KlubbAdmin - Historikk - 2016

14.desember 2016 

Releasen blir sluppet onsdag 14 desember kl. 12 og inneholder endringer og feilrettinger i medlemsadministrasjon.

Medlemsadministrasjon - Ny funksjonalitet

• Mulighet for å konfigurere varsling ved nye medlemssøknader fra Min idrett og MIA (Min idrett på mobil). Under innstillinger i medlemssystemet kan dere nå velge å krysse av for om dere ønsker å bli varslet når det kommer nye medlemssøknader. Enten på epost, sms eller begge deler (sms koster 0,39 kr pr melding). For å ikke gjøre strukturen for komplisert vil alle medlemsansvarlige bli varslet ved ny søknad (Ved ny søknad til f. eks grenen langrenn vil da medlemsansvarlig i gren, gruppe og klubb bli varslet, men ikke medlemsansvarlige i andre grupper).
• Nytt spesialfilter under fakturaloggen - I fakturaloggen vil dere nå kunne finne spesialfilter medlemmer uten epost slik at det skal bli enklere å finne og skrive ut en faktura til disse.
• Kunne sette ny forfallsdato ved purringer - I veiviseren under purringer kan dere nå fritt sette en ny forfallsdato for purringen.
• Meld inn funksjonalitet - Vi har lagt til rette for to nye muligheter for aktivering av utmeldte medlemmer
  • • I tabellen kunne markere X-antall medlemmer, trykke på knappen flere valg og meld inn. Da opprettes det kun medlemskap i Idrettslaget
    • Klikke på navnet på vedkommende slik at profilkortet spretter opp. Klikk på aktiver medlemskap og dere får muligheter til å fylle på detaljer på medlemmet som f. eks. gruppe/ gren, detaljer, utvalg osv.
• Meld ut direkte fra utvalg - Dette må ikke forveksles med fjern fra utvalg. Som medlemsansvarlig i klubb (ikke gruppe eller gren) vil dere kunne melde medlemmer helt ut av idrettslaget direkte fra utvalgene. Når dette gjøres vil dere også få spørsmål om hva som skal gjøres med eventuelle utestående betalingskrav på medlemmet.
• Opprett familierelasjoner uten krav om familiekontingent - tidligere måtte man benytte seg av fakturamodulen og ha en kontingent av typen familie for å kunne sette sammen familierelasjoner i medlemsregisteret. Dette er nå fjernet slik at alle kan opprette familierelasjoner uavhengig av om man benytter fakturering eller ikke.
• Eksport - lagt til en kolonne i eksporten hvor dere kan se om medlemmet har verifisert seg med fødselsnummer i Min idrett eller ikke.

Endring i funksjonalitet

• Varsling når man forsøker å fakturere på en periode som er utløpt. Ved overgang til nye perioder for fakturering kan det være fort gjort å klikke seg inn på en gammel periode. Når man forsøker å fakturere en utgått periode så vil man bli varslet om dette.
• Send melding (epost, sms, brev og etiketter) - her har vi endret funksjonaliteten til å i første omgang ikke legge med foresatte i listen. Istedet vil man bli spurt om det ønskes å legge til når man trykker på knappen send melding.
• Eksport - Lagt til mer informasjon om medlemmet, spesielt for gruppe/ gren, medlemsdetaljer og utvalg ved eksport fra medlemsutvalg.
• Eksport - Lagt til gruppe/ gren informasjon om medlemmet ved eksport fra gruppe og gren.
• Spesialfilter - medlemmer som ikke er med i noe utvalg. Dette tok tidligere hensyn til hvor du stod i organisasjonsstrukturen. Dette har vi nå fjernet slik at dette filteret kun lister ut medlemmer som ikke ligger i noen utvalg under hele idrettslaget (inklusiv grupper og grener).
• Meldinger - nye medlemssøknader. Vi har fjernet muligheten for å kunne legge til detaljer på medlemmer som har søkt om medlemskap. Årsaken er at man uansett ikke kom videre med behandlingen av medlemmet om man la til detaljer eller utvalg ettersom dette krever at medlemmet faktisk er innmeldt før dette kan settes. Her vil vi i fremtiden se på alternative måter å løse dette på.
• Eksport - mer informasjon om foresatte. Når man velger å eksportere foresatte så vil man nå få med epost og mobilinformasjon på de foresatte.
• Eksport - Fjernet 1 raden i eksporten. Vi har fjernet den første raden i eksporten hvor det lå klubb og datoinformasjon om eksporten. Dette har vi heller flyttet til filnavnet og lagt på sorteringsknapper i alle kolonnene.
• Feilmelding i kollapset modus i personveiviseren - I enkelte tilfeller kan det ligge feil format på telefonnummer eller postnummer under perosninfo uten at man ser dette når man er inne på endre/ detaljer på et medlem. Nå viser vi en feilmelding i kollapset modus for personinfo slik at det skal være lettere å se hvor feilen ligger når man forsøker å lagre informasjon på et medlem.
• Endring av navn eller beløp på en varelinje under fakturainnstillinger - Ved endring av beløp eller navn på en varelinje så slettes den tidligere varelinjen, mens en ny opprettes. Man har da ikke fått noe spørsmål om hva som skjer med ubetalte krav på denne varelinjen. Vi har nå lagt opp funksjonalitet slik at man kan velge å kreditere ubetalte krav på varelinjen eller ikke og gjort det generelt mer synlig at man faktisk sletter varelinjen og oppretter en ny ved denne typen endring.

Feilrettinger

• Rettet feilen som gjorde at medlemmer over 100 år ikke var synlige i registeret.
• Rettet feilen som gjorde at man ikke kunne registrere æ, ø og å under epost avsender i fakturainnstillinger.
• Rette feilen som har gjort at enkelte har fått beskjed om feil format på postnummer.
• Rettet feilen som gjorde at det var mulig å sende purring til et medlem med en passiv familietilknytning (dvs at medlemmet er meldt ut av den gjeldene familierelasjonen).
• Rettet feilen som gjorde det mulig å fakturere et medlem to kontingenttyper i samme periode. Dette inntraff tidligere om man hadde slettet en varelinje og valgt å ikke kreditere de kravene som lå på varelinjen. Denne feilen er utbedret slik at det ikke vil være mulig å fakturere disse medlemmene en ny kontingent innenfor samme periode.

15.sept 2016

KlubbAdmin 2.2 ble lansert 15.09.16 og inneholder endringer i samordnet søknad og rapportering og en feilfiks i medlemssystemet.

KlubbAdmin portal

• Klubbguiden gjort tilgjengelig i menyen. Alle lenker henviser til informasjon publisert på idrettsforbundet.no

Samordnet søknad og rapportering

• Lagt til validering på at idrettslaget har fylt ut verdier i felt for registrering av medlemstall.
• Bedret synligheten av feltet for registrering av aktive medlemmer med funksjonsnedsettelse.
• Fjernet spørsmål om bekreftelse på nedleggelse av bedriftsidrettsgruppe hvis man hadde fylt ut 0 i alle aldersinndelingene under aktive medlemmer.
• Oppdatert validering på to felter under oppdater organisasjonsdata slik at vi har samme verifisering som oppdateringer til Brønnøysundregistrene har. Feltene det gjelder er hjemmesideadresse og at post og besøks adresse ikke kan være like.
• Lagt inn bekreftelse på startsiden når idrettslaget er ferdige med samordnet rapportering.
• Bedre synlighet og beskrivelse hvis men velger å registrere en gruppe for nedleggelse.
• Lagt inn begrensning på 35 tegn i adressefeltene under oppdater organisasjon for å støtte kravet til oppdatering til Brønnøysundregistrene.
• Ny rapport i SportsAdmin for idrettskretsene som viser alle organisasjoner som har registrert grupper for nedleggelse.
• Oppdatert en del tekster i løsningen.

Medlemsadministrasjon

• Rettet feilen som gjorde at man ikke kunne sende brev eller lage etikketter fra sendemodulen i medlemssystemet.

5.juli 2016

MedlemsAdmin 2.1.1 ble lansert den 5. juli 2016 og inneholder feilrettinger og stabilisering.

Feilrettinger

• Rettet feil knyttet til innholdet i Excel eksportfilen, spesielt knyttet til medlemsdetaljer.
• Rettet feilen som gjorde at du ved utskrift av eksporterte data fikk altfor mange kolonner i utskriften.
• Rettet sorteringen av Excel eksporten
• Endret separatortegn i kolonnen gruppe og gren i Excel eksporten.
• Rettet feilen som gjorde at enkelte opplevde å få for mange medlemskap under gruppe og gren i Excel eksporten
• Rettet feilen som gjorde at man ikke fikk åpnet bilagsrapporten når man valgte en undergruppa fra filtreringen under faktura.
• Rettet feilen som gjorde at du ikke fikk mulighet til å ta ut listen over medlemmer uten epost adresse fra purre-veiviseren når antallet mottakere var over 200.

14.juni 2016 

MedlemsAdministrasjon 2.1 kommer tirsdag 14 juni kl 12:00 og inneholder endringer, feilrettinger og stabilisering i MedlemsAdmin (tidligere KlubbAdmin).

Innhold
1 MedlemsAdministrasjon
1.1 Endringer i eksport av medlems og betalingsinformasjon
1.2 Betalingshistorikk
1.3 Sms/ epost sendes flere ganger til samme person
1.4 Nye spesialfilter for medlemmer uten e-post adresse og de som ikke er med i et utvalg
1.5 Personinformasjon
1.6 Feilfikser
1.7 Bedriftsidretten
1.8 Andre endringer

MedlemsAdministrasjon

Endringer i eksport av medlems og betalingsinformasjon
Nå kan du selv velge hvilke felter du ønsker å eksportere til Excel. Når du nå trykker på eksport-knappen så får du en pop-up som gir deg mulighet til flere valg i eksporten. Velg de feltene du vil ha med og trykk eksporter.

Er tilgjengelig for personer, utvalg og fakturahistorikk.
Du kan nå også krysse av for kun enkelte i personsøket og eksportere disse.

• Betalingshistorikk
  Endret litt på utseende på betalingshistorikk.
• Lagt på organisasjonsnummer på fakturaen fra Klubb.
• Lagt lenke til Buypass Payment Manager (BPM) fra MedlemsAdmin.
• Lagt til felt for rabatt i betalingshistorikken. I BPM (Buypass Payment Manager) har man mulighet for å legge til en rabatt på et betalingsoppdrag som vises i MedlemsAdmin

NB: Rabatten er det kun mulig å tildele fra BPM. Den vil kun oppdateres om restbeløpet betales via kid/ocr.

• Ny status Ukurant. I filtreringen under avgrens faktura kan du nå velge status ukurant. Denne viser alle betalingsoppdrag som enten har for mye eller for lite betalt og som havner under manuell behandling i BPM. Alle betalingsoppdrag som har denne statusen i MedlemsAdmin må fortsatt behandles i BPM, men nå er det enklere for medlemsansvarlig å se hvilke medlemmer det gjelder.

NB: Beløpet som er innbetalt vil ikke oppdateres i MedlemsAdmin inntil videre, men dere vil se hvilke personer det gjelder.

• Medlemsansvarlig kan nå velge å fjerne haken for automatisk utsendelse av epost i forbindelse med fakturering. Når dette valget fjernes er det da naturlig nok ikke mulighet til å velge betalingskrav (PDF med KID) som vedlegg i eposten.
• Lagt til valget for KID-faktura til mottakere uten epost i purre-veiviseren.
• Vise betalt/ ikke betalt pr utvalg i fakturahistorikken. Under avgrens faktura i venstremenyen kan man under organisasjon nå velge egendefinerte utvalg og se status på betalinger på medlemmene.
  NB: Dette gjelder foreløpig kun på egendefinerte utvalg opprettet under Klubb og Gruppe.

Sms/ epost sendes flere ganger til samme person

• Det er gjort noen grep for å forhindre at sms og epost sendes mange ganger til et medlem grunnet registrerte foresatte og/ eller familierelasjoner. Dette betyr at i mange tilfeller så minsker vi antall utsendinger der det er samme mottaker-adresse, men vi løser ikke dette for bl.a. familierelasjoner. Videre utbedringer er nødvendig og vil prioriteres i fremtidige releaser.

Nye spesialfilter for medlemmer uten e-post adresse og de som ikke er med i et utvalg

• Medlemmer uten epost adresse
• Medlemmer som ikke er med i noe utvalg

Bruker du spesialfilteret for de som ikke er med i noe utvalg fungerer dette på følgende måte:

• Klubb - Søker kun i utvalgene under klubben (Tar ikke med gruppe/ gren og egendefinerte utvalg under her).
• Gruppe/ gren/ egendefinerte utvalg - Søker blant utvalgene under det utvalget du har definert i søket.

Personinformasjon

• For de medlemmene som har verifisert sin profil med fødselsnummer i Min idrett så vil det ikke lenger være mulig for medlemsansvarlig å endre på kjønn eller fødselsdato.
• Det legges til primær telefon og primær epost adresse på de medlemmene som har verifisert seg med fødselsnummer i Min idrett. Dette er epost og tlf som kun kan endres av personen selv via Min idrett.
• Synliggjort "tidligere" medlemsdetaljer på utmeldte medlemmer.

Feilfikser

• Rettet feilen som gjorde at du ikke fikk sendt sms til personer som hadde registrert mobilnummer med space.
• Rettet feilen som gjorde at du ikke fikk sendt epost med vedlegg større enn 4-5 MB.
• Rettet feilen som gjorde at du kunne opprette medlemskap i gruppe og gren før medlemskap i Klubb.
• Rettet feilen i fakturaloggen/ fakturaveiviseren som summerte feil beløp for medlemmer i en familierelasjon.

Bedriftsidretten

• Rettet feilen som gjorde at man kunne velge avsluttede grener under innstillinger for bedriftsidrettslag.
• Rettet feilen som gjorde at epost ikke ble sendt ved godkjenning/ avslag på medlemsøknad til bedriftsidrettslaget.

Andre endringer

• Lagt til ny flettekode for epost utsendelser slik at mottaker står listet i utsendingen (F. eks. Hei Ola Nordmann).
• Endret meldingen som kommer opp når du sender ut en gratis medlemskontingent.
• Lagt på en pop-up melding når du purrer på et betalingsoppdrag som enda ikke har forfalt.

30.mars 2016 

Navnet består, men innholdet endres. KlubbAdmin vil ikke lenger bare være synonymt med medlemsregisteret fra NIF, men heller et samlingssted for flere av de administrative oppgavene ett idrettslag har. I denne spede begynnelse vil "nye KlubbAdmin" inneholde samordnet søknad og rapportering til NIF, samt medlems-administrasjon (tidligere kjent som KlubbAdmin). I fremtiden vil vi bygge ut portalen, både med tanke på design og innhold på hjemmesiden og funksjonalitet etter innlogging. Ambisjonen er å flytte all relevant idrettsadministrasjon over i den nye KlubbAdmin portalen. Ved lansering vil du, avhengig av rolle og rettigheter i ditt idrettslag kunne få tilgang til medlems-administrasjon. Samordnet søknad og rapportering til NIF vil åpne 1 april.

Samordnet Rapportering

Gamle idretts-registreringen er nå erstattet med en helt ny rapporterings-løsning i KlubbAdmin, og åpner fredag 1 april.

Roller som har tilgang finner du her: Klargjøring til Samordnet søknad og rapportering.

Oppsummert så skal idrettslaget rapportere:

• Medlemstall (betalende medlemmer pr 31.12 foregående år).
• Aktive medlemmer, inkl medlemmer med funksjonsnedsettelse.
• Spørsmål fra NIF og ev. særforbundet
• Oppdatering av organisasjons-data.
• Søknad om momskompensasjon.
• Oppdatering av styre og ledelse.