Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister tydeliggjør blant annet følgende:
- Alle idrettslag skal løpende oppdatere opplysninger om idrettslagets medlemmer, tillitsvalgte, frivillige og ansatte i idrettens medlems- og organisasjonsregister.
- Opplysningene skal enten oppdateres løpende i Idrettens medlemssystem eller via en løsning som har godkjent integrasjonsavtale med Norges idrettsforbund.
- Det kan kun være ett medlemssystem per idrettslag
- Opplysninger om fakturering av medlemskontingent og trenings- aktivitetsavgift er en del av det som skal løpende oppdateres jf. Utfyllende bestemmelser punkt 2.2 som tydeliggjør at fakturering må gjennomføres som en identifiserbar betalingstransaksjon via valgt medlemssystem.
Kravene som stilles til administrasjon av personer og fakturering er nødvendig for at NIF skal kunne ha til enhver tid oppdatert oversikt over personer og organisasjoner som er tilknyttet organisasjonsledd som er medlem i NIF.
Kravene er i tillegg viktig for å sikre:
- Korrekt rapportering av medlems– og aktivitetsdata til Kultur og utdanningsdepartementet (KUD).
- Det stilles krav til at NIF rapporterer basert på oversikt over unike personer, medlemskap og aktive i norsk idrett.
- Kontroll på at fordeling av midler gjøres basert på kvalitetssikrede data om medlemmer og aktive i norsk idrett.
- Følges opp av KUD, revisor og Riksrevisjonen.
- Kvalitet på grunndata om personer og organisasjoner forutsetter at alle bruker og bidrar til løpende kvalitet på denne type opplysninger.
- Det er viktig at samme data benyttes i kommunikasjon, til fakturering og i idrettsspesifikke løsninger.
- Kvalitet på opplysninger om betaling av medlemskontingent og treningsavgift er viktig for å kunne holde oversikt over hvem som er aktive i norsk idrett.
- Viktig med hensyn til overvåkning av kostnadsnivået.
- GDPR på tvers av norsk idrett.
- Sikrer at alle tilknyttet norsk idrett er kjent med medlemsavtalen og at informasjon om personer med beskyttelsesbehov behandles på en sikker måte.
- Reduksjon av risiko for mislighold/underslag ved at oppfølging av betalinger og transaksjoner skjer på personnivå og ved at en sikrer at betalinger håndteres i tråd med NIFs regelverk.
- Medlemskontingent og treningsavgift er de største inntektskildene for majoriteten av idrettslagene.
Idrettslagene har selv vedtatt sin lovnorm. Lovnorm for idrettslag, §3, pkt 8 og Forenklet lovnorm, §3.
«Idrettslaget skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret.»