Når et refusjonskrav er godkjent, må den ansvarlig for behandlingen av dette vurdere/beslutte håndtering med tanke på regnskap, utbetalingsmåte, innberetningspliktige ytelser og arbeidsgiveravgift. Det vil være formålstjenlig å behandle det videre i et lønnssystem dersom det vil forenkle skatte- og avgiftshåndteringen.
Dersom flere organisasjonsledd/mottakere skal behandle et krav, bør alle vente med videre behandling til hele krav er godkjent av alle. Dersom noen velger å utbetale et krav basert på et bilag tatt ut før endelig godkjenning og det kommer endringer, må dette organisasjonsleddet/mottaker behandle endringer/avvik i kravet manuelt. Idrettsoppgjør kan ikke endres. Avvik mellom beløp i godkjent krav i Idrettsoppgjør og regnskap må være dokumentert. Det må også dokumenteres hvordan man finner tilbake til vedlegg som ligger i Idrettoppgjør, slik at alle dokumentasjon kan fremskaffes ved behov, bl.a. i tilknytning til revisjon eller intern kontroll.
For å få bedre kontroll, be om et refusjonskrav per reise – i stedet for at mange reiser blir samlet i ett krav. For rene utlegg kan mange kvitteringer samles i ett krav.
Man bør ikke kreve refusjoner for planlagte handlinger som skjer frem i tid (forskudd) gjennom Idrettsoppgjør, men heller be om forskudd direkte fra organisasjonsleddet. Idrettsoppgjør kan ikke redusere et krav med utbetalt forskudd.
Det må gjøres en vurdering i hvert organisasjonsledd om en reise er yrkesreise eller arbeidsreise med tanke på om diett er skattemessig fradragberettiget eller ikke. 2 Klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise - Skatteetaten
Vedrørende utbetaling av kjøregodtgjørelse til personer uten førerkort (under 18 år) er dette akspetabelt så lenge den som får kjøregodtgjørelsen er passasjer i bilen. (henvisning skatte-ABC, «bil-godtgjørelse» pkt. 2.4.)
Krav til dokumentasjon/vedlegg: https://www.visma.no/blogg/utfylling-av-reiseregning-strenge-og-kompliserte-krav-vsw/
Husk å sjekke at datoer for utlegg, kjøregodtgjørelse, diett osv. er konsistent med reisen.