Enklere løsning for oppdatering av Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret
Majoriteten av idrettens organisasjonsledd vil få en enklere løsning for oppdatering av Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret når SportsAdmin nå integreres mot Brønnøysundregistrene.
For de som er omfattet av løsningen så utgår nå innsending av skjema på papir eller via Altinn. NIF har fått gjennomslag for fjerning av både innmeldings- og årsavgiftene til Frivillighetsregisteret, og som en del av integrasjonen vil det være et krav om at organisasjonsleddene inngår i Frivillighetsregisteret.
Innføringen
Organisasjoner som er juridiske enheter har fått en ny arkfane knyttet til sine organisasjonsdata for vedlikehold av styre/ledelse. I tillegg er det innført arkfanen «Brønnøysundregistrene» med spesifikke data relatert til Brønnøysundregistrene, samt arkfanen «Dokumenter» hvor man kan laste opp årsmøte-/styremøte-/stiftelsesprotokoll og vedtekter som vil være nødvendig ved innsending av enekelte meldinger til Brønnøysundregistrene.
Dette medfører også at det nå må registreres fødselsnummer (11 siffer) på alle personer som inngår i styre/ledelse (dersom personen ikke allerede har en bruker i Min idrett som er koblet med personens fødselsnummer). Oppdatering av fødselsnummer kan gjøres fra SportsAdmin på de som ikke er validerte når de registreres inn i styret eller som daglig leder. Disse personene må da senere gå inn og fullføre valideringen via www.minidrett.no for å få brukertilgangen til idrettens systemer.
Personnummeret (de fem siste sifre i fødselsnummeret) vil fortsatt ikke bli lagret hos NIF, det vil kun være en kontroll mot NIFs eksterne partner Buypass for at de skal kunne gi oss en unik identifikator på linje med de som har registrert seg selv via Min idrett.
Mange vil benytte løsningen i forbindelse med Samordnet søknad og rapportering
Vi antar at mange idrettslag vil benytte løsningen i forbindelse med Samordnet søknad og rapportering i nye KlubbAdmin, selv om de i 2016 kun får en lenke fra KlubbAdmin til SportsAdmin for å oppdatere klubbens styre.
Oppdatering av Brønnøysundregistrene
Følgende organisasjonsledd kan oppdatere Brønnøysundregistrene:
- Særforbund/særkretser/regioner (inkl. bedriftsidretten)
- Idrettskretser
- Idrettslag og bedriftsidrettslag
- Idrettsråd
Integrasjonen har noen begrensinger, og det er derfor ikke alle som kan sende inn via Klubbadmin/Sportsadmin.
Altinn må fortsatt benyttes dersom:
- Organisasjonen har utenlandske statsborgere i styret
- Organisasjonen har egendefinert signatur/prokura og ønsker å beholde disse
- Organisasjonen har ikke tildelt signatur/prokura til en rolle, men en fysisk person(f.nr) og ønsker å beholde det
- Organisasjonen har omsetning på over 5 mill og er registrert som næringsvirksomhet
- Organisasjonen står registrert med et firma som forretningsfører/regnskapsfører:
Melding fra SportsAdmin krever elektronisk signatur
Når meldingen sendes fra SportsAdmin kreves det elektronisk signatur via ID-porten (offentlig portal for signering vha. BankID, MinID, Buypass m.fl.). Meldingen kan kun signeres av person i styret (unntatt varamedlem) eller daglig leder/generalsekretær (dvs. de vanlige kravene fra Brønnøysundregistrene). Ordinære krav til vedlegg gjelder fortsatt, for eksempel årsmøteprotokoll som dokumenterer valg av nytt styre. Vedlegg lastes opp i SportsAdmin.
Det er ikke endringer i hvem som får endre organisasjonsopplysninger
Dersom andre endrer ens opplysninger skal organisasjonen få e-post og kan ta stilling til endringen før eventuelt oppdatering av Brønnøysundregistrene. Meldingen må sendes inn fra SportsAdmin av signaturberettiget person, dvs. en person i styret (ikke varamedlem), evt. av daglig leder dersom slik rolle er definert i SportsAdmin.
Slik varsling blir tidligst innført ila mai 2016.
Alle organisasjoner med organisasjonsnummer vil bli oppdatert med navn og stiftelsesdato som er registrert i Brønnøysund pr. 29. mars 2016. Dersom navnet har vært endret uten at det er meldt til Brønnøysundregistrene, må følgende gjøres:
- oppdatere navn i SportsAdmin (kan kun gjøres av idrettskretsen)
- laste opp signert årsmøteprotokoll som dokumenterer vedtak om navnendring (gjøres av klubb)
- sende inn melding til Brønnøysundregistrene fra SportsAdmin (gjøres av klubb etter at de to foregående punktene er utført)
Tilgang til organisasjonens data i SportsAdmin
Fra og med 30. mars 2016 vil alle styrevalgte funksjoner (unntatt varamedlemmer) og daglig leder ha samme rettighetsbærende tilgang til organisasjonens data i SportsAdmin på linje med det styrets leder hadde tidligere. Dette innebærer at alle disse kan gjøre oppdateringer, inkludert endre leder, ettersom disse har rettighet til å signere meldinger til Brønnøysundregistrene.
Nye idrettslag blir bedt om å sende inn registreringsmelding
I forbindelse med opptak av nye idrettslag vil kvitteringsmeldingen fra SportsAdmin etter opptak inneholde informasjon om at idrettslaget må logge på i SportsAdmin og sende inn registreringsmeldingen til Brønnøysund.
Tilsvarende kan ev. idrettslag/bedriftsidrettslag som ikke er registrert i Brønnøysundregistrene pr. dato, sende melding om nyregistrering direkte fra SportsAdmin.
Alle organisasjoner som er omfattet av integrasjonen kan sende meldinger fra SportsAdmin når de måtte ønske. Denne funksjonaliteten vil også bli gjort tilgjengelig i nye KlubbAdmin senere slik at idrettslagene ikke må logge seg inn i SportsAdmin for å gjøre dette.
Tvangsavvikling/oppløsning
Ved tvangsavvikling/oppløsning av idrettslag (hvor idrettslaget selv ikke har meldt sletting til Brønnøysundregistrene) vil idrettskretsen måtte gjøre følgende:
1. Når idrettskretsen har oppnevnt sitt styre for idrettslaget under tvangsavvikling må idrettskretsen melde endring med protokoll (som klubb gjennom SportsAdmin). Dermed får idrettskretsen firmaattest med nytt styre.
2. Når avviklingen av idrettslaget er fullført melder idrettskretsen sletting (som klubb gjennom SportsAdmin)
3. Deretter kan idrettskretsen nedlegge idrettslaget i SportsAdmin.
Melding om oppløsning generert fra SportsAdmin vil komme på plass i løpet av våren 2016, dersom vi ikke rekker å få dette med pr. 30.3.
Oppdater SportsAdmin og Brønnøysundregistrene
For ordens skyld ber vi om at du på vegne av din organisasjon logger på SportsAdmin og kontrollerer at deres organisasjonsnummer er registrert og korrekt, ev. legg inn korrekt nummer. Dersom det er angitt feil nummer på organisasjonen eller det er andre spørsmål, må IT-support kontaktes som vanlig.
Kontroller at organisasjonens kontaktinformasjon og styre/ledelse er korrekt. Du kan også sammenligne data mot det som er registrert i Brønnøysundregistrene. Dersom det er avvik i data er du iht. lov pålagt å rapportere endringene til Brønnøysundregistrene, noe som nå er enkelt å gjøre.
Melding til Brønnøysundregistrene
 |
Se Brønnøysund for mer informasjon, bl.a. om signatur og prokura SportsAdmin |