvis kan særidrettsgrupper her registrere søknad om å avholde arrangementer, søknadene må godkjennes av Særforbundet. Påmeldingen kan utføres av arrangøren i SportsAdmin, eller fra utøverens særidrettsgruppe i SportsAdmin, eller fra utøveren/deltakeren selv i Min idrett.
Opprett arrangement
- Klikk på Mine Arrangementer under Arrangement i venstremenyen.
- Klikk på linken Opprett nytt arrangement.
- Fyll inn arrangementets navn, tid og sted.
- Dersom dette rennet skal foregå flere ganger klikk på Regelmessighet, eller gå videre til punkt 8.
- Fyll inn ønsket regelmessighet.
- Klikk på knappen Lag regelmessighet.
- Klikk på OK.
- Klikk på Neste.
- Velg arrangementsform, aktivitet/idrett, Nivå/type og Status.
- Fyll inn valgfri informasjon i beskrivelsesfeltet, ikke obligatorisk.
- Klikk på knappen Neste.
- Fyll inn arrangørens kontaktopplysninger.
- Velg Funksjon og klikk på linken Søk person, for informasjon om søk, se merknad under Enkelt søk etter arrangement.
- Marker person, og klikk på knappen Velg.
- Klikk på knappen Neste.
- Fyll inn dato for påmeldingsperiode, marker evt. for Tillat individuell påmelding i Min Idrett, Tillat påmelding uten organisasjonstilknytning og EMIT.
- Marker evt. for Påkrevd online betaling i Min Idrett, og velg oppgjørskonto.(Online betaling er kun tilgjengelig dersom brukersted er opprettet, se avsnitt Opprett brukersted for online betaling.)
- Klikk på knappen Neste.
- Marker klasser/øvelser, evt. endre dato, skriv inn klokkeslett og startkontingent.
- Klikk på knappen Legg til.
- Klikk på knappen Fullfør.
Arrangementsformen Idrettsarrangement benyttes til renn som skal være åpne for påmelding også for deltakere som ikke er medlem av klubben. Rennet godkjennes av Særforbundet. Arrangementsformen Lokalt arrangement benyttes til renn som kun skal holdes for klubbmedlemmer. Arrangementsformen Møte/seminar skal alle ha mulighet til å melde på. For at deltakere skal få meldt seg på et arrangement, må status være Godkjent.
Følgende statuser benyttes:
Søknad – når klubb/gruppe oppretter arrangement som krever forbundets godkjennelse.
Godkjent – Særkretsen setter denne statusen når de har godtatt et offisielt arrangement, eller klubb/gruppe får dette valget direkte på lokale arrangement og møter.
Avholdt – Settes automatisk når arrangementsdatoen er passert, eller man kan endre det manuelt
Avlyst – Settes når arrangementet avlyses.
Endre og godkjenne arrangementer
Kapitlet beskriver hvordan man endrer på et arrangement, og hvordan Særforbundet godkjenner arrangementssøknader.
- Søk etter arrangementet (se eget punkt).
- Klikk på arrangementets navn.
- Klikk på linken Endre Arrangement.
- Gå igjennom veiviseren og gjør ønskede endringer.
- Klikk på knappen Fullfør.
- Ingen endringer lagres før du klikker på knappen Fullfør.
- Skal du godkjenne et arrangement endrer du status til Godkjent i steg 2 i veiviseren.
- Er innholdet i feltene ”grået ut”, kan de ikke endres. Man kan f.eks ikke endre klasser/øvelser med påmeldte deltakere.
- Ønsker du i ettertid å legge til flere øvelser/klasser på et arrangement med regelmessighet, må du først legge inn ny regelmessighet.
Søk etter arrangement
Enkelt søk etter arrangement
- Klikk på Påmelding under Arrangement i venstremenyen.
- Skriv inn hele eller første del av navn på arrangementet.
- Velg idrett. (Du kan skrive inn aktivitet/aktivitetskode direkte.)
- Klikk på knappen Søk
- SportsAdmin fyller inn idrett automatisk, og presenterer alle arrangementer som antas å være aktuelle for den rollen du er pålogget med. Søkekriteriene vises i en ramme til høyre. Disse kan fjernes for å utvide søket. Fra menypunktet Mine Arrangementer, vil kun egne arrangementer presenteres, for de som har roller med rettigheter til dette.
- Du kan klikke på arrangementsnavnet i søkeresultatet for å se mer informasjon om arrangementet.
Avansert søk etter arrangement[rediger]
1. Klikk på Påmelding under Arrangement i venstremenyen.
2. Klikk på linken Avansert søk
3. Velg eller skriv inn verdier i følgende felt:
- Arrangement (skriv inn arrangementets navn)
- Status (velg arrangementets status fra nedtrekksmenyen)
- Idrett (klikk på forstørrelsesglass for å søke etter idrett, marker idrett eller evt. gren under idrett, og klikk på knappen OK nederst til venstre)
- Sted (klikk på forstørrelsesglass for å søke etter sted, sett hake for fylke eller evt. kommune under fylke, og klikk på knappen Lagre nederst til høyre)
- Dato (arrangementets dato)
4. Klikk på knappen Søk
Påmelding til arrangement
Påmeldingen kan utføres av utøverens klubb, Leder, Daglig Leder, Adm. Leder, Påmeldingsansvarlig og Arrangementsansvarlig er roller som gir tilgang til dette. Kapitelet beskriver hvordan du kan melde på dine klubbmedlemmer til et arrangement. For individuell påmelding som den enkelte utøver gjør selv, vises det til andre løsninger som www.minidrett.no
Meld på deltaker(e) til arrangement individuelle øvelser
- Søk etter arrangementet (se eget punkt)
- Klikk på linken Meld på deltakere
- Marker klasse fra listen og klikk på knappen Neste
- Sett hake ved ønskede deltakere, og klikk på knappen Neste
- Sett hake for øvelser deltakern(e) skal delta i.
- Klikk på knappen Fullfør.
- Sett hake ved de deltakerne som skal meldes på og evt. betales for. (Øvrige deltakere blir liggende i handlekurven og kan behandles senere.)
- Klikk på knappen Bekreft valgte/bekreft og betal
- Ved påmelding til arrangement med online betaling videresendes du nå til BuyPass for betaling.
- Det vil automatisk genereres en liste over medlemmer ut fra valgt klasse. Du kan også søke etter personer i medlemsarkiv eller idrettens databaser. Skriv inn deltakerens navn i Navn øverst på siden og klikk Søk. Du kan evt. også fylle inn flere felt for å gjøre et mer avansert søk.
- Om personen du søker etter ikke finnes i Idrettens database, kan du klikke på linken Registrer person.
- Etter å ha lagt til deltaker(e) kan du klikke på linken Ny deltaker for å søke og legge til flere deltakere.
- For å markere øvelse for alle deltakere samtidig, sett hake i boksen øverst pr. øvelse.
- En bekreftelse sendes automatisk til de deltakerne som har e-post adresse registrert. Hvis dette ikke ønskes, fjern haken for Send påmeldingsbekreftelse til påmeldte.
Meld på deltaker(e) til Lag
- Søk etter arrangementet (se eget punkt)
- Klikk på linken Meld på lag
- Marker klasse/øvelse fra listen og klikk på knappen Neste
- Velg klubb fra nedtrekksmeny eller velg Ny klubb, skriv inn navnet og velg klubben fra lista.(Kun dersom du er arrangementsansvarlig for forbund eller særkrets.)
- Klikk på knappen Nytt lag, gjelder også for å melde på flere lag fra samme klubb.
- Dobbelklikk på Lagsnavnet og skriv inn navn på lag, eller behold foreslått navn.
- Klikk på linken Legg til for å legge til Lagleder.
- Klikk på knappen Legg til deltaker for å legge til deltaker(e).
- Sett hake ved ønskede deltakere, og klikk på knappen Velg
- Klikk på Fullfør
- Sett hake ved de deltakerne som skal meldes på og evt. betales for. (Øvrige deltakere blir liggende i handlekurven og kan behandles senere.)
- Klikk på knappen Bekreft valgte/bekreft og betal.
- Ved påmelding til arrangement med online betaling videresendes du nå til BuyPass for betaling. Se egen veiledning: | Registrering av betalingskunde
- En person i klubben må registrere seg som betaler i Buypass, man kan da registere klubben sitt visakort på selg selv og betale med dette på laget som er påmeldt.
- Det vil automatisk genereres en liste over medlemmer ut fra valgt klasse. Du kan også søke etter personer i medlemsarkiv eller idrettens databaser. Skriv inn deltakerens navn i Navn øverst på siden og klikk Søk. Du kan evt. også fylle inn flere felt for å gjøre et mer avansert søk.
- Ved å klikke og dra i navnet til deltakeren kan du flytte deltakernes rekkefølge. Eller så markerer man deltakerens navn og klikker på linken Flytt opp/Flytt ned
- En bekreftelse sendes automatisk til de deltakerne som har e-post adresse registrert. Hvis dette ikke ønskes, fjern haken for Send påmeldingsbekreftelse til påmeldte.
Eksportere til Excel og XML
Eksport til Excel og XML, kan gjøres fra arkfanen Deltakere og Lag inne på et arrangement. Velg hvilket format du ønsker på rapporten Klikk på knappen knappen Last ned.
- Når du åpner et arrangement der en annen klubb er arrangør, får du en liste over påmeldte deltakere fra din klubb. Fra egne arrangement får du en liste over alle påmeldte til arrangementet.
- Knappen Last ned XML er kun synlig fra egne arrangement
Meld av deltaker
- Søk etter arrangementet (se eget punkt)
- Klikk på arrangementsnavnet i søkeresultatet
- Klikk på arkfanen Deltagere
- Velg Navn i nedtrekkslisten
- Marker deltaker i venstre vindu
- I høyre vindu, klikk på knappen Meld av for hver øvelse
- Du kan melde av og slette påmeldinger frem til arrangementsstart og før påmeldingsfristen er gått ut.
- Kontakt arrangøren for å refundere startkontigenten dersom deltakelsen er betalt online i systemet.
Meld av flere deltaker(e) i samme klasse/øvelse
- Søk etter arrangementet (se eget punkt)
- Klikk på arrangementsnavnet i søkeresultatet
- Klikk på arkfanen Deltager
- Velg Klasse/øvelse i nedtrekkslisten
- Marker klasse/øvelse i venstre vindu
- I høyre vindu, klikk på knappen Meld av for hver deltaker
- Du kan melde av og slette påmeldinger frem til arrangementsstart og før påmeldingsfristen er gått ut.
- Kontakt arrangøren for å refundere startkontigenten dersom deltakelsen er betalt online i systemet.
Meld av Lag
- Søk etter arrangementet (se eget punkt)
- Klikk på arrangementsnavnet i søkeresultatet
- Klikk på arkfanen Lag
- Klikk på linken Meld av for laget som skal meldes av
- Du kan melde av og slette påmeldinger frem til arrangementsstart og før påmeldingsfristen er gått ut.
- Kontakt arrangøren for å refundere startkontigenten dersom deltakelsen er betalt online i systemet.
Endre øvelse/klasse for påmeldt deltaker på individuelt arrangement
- Søk opp arrangementet.
- Klikk på arkfanen Deltagere.
- Klikk på lenken Endre bak navnet på deltakeren du skal endre.
- Merk klasse/øvelse deltakeren skal meldes av.
- Klikk på lenken Ny påmelding.
- Velg klasse og øvelse deltakeren skal meldes på.
- Fjern haken for send påmeldingbekreftelse/avmeldingsbekreftelse om du ikke ønsker at dette sendes ut.
- Klikk på knappen Lagre.
- Endring av øvelse/klasse er kun tilgjengelig når arrangementet er åpent for påmelding.
- Arrangøren har tilgang til å endre før og etter påmeldingfristen.
- Endring av arrangementer uten online betaling endres når man har lagret veiviseren. Man skal ikke bekrefte endringen i handlekurven.
Endre øvelse/klasse for påmeldt deltaker på individuelt arrangement med online betaling
- Søk opp arrangementet.
- Klikk på arkfanen Deltagere.
- Klikk på lenken Endre bak navnet på deltakeren du skal endre.
- Merk klasse/øvelse deltakeren skal meldes av.
- Klikk på lenken Ny påmelding.
- Velg klasse og øvelse deltakeren skal meldes på.
- Fjern haken for send påmeldingbekreftelse/avmeldingsbekreftelse om du ikke ønsker at dette sendes ut.
- Klikk på knappen Lagre.
- Bekreft og betal arrangementet fra handlekurven.
- Endring av øvelse/klasse er kun tilgjengelig når arrangementet er åpent for påmelding.
- Arrangøren betaler ikke for deltakere de selv melder på. Betaling skjer da utenfor SportsAdmin direkte til arrangør om deltakeren skal betale.
- Meldes du av en klasse/øvelse som kostet mer enn den klassen/øvelsen du endrer til må du kontakte arrangør for mellomlegget.
- Meldes du på i en klasse/øvelse som koster mer enn den du har betalt for betales kun mellomlegget
Endre brikkenummer
- Søk opp arrangementet.
- Klikk på arkfanen Deltagere.
- Klikk på lenken Endre bak navnet på deltakeren du skal endre.
- Skriv inn brikkenummeret.
- Klikk på knappen Lagre
- Det er kun mulig å endre brikkenummer for klubbene når arrangementet er åpent for påmelding.
- Arrangøren kan endre brikkenummer uavhengig av påmeldingsfristen.
- Brikkenummeret som legges inn vil automatisk bli det som registreres ved senere påmeldinger innenfor samme gren (eks. langrenn, alpint, skiskyting)