Bruk av tjenesten: Politiattestansvarlig

Hvordan legger jeg til en person som trenger politiattest i tjenesten?  
Kun medlemsansvarlig, og de aktuelle personene selv, kan tildele seg roller via Min side og rolletjenesten. Hvis en rolle krever politiattest, vil rollesøknadene bli lagt under "Behandle søknader" og vises på forsiden under "Administrer politiattester" som gule trafikklys. Dersom du har rollen som politiattestansvarlig og medlemsansvarlig, har du mulighet til å tildele roller fra under "innhent politiattester". Vær oppmerksom på at ungdomstrenere, barnetrenere og frivillige med ansvar for mindreårige eller personer med utviklingshemming alltid må ha politiattest.  

Må en person levere ny politiattest dersom de får en ny rolle i samme idrettslag, selv om de har levert politiattest for en annen rolle tidligere?
Ja, dersom en person får en ny rolle som innebærer endrede oppgaver og en annen type ansvar, må det innhentes ny politiattest. I vår tjeneste betyr dette at hvis personen tildeles en ekstra rolle i tillegg til den de allerede har, kreves det en ny politiattest for den nye rollen. Dette kan medføre at en person må fremvise flere politiattester, dersom vedkommende har flere roller med ulike ansvarsnivåer og krav. 

Hvem må fremvise politiattest?  
Alle med tillits- eller ansvarsroller overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming må fremvise politiattest. Dette gjelder både lønnede og frivillige, fra fylte 15 år. Personer med merknader på attesten kan ikke ha slike roller. Politiattestansvarlig eller vara skal sørge for at attestene er oppdaterte.  

Kan andre enn politiattestansvarlig se politiattestene?  
Nei, kun politiattestansvarlig og vara, utnevnt av hovedstyret i klubben, har tilgang til attestene. Vises en politiattest med anmerkning skal politiattestansvarlig også informere styreleder/daglig leder om at personen ikke kan ha en slik rolle i idrettslaget. Dette slik at styret i idrettslaget kan påse at personen ikke innehar slike roller.   

Når kan man kreve at en person fremviser politiattest?  
Alle personer som skal ha en oppgave eller verv som innebærer ansvars eller tillitsforhold til mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremvise politiattest. Om man bytter roller eller verv, skal man innhente ny politiattest. Under roller og verv står det nærmere beskrevet hvilke roller som krever politiattest. Det er viktig å merke seg at barnetrener, ungdomstrener og frivillig med ansvar for mindreårige alltid vil kreve politiattest.   

Hvilke roller krever politiattest i tjenesten? 
Barnetrener, ungdomstrener og frivillig med ansvar for mindreårige er roller som alltid krever politiattest. Andre roller må vurderes konkret, og du vil som politiattestansvarlig måtte vurdere om rollen krever politiattest under pkt. 1 under fanen behandling. Veiledning til hvilke andre roller som krever politiattest finner du ved å trykke på «hvem skal vise politiattest».  

Hvilke roller med politiattest importeres inn i tjenesten?
Alle trenerroller med fremvist politiattest og med en gjennomført trenerattest fra Treneradmin som ble lansert i juni 2021 vil bli overført til nytt system og må kun tildeles på nytt under importerte roller.

Alle trenerroller med kun gjennomført trenerattest, vil bli overført til nytt system og må kun tildeles på nytt under importerte roller. Dersom rollen har et krav om politiattest må politiattest fremvises før rollen kan godkjennes. 

Når skal det hentes inn ny politiattest?  
Ny attest skal hentes ved stillingsbytte eller endrede oppgaver. Unntak gjelder ved endring innen samme idrettsgren og aldersgruppe. Dersom det er noe usikkerhet om hvorvidt det tidligere er levert politiattest uten merknad, skal ny attest, eller kopi av tidligere fremlagt politiattest, alltid kreves. Politiattester brukt i andre idrettslag godtas ikke. Det skal hentes inn en egen politiattest for hvert enkelt idrettslag, blant annet for at politiet skal vite hvilke idrettslag personen har ansvar i, dersom personen senere for eksempel blir tiltalt for lovbrudd som gjør at idrettslaget da bør kontaktes av politiet.  

Må en person som får samme rolle igjen, levere politiattest på nytt? 
Nei, dersom en person fortsetter i samme rolle uten opphold, trenger de ikke å levere en ny politiattest. Dersom de derimot avslutter rollen og tar en pause på 4-5 måneder, må en ny politiattest innhentes – noe vår tjeneste håndterer automatisk. Hvis personen søker på samme rolle igjen innen 5 måneder, godtas den tidligere politiattesten automatisk. Har det derimot gått mer enn 5 måneder, opprettes det en ny søknad, og ny politiattest må innhentes.

Hva gjør man ved mistanke om nye lovbrudd?  
Idrettslagene har anledning til å be om ny politiattest (fornyet vandelskontroll) om de får nye opplysninger som gjør at man er usikker på om personen ikke lenger har en politiattest uten merknader. For eksempel dersom man får informasjon om at personen som skal utføre oppgavene, nylig er domfelt eller siktet for noe straffbart. Politiattest-tjenenesten har ikke en egen funksjon for å be om fornyet vandelskontroll. Dette på gjøres på politiets nettsider.   

Hvor lenge er en politiattest gyldig?  
Attesten som fremvises bør ikke være eldre enn 3 måneder etter utstedelse. I Idrettens digitale politiattestjeneste er det ikke mulig å registrere originale attester som er eldre enn fem måneder.  Ny attest kreves ved ny ansettelse eller ved nye oppgaver/verv i en annen idrett eller aldersgruppe. Det skal alltid hentes inn ny politiattest ved oppgaver i et annet idrettslag. Dersom det er noe usikkerhet om hvorvidt det tidligere er levert politiattest uten merknad, skal ny attest, eller kopi av tidligere fremlagt politiattest, alltid kreves.   

Hvordan skal sensitiv informasjon håndteres?  
Informasjon fra politiattesten skal behandles helt konfidensielt. Den styreoppnevnte politiattstansvarlige og vararepresentanten skal ikke videreformidle opplysninger de får som følge av at de leser/ser en politiattest til andre enn dem som har et nødvendig behov for informasjonen. Dette kan være informasjon til styreleder/daglig leder i idrettslaget for å sikre at personen ikke har eller fortsetter i andre roller som fordrer politiattest, eller det kan være informasjon til ansvarspersoner i et annet idrettslag om at disse må sikre at det der blir gjort tilsvarende sjekk av politiattest.   

Kan man utføre oppgaver uten å fremvise attest?  
Nei, det er ikke tillatt å utføre oppgaver som innebærer ett tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming uten å fremvise en gyldig politiattest. Dette gjelder både lønnede og frivillige, og fra fylte 15 år.  

Skal utenlandske trenere fremvise attest?  
Politiet leverer ut attest for tiden en person har hatt lovlig opphold i Norge. Vi anbefaler at det innhentes politiattest fra alle som har hatt lovlig opphold i mer enn tre måneder. Dette blant annet fordi det er viktig at det er registrert hos politiet at personen har en rolle som krever politiattest.  

For trenere fra land som har politiattestordninger tilsvarende den norske, vil en attest fra eget land være tilstrekkelig. Har personen hatt lovlig opphold i Norge i over 3 måneder skal også norsk politiattest innhentes.  

I mange land finnes det ikke tilsvarende ordninger, eller mulighet for å søke om attest. Personer med bakgrunn fra slike land, skal også kunne brukes i roller som krever politiattest, men det krever tiltak som kompenserer for manglende mulighet til å innhente politiattest. Derfor bør idrettslaget følge opp disse personene med:  

• En gjennomgang av hvilke forventninger norsk idrett har til sine trenere: Innføring i etisk og trygg idrett; idrettens leveregler, politiattestordningen, retningslinjer mot seksuell trakassering og overgrep, og hvilke forventninger vi setter til det å være et forbilde.   

• Å sørge for at det i en tilstrekkelig periode (ikke under ett år) er flere ansvarspersoner til stede på treningene.  

Det er den enkeltes ansvar å skulle fremlegge attesten, så det er treneren/ansvarspersonen selv som må skaffe både politiattest fra bakgrunnsland og fra Norge for tiden personen har vært i landet.  

Gå hit for å lese mer overordnet informasjon om politiattestordningen i norsk idrett 

På denne siden får du kontroll og status på søknaden, og oversikt over personer registrert i idrettslaget som har en rolle som krever politiattest. 

Hva kan du gjøre:

1. Under hvert av trafikklysene kan du raskt se status på søknadene. Alle som har fremvist attester, hvilke søknader som ligger til behandling og hvilke søknader som mangler krav som bør følges opp da de ikke er levert innen fristen på 3 mnd.
2. Under søknader til behandling kan du gå direkte til behandlingssiden for å sjekke status på disse.
3. Du kan også enkelt søke etter personer registrert i ditt idrettslag for å sjekke om de har en rolle som krever politiattest og status på attesten.

Er du medlemsansvarlig i tillegg til å være politiattestansvarlig vil du se denne fanen. Er du ikke medlemsansvarlig vil du ikke se denne fanen. Det er kun medlemsansvarlig som kan tildele og godkjenne en rolle.

Er du medlemsansvarlig så kan du:

1. Søk opp personer registrert i ditt idrettslag for å tildele dem en rolle. Hvis du ikke finner personen, klikk på "Inviter ny person" for å invitere en ny person, for eksempel til en frivillig rolle. Legg inn navn, mobilnummer og e-post.

   Personen vil motta en e-post om den tildelte rollen og eventuelle krav som må oppfylles før godkjenning.

2. Er du medlemsansvarlig kan du også bruke lenken i navigasjonen for å se roller under behandling for raskere godkjenning og oppfølging av rollene
3. Har du ikke rollen medlemsansvarlig, men ønsker å få den tildelt for enklere å kunne håndtere og se og invitere roller og godkjenne politiattester sømløst og på tvers av de to tjenestene, kan du be medlemsansvarlig i ditt idrettslag tildele deg rollen via rolletjenesten.

Under denne fanen skal du enkelt kunne behandle alt av innkomne rollesøknader som krever politiattest.

Hva kan du gjøre under hvert av stegene:

1. Under dette punktet skal du vurdere og bekrefte om rollen det søkes om eller er skal tildeles krever politiattest. Roller som alltid krever politiattest, som for eksempel barne- og ungdomstrener, vil ikke havne under dette punktet, men under steg 2 eller 3. Husk at kravet om politiattest gjelder for alle personer fra 15 år og oppover, uavhengig av om de er lønnet eller frivillige.

   Under kolonnen "kommentarer" vil du se kommentarer fra de som har bedt om å få tildelt, eller blitt tildelt en rolle. Disse kommentarene kan hjelpe deg å vurdere om rollen faktisk krever politiattest. Ved å trykke "Ja" vil søknaden gå videre til steg 2 eller 3. Ved å trykke "Nei" går rollesøknaden direkte til behandling for godkjenning hos idrettslaget i rolletjenesten, så snart andre krav, som for eksempel trenerattest, er oppfylt.

   Er du i tilllegg medlemsansvarlig, vil du få en lenke i menyen som tar deg direkte til rolletjenesten for å godkjenne rollen.

2. Under "Send formålsskjemaet" skal du klikke på "Se formålsskjemaet". Dette vil spare deg mye tid, siden formålsskjemaet nå har flere ferdigutfylte felt, slik at du slipper å starte prosessen helt fra begynnelsen. Det er likevel viktig at du ser gjennom og redigerer formålsskjemaet før du sender det til søkeren, som vil motta det via Digipost og Min idrett.

   Hvis det er søkt om politiattest for flere roller i samme idrettslag, er det viktig å fylle ut formålsskjemaet korrekt. Skjemaet vises kun for den første rollen det er søkt attest for. Husk å fylle inn de andre rollene under punkt 3 og 4 i formålsskjemaet, og forklar hvorfor hver rolle krever politiattest, før du sender skjemaet til søkeren. Husk å sjekke om det er noe informasjon i kommentaren knyttet til rollesøknaden du bør fylle ut i formålskjemaet. 

   Ny funksjon - tidligere registrerte attester: I en overgangspersiode mellom nytt og gammelt system, vil enkelte roller måtte legges inn på nytt i den nye rolletjenesten. Det er medlemsansvarlig som må tildele ny rolle før du som politiattestansvarlig kan registrere tidligere levert attest. Når rollen dukker opp "Under behandling" i politiattesttjenesten og du ønsker å registrere en tidligere attest, velg da å trykke "registrer manuelt" istedet for "vis formålsskjema". 

   Tips: For å gjøre det enklere, kan du og medlemsansvarlig gå sammen om å legge til å tildele rollene på nytt, eller du kan få tildelt medlemsansvarlig-rollen for å oppdatere dataene før du registrer tidligere attester.

   Hvis du velger å registrere en tidligere attest i stedet for å sende et nytt formålsskjema, må du sikre at attesten fortsatt er gyldig, dekker riktig formål, og oppfyller kravene for rollen. Er du usikker på attestens gyldighet eller om den dekker riktig formål, anbefales det å sende et nytt formålsskjema.

3. Under "Påbegynt attestlevering: Registrer manuelt her hvis ikke levert digitalt". Her ligger alle søknader på vent til de leveres manuelt eller til søkeren velger å dele politiattesten digitalt. Klikk på "Behandle (web)" for å se detaljer om søknaden, eller registrer politiattester du mottar manuelt ved å klikke på "Mottatt manuelt".

   Under kolonnen "Digipost" vil du få et hint om personen har digital postkasse og kan derfor forvente at de vil dele denne digitalt med deg.

   Hvis søkeren velger å dele digitalt via Digipost, vil du se disse under steg 4 "Digitale attester til godkjenning". Hvis søkeren har delt feil dokument, eller hvis du av en annen årsak ikke kan se politiattesten digitalt, kan du velge å avbryte godkjenning i steg 4. OM du velger å avbryte, vil du se disse søknadene under dette steget og kunne registrere dem manuelt ved å følge anvisningen over.

4. Hvis søkeren velger å dele digitalt via Digipost, vil du se disse under "Digitale attester til godkjenning". Her kan du registrere og godkjenne de digitale attestene hvis de er uten merknad ved å trykke på "Godkjenn attest"

   Hvis søkeren fremlegger en bekreftelse fra politiet om allerede gyldig politiattest for samme formål/rollen, skal du godkjenne attesten. Du trykker da på "registrer tidligere attest" , og fyller inn dato for utstedt politiattest. Denne datoen finner du i brever fra politiet. 

   Hvis du får beskjed om at "Dokumentet er ikke tilgjengelig", kan det skyldes at søkeren har delt feil dokument eller avbrutt delingen. Trykk på "Andre valg" og gjør et av følgende. "Del på nytt" som sender ny delingsforespørsel i Digipost til personen. Be personen fremvise politiattesten manuelt. Trykk på "Andre valg", deretter "Avbryt", og følg anvisningene.

   For å regsitrere manuelt, trykk på "Andre valg", les informasjonen, og velg deretter "Avbryt". Søknaden vil nå flytte seg til steg 3: "Avventer manuell fremvisning". Finn personen, trykk på "Behandle". Her finner du detaljer om søknadsprosessen og kan enkelt trykke "Mottatt manuelt" for å registrere politiattesten manuelt.

5. Under dette steget vil du få informasjon om personer som ikke har levert attesten innen 3 måneder fra rollesøknaden ble registrert. Hvis attesten ikke er levert innen 3 måneder etter registrering av rollesøknaden, sendes en automatisk purring på e-post. Etter 6 måneder slettes søknaden automatisk. Du kan kontakte personen for å tilby hjelp med politiattesten. Etter 6 måneder kan personen ikke inneha rollen, og søknaden må sendes på nytt. 
   Ny funskjon-kommer snart: Om du selv ønsker å kontakte personen kan du ved å klikke på navnet i kolonnen, komme til en side hvor du får opp kontaktinformasjon til personen, for å kontakte de.

Annen info:

• Om person selv velger å avslutte rollen det er søkt om vil denne forsvinne fra "Under behandling". Du vil få beskjed om dette på e-post.