Brukerveiledning: Fakturering

Hvordan opprette brukerstedsavtale?

For å motta penger eller fakturere medlemskontingent fra KlubbAdmin, må idrettslaget ha en brukerstedsavtale med Buypass AS.

Hva er Buypass Payment Manager?

Trenger du å endre kontonummeret til idrettslaget? Eller oversikt over innbetalinger og trekk av betalingsgebyrer?

Opprett avgift - Medlemskontingent

Så snart idrettslaget har opprettet brukerstedsavtale med Buypass, kan fakturering av medlemskontingent og treningsavgift begynne.

Opprett faktura - Medlemskontingent

Denne seksjonen viser hvordan idrettslaget kan opprette betalingskrav/fakturaer for de ulike kontingenttypene.

Opprett avgift - Treningsavgift

Treningsavgift anbefales fakturert fra idrettsgrenen. Det kan være ulike behov for idrettslagene. Her presenteres tre ulike måter for å sette opp treningsavgift. Disse kan la seg kombinere.

Opprett faktura - Treningsavgift

Tre ulike måter å fakturere treningsavgift på.

Sende ut flere betalingskrav samtidig – samlefaktura

Det er fullt mulig å fakturere f.eks. både medlemskontingent og treningsavgift samtidig slik at alt kommer inn på en og samme faktura.

Opprette og sende ut andre avgifter

Det er mulig å bruke KlubbAdmin til å fakturere andre krav enn medlemskontingent og treningsavgift. Eksempelvis kan idrettslaget kreve inn betaling for drakter, treningsutstyr, klubbgensere mm.

Kan betalingsstatus endres?

Dersom et medlem betaler sin kontingent og/eller treningsavgift på annen måte enn i Min idrett eller med KID-faktura. Kan betalingen manuelt registreres i KlubbAdmin?

Fakturere enkeltpersoner

Det er fullt mulig å fakturere en/flere enkeltperson(er).

Hvordan skrive ut en faktura?

Dersom idrettslaget har medlemmer som foretrekker faktura på papir i stedet for e-post, kan løsningen være å skrive ut fakturaen, for så å levere ut.

Sende fakturakopi

Det kan være behov for å sende fakturakopi til ett eller flere medlemmer.

Endre fakturamottaker i en familie

Når personer knyttes sammen i en familierelasjon er standardinnstillingen at den eldste i familien blir fakturamottaker. Hvordan kan fakturamottaker endres?

Hvordan sende purring?

Dersom et medlem ikke betaler innen fristen som er satt, må idrettslaget selv purre. KlubbAdmin sender ingen automatiske purringer.

Unntak – hva er det og når er det å foretrekke?

Har du æresmedlemmer som ikke skal betale kontingent? Eller andre behov for å differensiere betalingskrav?

Aldersmatrise - hva er det og når er det å foretrekke?

Dersom idrettslaget ønsker å differensiere medlemskontingent eller treningsavgift basert på alder til sine medlemmer, er aldersmatrise løsningen.

Hvordan kreditere en faktura?

Dersom det har blitt fakturert feil, eller et medlem sier opp sitt medlemskap, kan du kreditere betalingskrav.

Innbetalt og utestående?

Hvem har betalt? Hvem har ikke betalt? Hvor mye er utestående? Her finner du oversikten.

Ukurant betaling - Hvordan refundere feil innbetalt beløp?

Betalingskrav fra KlubbAdmin betales med KID. Dersom et medlem betaler inn feil beløp i et krav, kalles det en ukurant innbetaling. Dette kan refunderes i Buypass Payment Manager.

Inntektskonto

KlubbAdmin godkjenner bruk av følgende konto-serier fra norsk standard kontoplan: 31xx Avgiftsfrie salgsinntekter fra kontonummer 3100 til 3199. 39xx Andre inntekter (avgiftsfrie) fra kontonummer 3900 til 3999.

Hvordan se om en utsending har nådd mottaker?

Det er mulig å se om fakturaer og andre meldinger sendt fra KlubbAdmin har nådd fram til mottakers e-postadresse. En sendingslogg.

Laste opp logo for idrettslaget?

Ønsker idrettslaget å ha logo på fakturaer som blir sendt fra KlubbAdmin, eller inne i "Årshjulet"?

Ekstern Fakturamottaker

Dersom idrettslaget har en ekstern partner som skal motta faktura for ett eller flere medlemmer har KA muligheten for dette.